コピー機のリースで「再契約」とは何?そのメリット・デメリット

コピー機をリース契約した場合、およそ5年リースが標準的なリース期間となります。

このリース期間が満了を迎えると、新しい機種に乗り換えることになるのが多いのですが、新しい機種に乗り換える以外にも選択肢はあります。

それがコピー機の再リース(再契約)なのです。

再リースという言葉自体あまり聞き慣れないものですから、一体それがどのようなものなのかご存じない方も多数いらっしゃるかもしれません。

そこで今回はコピー機の再リースとは、一体どのようなものなのかについて説明していきます。

コピー機のリース契約満了後に何をする?

リースというのはローンで購入するのと異なり、リース会社からコピー機を貸与してもらうというサービスとなります。

そのため仮に契約期間に本体料金に相当する金額をすべてリース料で支払っても、その後にコピー機が自分のものになるわけではありません。

ほとんどのリース契約では契約満了後も、本体の所有権はリース会社にあるということになります。

支払いが満了してもコピー機自体は貸与されたままの状態ですから、そのままにしておくとコピー機はリース会社に返却しなければなりません。

リース契約をする際にはまず契約満了時には、そのような状態になると言うことを理解しておくべきでしょう。

しかしもし満了直前でもまだコピー機にトラブルの兆候がなく、このまま使い続けても問題ないし、できれば使い続けたいと思った時には継続して利用することはできないのでしょうか?

そんなときに検討するのがコピー機の「再リース」なのです。

コピー機の再リースとはどのようなものか?

契約満了後のコピー機の扱いは、返却するほかには再リースするという方法もあります。

ただしこの再リースは対応しているリース会社と対応していないリース会社がありますので、契約時や契約満了前に再リースを検討するのであればリース会社に確認しておくと良いでしょう。

ではこの再リースとは一体どのようなものなのでしょうか。

再リースというのは一度契約を満了した、それまで使っていたコピー機を改めて契約し直し、一定期間使用するという契約となります。

先ほども説明したとおり、リース契約が終わった後は本体代金を分割してすべて支払っているので、使っていたコピー機は自分のものになると思いがちですが、そうではありません。

リース契約を満了してもコピー機の所有権はリース会社のままですから、そのコピー機はリース会社に返却することになります。

そのためもしそのコピー機を継続して使用したいのであれば、あらためて再リース契約を結ばなければならないのです。

再リースするにはどんなメリットがあるか?

このようにリース契約の場合はローンで購入するのとわけが違い、契約後に利用するためには改めてリースをしなければならないのです。

しかしこの再リースにはいくつかのメリットもあります。

まずはリース料金が新品をリースするよりもリーズナブルになるという点です。

さらに契約さえ済ませてしまえば、撤去や設置などの手間がかからないため、スムーズな移行が可能となります。

そのほかのメリットとして、再リースは原則的に一年ごとの契約となりますので、一年経って新しいコピー機に交換したくなればその時に新規のリース契約を結べば良いということになります。

新機種でリース契約する際には5年程度の中期契約となりますので、それに比較すれば好きな時に交換できるというのもメリットと言えるでしょう

さらにもし再リースのコピー機が調子よくもっと長期間継続して使いたいと思うのなら、何度でも繰り返して一年契約が可能です。

再リースはデメリットの方が多い?

では次に再リースのデメリットについて見ていきましょう。

まず再リースをした場合は、当たり前ですが最新機種ではありません。

現在のコピー機は複合機としての機能を搭載し、その機能の向上は日進月歩ともいえ、新モデルには魅力的な機能がどんどん追加されています。

その中で5年を超えて同じ機種を使い続けるとなると、新機能を利用できずに、業務によってはせっかく効率アップできるはずなのにそのような機能が使えないということになります。

さらに再リースをしても、一般的なリース契約と同様カウンター料金などの保守・メンテナンス契約が安くなるわけではありません。

そのため再リースのメリットであるはずの毎月の支払金額の低減が、思ったほどできない可能性もあります。

再リースをするとなると利用する機種は5年程度前の機種となりますので、トラブルで修理が必要な場合、部品の調達がスムーズにできない可能性もあります。

さらにもし部品が生産中止になってしまうと、修理が不可能になるリスクがあることも覚えておきましょう。

このように再リースをした場合、特に保守・メンテナンス関係のデメリットが増えてきますので、安心して使い続けられない可能性が増えてしまいます。

再リースをするか、新しい機種でリースし直すかは、このようなデメリットとメリットを天秤にかけて判断することになります。

状況に合わせて再リースをよく検討しよう

コピー機を再リースするか、新機種で新しいリース契約をするかの判断は、オフィスの実情に合わせてメリットデメリットをチェックする必要があります。

ではどんなポイントに注意して比較すれば良いのでしょうか。

●コピー機の基本性能

まずは買い換えた場合どのくらいの性能的なメリットがあるかがポイントとなります。

コピー機の基本性能としては印刷速度が主なものになり、急ぎでコピーをする必要が多いオフィスではこの印刷速度は重要なポイントとなります。

もし現状の印刷速度で印刷待ちの人が増えてしまったり、必要な枚数が時間内に印刷できないような状況であるのなら、より印刷速度が速く、たくさんの枚数を印刷できるモデルに乗り換えた方がメリットが大きくなります。

●セキュリティ機能などをチェック

今時のコピー機はIT機器の一つとして数えられ、ネットワーク接続などにより便利な機能を使用できるようになっています。

しかし逆にこのコピー機のIT機器化は、セキュリティー面でのリスクにもつながります。

インターネット経由でオフィスの外部につながっている場合、情報漏洩のリスクも考えなければなりません。

そうなると古い機種の場合はセキュリティーに穴が開いている可能性もあり、できることなら最新機種でセキュリティーを高めておくべきとなるのです。

●そのほかのオプション的性能

例えば操作パネルの使いやすさや、自動的に原稿を読み込んでくれるシートフィーダー、自動ソート機能、筐体のサイズなど、基本性能の他にもコピー機には様々な付加機能が用意されています。

このような使い勝手に関する機能もまた、新しいモデルになるに従って進化していますから、今使っている機種と比較してより業務効率を改善できる機能があるのなら、新型のコピー機に乗り換えるのが正解と言えます。

ほとんどの場合は買い替えが正解

このようにコピー機のリース契約が終わった時に、使っているコピー機をそのまま使い続ける再リースという方法も存在します。

再リースにはメリットデメリットの両面があるため、新たにリース契約をするのか、再リースをするのかはしっかり使い方を検討してから決めると良いでしょう。

ただしよほどの経費節減が求められるケース以外は、新しい機種を契約し直した方が正解となります。

買い換える機種が魅力的でなかったり、そこまでの機能は必要ないというコピー機の使い方をしている場合でなければ、新機種への乗り換えを検討するというのが一般的となっています。

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