オフィスの印刷コストの削減方法を事例を交えて説明!

Officeにおける経費節約、コスト削減を検討する場合、複合機やプリンターを使った印刷コストをチェックするのは非常に重要です。

印刷は消耗品として放置しておくとどんどんコストがかさんでしまうため、もし今まできちんとコスト管理をしていなかったとしたら、ぜひ一度見直してみるべきです。

そこで今回はオフィスに置いて印刷コストを削減する方法をご紹介していきます。

是非一度チェックしてみてください。

印刷前にできること

オフィスでの印刷のコストダウンを考える際に、まずは印刷する前にするべきことがあります。

まずはこの、実際に印刷する前に注意することでコストダウンできる方法について見ていきましょう。

現在の印刷コストを計算する

印刷のコストダウンをする際にまず注意してほしいのが、印刷にどのくらいのコストが掛かっているかということです。

ここに意識が向かないと、印刷コストが漠然としてしまい有効なコストダウンの方策が見つからなくなってしまいます。

まずは月単位でインクやトナー用紙といった消耗品費が、いくらかかっているのかをチェックしてみましょう。
このコストに対して月間で何枚プリントしたかをカウントし、その数で割れば1枚あたりのおおよその印刷コストが割り出せます。

さらにもしリースなどで複合機を使っていたとしたら、そのリース費用も印刷コストとして加味する必要があるでしょう。
月間の印刷コストや、1枚あたりの印刷コストの目安をは秋できたら、次のここから説明する方法でどのくらいのコストダウンができるのかという目標値を設定してみてください。

印刷のルールを作る

次に印刷に関するルール作りをしてみましょう。

このルールはここから説明する具体的な印刷のコストダウンを実施する方法を、印刷に関わる全てのスタッフに周知し、ルール作りをすることできちんと守ってもらうことが目的となります。

漠然と方法だけを伝えても、なかなか実施してもらえないこともありますから、そのようなことを避けるためにもしっかりと明文化やルール化して複合機やプリンターの前にそのルールを貼っておくと良いでしょう。

ペーパーレス化できるものを検討する

印刷コストを下げるためにはなにも印刷の方法を変えるだけが大切というわけではありません。

場合によっては印刷する必要のないものまで印刷されていることもあり、まずはそのようなロスを削減することが大切です。

近頃では環境問題や持続可能なビジネスのあり方が重視され、オフィスの書類のペーパーレス化も進んでいます。

もしまだ可能であるのに実施されていないペーパーレス化できる書類があるのなら、ペーパーレス化するにはどうしたらいいかを検討してみてください。

作成するドキュメントで節約する

テキストベースで作成された書類が多い場合、1ページあたりの文字数を多く設定し、空白を少なくすることで印刷枚数を低減できます。

もちろん見にくくなってはいけませんが、今使っている書式に空白が多すぎて無駄にページ数が増えていないかをチェックするような習慣付けをしてみましょう。

従来の倍の密度で書類が作成できれば、単純計算で印刷枚数を半分にすることができます。

用紙サイズを縮小する

例えばA3サイズで印刷していたものをA4サイズで印刷すれば、単純計算で印刷代は半分に節約できます。

さらにA4サイズで印刷していたものをB5サイズで縮小印刷しても印刷代の節約が可能です。

外部に提出する書類の場合は定型サイズがある程度決まっているのでこのような縮小印刷は難しいこともありますが、内部的な書類であれば印刷サイズを縮小して配布したり保存したりすることは可能なものもあるはずです。

印刷方法を見直す

さて次に見ていくのが、印刷する方法を見直すというものです。

これまでは今までの習慣に沿った形で印刷してきたものを、あらためて厳密に見直すことで印刷方法をより節約できる形への改善していけば、トータルでの印刷コストを圧縮することも可能です。

モノクロ印刷を徹底する

プリンターとしてパソコンなどから書類を印刷する場合は、多くの場合モノクロプリントで十分なはずです。

モノクロプリントはパソコンの印刷設定で指定しますが、これを面倒と感じてデフォルトで設定されているカラーのまま印刷してしまう人も多数います。

モノクロで指定しておけば使われるのはブラックのインクやトナーだけですが、プリンターの機種によってはカラーのまま印刷してしまうと一見モン黒に見えながら、実はカラーのインクやトナーを混ぜてブラックに印刷していることもあります。

あるいは本来必要のないヘッダーやフッターにカラーの記号やマークなどが含まれている場合も、カラーで印刷すると無駄なインクやトナーを消費してしまいます。

そのようなムダを避けるためにも、モノクロで十分な書類のプリント時には、必ずプリント設定を確認してモノクロプリントを指定することを徹底してください。

印刷前にかならず設定とプレビューをチェックする

プリント設定を間違えてミスプリントをし、再度プリントし直すというのも印刷の無駄の原因となります。

プリントする際には事前に印刷設定で印刷後の上体をプレビューできますから、その時点ですべてのページの印刷状態をチェックしておけば、無駄なミスプリントが防げます。

印刷する際には必ずこのプレビューを確認し、ミスプリントをしないような習慣をしっかりと周知することも重要です。

両面印刷を活用する

片面印刷をして不要になったいわゆる「裏紙」を再利用するために、裏紙の空白側に印刷する両面印刷もコスト削減に役立ちます。

これは社内資料などのプリントのうち不要になった物を貯めておき、社内的に使う文書などは裏紙にプリントするという節約方法で比較的以前から使われていた節約方法です。

ただしこの裏紙を使った節約方法には若干の注意点があります。

もしレーザー方式のプリンターや複合機を使っている場合、この裏紙のプリントをした場合、古い印刷面のトナーがプリントする際に溶け出してしまう可能性があるのです。

そうなると溶け出したトナーが機械の内部に付着してしまい、機械トラブルの原因となる可能性があります。

もしレーザー方式のプリンターなどを使っている場合は、購入元などに裏紙を使った両面印刷をしても問題ないかを確認しておくと良いでしょう。

プリンターを見直す

印刷する前や印刷方法自体で印刷コストを削減する以外に、そもそもプリンターや複合機時代を見直して節約するという方法もあります。

印刷に関する消耗品や本体費用を、機器の見直しによって節約できれば、より一層大幅な経費削減も可能です。

プリンターの機種を再検討する

もし現在リース契約で大型の複合機を使っているのであれば、機械をよりリーズナブルなものに変更して、月々のリース台の節約を検討してみてはいかがでしょうか。

大田が複合機のリース料金や月々に支払わなければならないカウンター台は結構な経費の負担となるはずです。

もしそのような経費を節約できるとしたら、細々した印刷時の節約よりもはっきり目に見える経費削減ができるようになります。

レンタルプリンターを活用する

そうはいっても今までの監修として長年リースで大型複合機を使っていた場合、その代替案として何を使えばわからないということもあるかもしれません。

そんな時にオススメしたいのが、「レンタルプリンター」というサービスです。

レンタルプリンターは文字通りプリンターをレンタルするサービスで、最近では大型の複合機に引けを取らない高機能な機種を、リーズナブルな価格で利用可能となります。

さらに「プリントし放題」サービスというメニューも用意され、プリント枚数が多いオフィスでも月額定額のリーズナブルな料金で、好きなだけプリントができるようになります。

もし印刷コストを削減したいと考えているのであれば、ぜひ一度このレンタルプリンターサービスについて、チェックしてみてはいかがでしょうか。