1枚あたりの印刷コストは数円から数十円でも、計上された1ヵ月あたりの印刷経費を見ると、得に大勢のスタッフを抱えているオフィスでは決して小さくない印刷コスト費用に、頭を抱えている事業者経営者・総務経理担当者は少なくありません。
業務内容や商材にも依りますが、数多い印刷をコンスタントにする必要があるオフィスや現場では、印刷する作業効率が悪ければ、業務効率の悪化に直接繋がる事で、生産性の悪化にも繋がります。
業務効率を上げるためには、高速の印刷が可能な環境を整えたり、印刷機器の増設をしたりなどが必要になり、硬直した一元的な発送だけでは、更なる印刷コストの上昇を招くことになります。
しかし、一見すると難しい「印刷コストの削減」と「業務効率の向上」の両立は、既に成し得ている企業やオフィスが沢山あります。
この問題を解決していく方法や手段を、具体的に解説していきます。
プリンターや複合機に使うインクやトナーは高額
プリンターの導入方法には、大きく分けると「購入」「リース契約」「レンタル」の3つがあります。
自社で購入したプリンター・複合機の印刷コストから考えていきましょう。
プリンターや複合機の印刷コストは、機器本体の価格は除く運用コストを印刷コストと考えるなら、電気代や用紙代も考慮に入れるべきですが、プリンターを動かす電気代を通常の電気代と別枠で管理されることは基本的に無く、消耗品としての用紙も大きな負担額にはなっていません。
印刷コストの大半を占めているのは、インクジェットプリンターではインクカートリッジ・レーザー方式のプリンターや複合機ではトナーカートリッジです。
どちらも印刷する事により消耗していくもので、常にストックしておく必要があり、在庫を切らしてしまえば、印刷が行えなくなり業務に支障が生じます。
交換用のインク・トナーは非常に高額
印刷コストが高くなるのは、この消耗品を購入する金額が高くなる事にあります。
高価な液体を揶揄する言い方として、欧米など海外では「血液よりも高い」という表現が使われますが、インクジェットプリンターに使う交換インクに、この表現はしばしば使われます。
シビアに1gの容量で比較すれば、人の血液はガソリンや牛乳などよりも遙かに高額の38円/1gになっていますが、インクジェットプリンターの交換インクはそれを大幅に上回る、68円/gという驚愕のか価格になっています。
この詳細については、「プリンターのインクは血液よりも高い？節約の方法はあるのか」も、是非併せてご覧下さい。
では、なぜ？こんなに高くなっているのか？考えてみましょう。
消耗品が高いのはプリンターのビジネスモデルが関係している
完結に言えば、消耗品が高額なのは、プリンターを販売するメーカーのビジネスモデルだからです。
プリンターを製造するメーカーからすれば、プリンターを利用するユーザーは、利用する頻度や期間に応じて、ほぼ確実に消耗品の購入を継続して行ってもらえます。
つまり、自社のプリンターユーザーのシェアを広げる事が、後の長期的な安定収入に繋がる構図になります。
まずは自社のプリンターや複合機を購入して貰えなければ、話は全く始まりませんから、ある意味では採算を度外視してでも安価にプリンターを販売して、後に購入される消耗品のインクやトナーで利益を回収するのが、プリンターメーカーのビジネスモデルです。
このビジネスモデルを踏襲したプリンターの利用方法は、当然印刷コストが高額になります。
純正品以外にも消耗品の選択肢はある
後々プリンターメーカーに利益を提供する事を避けられれば、印刷コストは下げられます。
具体的には、プリンターメーカー純正品以外の消耗品である、サードパーティの互換品や再生品などを利用する方法があります。
サードパーティ製の消耗品は、ピンからキリまで存在しているので注意が必要ですが、適材適所の利用をして、購入するお店さえ間違わなければ、その多くは問題無く利用する事ができます。
「プリンターやコピー機のインクの種類は純正と互換で違うの？」「プリンターやコピー機のトナーの種類は？純正、互換で違いはあるの？」も、是非併せてご覧ください。
次の記事には、インクやトナーが高額になっている理由がまとめてあります。
できる事から印刷コストを削減する方法
消耗品を純正品以外のサードパーティ製に変更するのは、今ある在庫のインクやトナーを消耗してからの策になります。
直ぐにでも行える、印刷コスト削減方法について考えてみましょう。
モノクロとカラーでは印刷コストが大きく異なる
印刷方法や純正品であるかを問わず、インクジェット方式でもレーザー方式でもモノクロ印刷の方が、カラー印刷をするよりも、印刷コストは大幅に安くなります。
リース契約をしていて、カウンター料金保守サービス契約を結んでいる場合には、カウンター料金がカラーとモノクロでは10倍近くの差がある事が一般的です。
社内で利用するのみの資料は、極力カラー印刷を避けてモノクロに限定するなど、モノクロ印刷の比率を増やすことで、確実に印刷コストは削減できます。
印刷方法を見直す
カウンター料金が発生するリース契約のプリンターや複合機では、印刷枚数を減らすことが、確実に印刷コストを削減させます。
カウンター料金は用紙のサイズは問われないため、A4サイズを2枚印刷すれば2枚分のカウンター料金が掛かりますが、A3サイズの用紙にA4サイズの原稿2枚分を印刷しても、1枚分のカウンター料金しか掛かりません。
次の記事には、印刷コスト削減方法がまとめてあります。
印刷枚数を根本的に減らす方法を考える
カウンター料金が発生するプリンター・複合機コピー機では、印刷する枚数を減らす事は、根本的な印刷コスト削減になります。
もう少し詳しく解説します。
印刷ミスを極力減らす
言うのは簡単ですが、人間である以上ミスは完全に無くせません。
用紙設定が異なる印刷を行ってしまったり、本来印刷しなければならないデータとは異なる原稿の印刷をしたり、印刷ミスでもインクやトナーは消耗しますし、カウンター料金も容赦なく加算されます。
特に大型複合機コピー機を多くのスタッフで共用している場合は、作業をするデスクから遠くに設置されているケースも多く、印刷指示を出して別の仕事をこなして、プリンターまで行ってから初めてミスに気が付く事もあり、大量印刷の指示をカラーで出していた場合など、目も当てられません。
手元にプリンターがあれば、そんなミスは減らす事ができます。
同じ内容の印刷物は本当に必要か吟味
多くのスタッフに同じ印刷原稿を配る事を、昔からの現状維持で行っているなら、本当に必要なのか？再検討する事も印刷枚数を減らすことに繋がります。
セクションごとだけの印刷にして、身近な範囲での回覧形式にする、掲示板に貼って告知するなど、アナログな対処方法だけでなく、PDF形式にしてメール添付で不都合がでないか？など検証することで、印刷枚数は減少が可能になります。
ペーパーレス化の推進
データをデジタル化して共有化するペーパーレスによって、印刷枚数は削減することができて、印刷コストの削減に繋がります。
ペーパーレス化は簡単ではありませんが、FAXのペーパーレス化など、簡単に始められる事からスタートしても良いですね。
印刷枚数を減らして、印刷コストを削減する具体案は以下にまとめてあります。
印刷コストの削減と業務効率は表裏一体
経費削減はどの企業も喫緊の課題で、直接利益への貢献度が解りにくい印刷コストの削減は、対応を迫られる課題になっています。
しかし、印刷コストの経費は下げても、業務効率が低下しては本末転倒です。
安定した収益を上げるためには、常に業務効率の向上は考える必要があります。
プリンターの利用を必要以上に制限をすれば、現場には業務に支障が出る事は容易に想像がつきますし、遠からず不満の声も大きくなってくる事は間違いありません。
本来カラー印刷の見やすかった内容が、モノクロ印刷に限定される事で、理解を浸透するのに時間が掛かり、誤解から間違いや意思統一の遅れが出れば、業務効率は著しく低下しますし、文字が小さくなったり、印刷後にカットする手間が増えたりすることで、効率の低下を招きます。
印刷コストと業務効率を両立させるためには、印刷コストを正しく把握することから始める事が最適です。
印刷コストの計算方法については、以下をご覧ください。
ランニングコストを減らせば確実に印刷コストは下がる
業務効率の維持向上を図りながら、印刷コストを下げるためには、プリンターや複合機のランニングコストを下げる事が、根本的な解決策になります。
利用するスタッフに我慢を強いる印刷コストの節約や、膨大な時間が掛かりノウハウの構築も必要なペーパーレス化は、直近の印刷コスト削減効果としては限界があり、業務効率の低下やスタッフの不満を招く結果に繋がりかねません。
ランニングコストを見直すには、プリンターの導入運用方法の見直しが最も効果的です。
購入したプリンター複合機のランニングコスト
プリンター本体を購入して利用する場合、消耗品のインクやトナーはユーザーが全て自前で用意する必要があります。
そのためランニングコストは、如何に安い消耗品を利用するかで変わって来ます。
ただし、あまりにも安価なインクやトナーはトラブルに繋がる事も多く、1年間のメーカー保証が効く期間であっても、純正品以外の消耗品を利用した場合は保証の対象外になってしまうリスクがあります。
しかし、純正品インクは高額であり、数回インクを交換しただけで本体価格を上回る事も珍しくありません。
プリンター本体価格はランニングコストには入りませんが、安価に購入出来るインクジェットプリンターが故障した場合は、修理に出すよりも合理的な買い換えが多く、その都度本体の金額分は費用が掛かります。
高額なレーザープリンターや大型複合機コピー機を購入している場合、保証期間後に発生したトラブルの修理代として、数万円から十数万円がかかる場合もあります。
リース導入したプリンター複合機のランニングコスト
100万円以上するような大型複合機コピー機でも、リース導入なら月額僅かなリース料を負担することで初期導入費用が掛からない事で、多くの事業所や企業ではリース契約でプリンター複合機が導入されています。
これらのリース契約で導入されたプリンター複合機の多くが、印刷の都度にリース料とは別にカウンター料金を支払う、カウンター料金保守サービス契約を結んでいるケースが多くなっています。
カラー印刷とモノクロ印刷で異なる単価が設定されていて、1枚ごとにカウンター料金として加算されますが、この費用を支払うことでトナーなどの消耗品代が掛からず、自分で購入する必要も無いだけでなく、修理が必要になっても出張代から部品代、技術料まで含めて費用負担が一切発生しません。
ランニングコストとしては、用紙代や電気代を除けば、リース料にカウンター料金を加えた額がランニングコストになります。
カウンター料金の単価は契約ごとに異なっているため、一概に言えませんが、実績がある顧客で印刷枚数が望める場合、カラー1枚につき10円程度で設定されています。
カウンター料金の単価だけ見れば小さな額ですが、ランニングコストには大きな影響力があります。
主なランニングコストは、カウンター料金＋リース料になります。
たとえば、月に20,000円のリース料を支払っている事業所で、カラー印刷1万枚を行った場合のランニングコストは、（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円 になります。
レンタル導入したプリンター複合機のランニングコスト
レンタルプリンターと聞くと、催し物会場や期間限定のグループ利用、繁忙期だけの導入など、必要な時にだけ利用するイメージをお持ちの方もいらっしゃると思います。
確かにそのような利用方法は現在も存在していて、その方面に特化したレンタル事業者もありますが、今注目されているのは、通常利用するプリンターや複合機を、購入やリース契約からレンタルにスイッチするケースが増えています。
モノクロカラーを問わずカウンター料金設定が無く、一定の枚数までなら規定のレンタル料のみで利用できる、印刷のサブスクリプションを提供しているレンタルプリンターサービスなら、印刷コストを下げる事が可能になります。
主なランニングコストは、月額レンタル料だけです。
印刷のランニングコストについては、以下も併せてご覧下さい。
小型・中型プリンター複合機は購入よりレンタルがコスト削減には効果的
SOHOや小規模の事業者だけでなく、大型複合機コピー機を利用しているオフィスでも、個人やチームで利用できる、デスク横や小さな棚の上にも置ける小型プリンターや複合機を増設すれば、業務効率は向上させる事ができます。
このサイズのプリンター複合機の導入にリース契約をする事は希で、多くの場合購入するケースが多くなりますが、印刷枚数をこなすオフィスでは、購入が必ずしも印刷コストが安くなるとは限りません。
購入とレンタルを具体的に比較してみましょう。
インクジェットプリンターを購入した場合
顔料インクの黒と染料インクのカラーを使用する、小型ビジネスインクジェットプリンターキャノンの「TS3330」は、既に販売は中止されていますが人気の機種で、キャノンオンラインショップで販売しているインクの価格は、大容量ブラックが2,910円で、大容量カラーは2,670円になっています。
ガイドラインに沿った印刷可能枚数公称値は、A4カラー文書でブラックが400枚・カラーが300枚というスペックになっています。
ビジネス書類1,200枚を印刷した場合のコストを計算すると、ブラックが3個・カラーが4個必要になるので
2,910円（ブラックインク単価）×3個＋2,670円（カラーインク単価）×4個＝19,410円
が、印刷コストになります。
インクジェットプリンターをレンタル導入した場合
レンタルプリンターサービスの「プリント革命」で、同タイプのビジネスインクジェットプリンター「BIJ-C8」ライトプランは、月額レンタル料が5,500円になっています。
この月額レンタル料だけで、月に3,000枚までカラーモノクロを問わず自由に印刷ができる、サブスクプリンターとして利用ができます。
ビジネス書類1,200枚を印刷した場合は、購入では19,410円が掛かりましたが、プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、レンタル料のみの5,500円です。
印刷枚数が倍の2,400枚になった場合、購入では単純に倍額になりますが、「BIJ-C8」ライトプランでは5,500円の費用に変わりはありません。
購入ではインク購入に送料や、買いに行く手間が掛かりますが、レンタルでは契約者専用ページから、簡単に取り寄せできて送料も掛かりません。
購入では本体価格が必要ですが、レンタルプリンターサービスでは不要です。
購入よりも印刷コスト削減にメリット大のレンタルサービスについての詳細は、以下も是非ご覧下さい。
業務効率の向上は利用者人数とプリンター台数の最適なバランス
昭和の時代のオフィスにあった大型複合機コピー機は、コピーとFAXの送受信に利用が限られていたため、利用頻度はそれほど高くなく、50人程度のスタッフに対して1台の割合で不都合は無く充分でした。
しかし、一人一台のデジタル端末を利用する事が普通になり、LANを経由してプリンターとして利用される頻度が飛躍的に増えた令和の時代では、この割合は全く過去のものです。
昭和時代を経験している方が決定権を持っている場合、高額な大型複合機コピー機を複数台導入する事に抵抗が強いケースも多く、著しく業務効率を阻害している場合があります。
稼働率から最適な台数を考える
プリンター複合機の過不足は、稼働率から計算することができます。
月間印刷枚数÷出力枚数/分÷月間稼働時間（稼働日ｘ8時間ｘ60分）
この数値が6%以下の場合、設置プリンター数は不足気味です。
印刷コストと導入台数
リース契約とレンタル契約とは異なり、リース導入するプリンター費用の総額にリース料率を掛けて、契約期間の月数で割った金額が1ヵ月のリース料額になります。
リース期間中は途中解約できず、大型複合機コピー機を導入した場合は、100万円以上の借金をすることと同じです。
これを複数台導入するのは簡単ではありませんし、印刷コストが上昇する事も考えなくてはなりません。
複数台の導入、プリンターや複合機の増台数をするなら、初期費用が掛からないレンタルプリンターサービスが、有力な選択肢になります。
適正なオフィスのプリンター台数についての詳細は、以下も併せてご覧下さい。
業務効率の向上と印刷コスト削減は中型複合機2台をレンタル運用
1台の大型複合機コピー機を複数台にすれば、利用者の導線が変わり、待ち時間が無くなるなど、業務効率良く運用する事が可能になります。
しかし、大型複合機コピー機は、オフィスの大きなスペースを占有します。
この占拠スペースが複数台になれば倍になるため、利用するオフィスの広さにもよりますが、その意味では効率的とは言えません。
印刷コストを抑えて業務効率を向上させるには、大型複合機コピー機を1台で運用するよりも、中型複合機2台をレンタル運用する事が最適です。
印刷コストを比較
一分間に40枚程度を印刷出力できる大型複合機コピー機は、概ね5年契約で月額20,000円程度のリース料が掛かります。
カラー1枚のカウンター料金を10円と仮定して、月に1万枚を印刷した場合
100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円
が印刷コストになります。
「プリント革命」の中型複合機＜CL-B30プラン＞は、1万枚印刷した月額レンタル料は、33,000円になります。
2台導入すれば、66,000円が印刷コストになります。
印刷処理能力は？
単独の連続印刷能力を比較すれば、1分間に40枚の能力を持つ大型複合機コピー機に対して、中型複合機の＜CL-B30プラン＞はカラーモノクロ共31枚ですから劣ります。
しかし、2台導入する事により、同時稼働をする事によって1分間の印刷枚数は60枚を超えて、大型複合機コピー機を上回ります。
大型複合機コピー機では1,200枚の印刷に30分掛かりますが、中型複合機2台で行えば20分以内で終了してしまい、単純な印刷処理能力は上がり業務効率は向上します。
他にも多くのメリット
印刷拠点が分散する事によって、順番待ちが大幅に減ります。それだけでなく、印刷された目的の書類を探し出すことも容易になりますよね、
故障に対してのリスクも分散できます。
同時に2台故障する事は考えにくく、大型複合機コピー機1台運用ではトラブル時にサービスマンが来るのを待つしかありませんが、2台運用なら故障していない1台で業務が続行できます。
中型機2台運用の方が効率的な事の詳細は、以下も併せて是非ご覧下さい。
大きなオフィスほど中型複合機運用がコスト削減に貢献する
1台のリース契約の大型複合機コピー機を、2台のレンタル中型複合機にするだけでなく、大型複合機コピー機が何台も導入されている大きなオフィスでも、中型複合機の台数を増加して導入する事で、印刷コストを削減して業務効率の向上にも効果があります。
むしろ、印刷コストの削減・業務効率向上も大きなオフィスほど効果があり、大きなオフィスほど複数台の中型複合機の運用をオススメします。
先に述べたような印刷コストの削減を全社で行えば、多くの費用が確実に削減できます。
大量の印刷を行っても、定額のレンタル料で運用できる事で経費変動も抑えられて、向上する業務効率と併せれば大きなメリットがあります。
コスパと業務効率向上に効果が大きい、大きなオフィスで中型複合機運用の詳細については、以下も是非ご覧下さい。
印刷コスト削減と大量印刷の効率はプリンター選びから
大量印刷が日常的に必要になる現場では、印刷コストだけでなく印刷効率が重要であり、そのバランスのとれたプリンター選びが重要になります。
印刷形式
ビジネスインクジェットプリンターの導入も進んでいますが、大量印刷を必要とする場合、印刷形式はレーザー方式のプリンターや複合機の方が最適です。
プリンターの耐用枚数も、レーザー方式の方が大幅に上回る事が多く、買い換えの余分な費用発生を抑えられます。
印刷速度
印刷速度は大量印刷をするオフィスで、業務効率に大きな影響がありますが、それだけでなく、印刷速度が速い大型複合機コピー機は、耐用枚数も多くなっています。
耐用枚数を超えれば不具合が発生する確率は上がり、業務効率が下がります。
プリンターは印刷速度が速いほど高額になり、業務効率を気にしない安価な低速機種の導入は、必ずしも賢明な選択とは言えません。
より詳細については、「プリンターの耐久枚数と月間印刷枚数からみるプリンターの寿命」を、是非併せてご覧下さい。
大量印刷が必要なら「プリント革命」のレンタルプリンターサービス
リースと同様に初期費用が掛からず導入ができる、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスは、1台につき月に1万枚まで印刷ができるサブスクリプションです。
プリント革命のレンタルプリンターサービスは、大量印刷を低コストで実現する事が可能で、スタッフの我慢を強いる事無く、印刷コストの削減と業務効率の向上を両立させる手段です。
プリント革命のメリット詳細は、「プリンターレンタルサービス「プリント革命」のメリット」を併せてご覧下さい。
大量印刷のプリンターの選び方について、詳細は以下をご覧下さい。
