コンビニのコピー機は安全? セキュリティレベルや注意点を解説

コンビニのコピーサービスはとても便利です。24時間使える上に、今はオフィスからデータ転送することもできます。

休日や出張先でコンビニのコピー機を利用して社用の書類をコピーしたという経験がある方も多いことでしょう。
その一方で、セキュリティの心配をする方もいます。そこでこの記事では、コンビニのコピーサービスのセキュリティや利用する際の注意点を解説します。

コンビニのコピーザービスは安全性が高い

現在のコピー機は、機械内に一定期間データを保存する機能が備わっています。
1枚コピーが終わったら、原稿を抜き取ってもコピーができるのはそのためです。会社の社外秘の書類をコンビニでコピーした場合「データを抜き取られるのではないか」と心配する方もいるでしょう。
しかし、安心してください。コピー機のデータは短時間で削除されます。データを抜き取ろうと思ったら、印刷した直後に専用の機械でデータを吸い出さなければなりません。

もちろん、専用機械は市販されていません。コンビニの社員ならばデータを抜き取ることは可能ですが、コンビニには必ず防犯カメラが設置されています。コンビニのデータを不正に抜き取ろうとしたら、あっという間にバレてしまうでしょう。

それに、リスクを冒してまでデータを吸い取る価値がある書類をコンビニでコピーすることはまずありません。
ですから、安心してコピーできます。コンビニのコピー機に記録されたデータが第三者によって利用されるのは、例えば犯罪に関わったデータがあるなど、特別の場合だけです。正当な理由なくデータを流出させれば、流出させた人が罰せられます。

コンビニのコピーサービスを利用する際の注意点

ただし、コンビニのコピーサービスを利用する場合は、以下の2点に注意しましょう。

  • 資料やUSBの取り忘れ
  • ネットプリントを利用する場合はパスワードの設定

資料やUSBをコンビニに忘れてしまうと、盗難の怖れがあります。
コンビニの店員が忘れ物に素早く気付けばいいのですが、ほとんどの場合、誰かがそっと持ち去っても気付きません。特にUSBは会社の重要なデータが詰まっているということもあるでしょう。
急いでいる場合でも、コピーが終わったら取り忘れがないかしっかりと確認してから店を出てください。忘れた書類やUSBの内容がネット上に流出すれば、もう回収は不可能です。管理責任を問われることになります。

また、最近はオフィスで作成した書類をコンビニでプリントできるネットプリントサービスも人気です。オフィスや家で作成した書類をネット上にアップし、番号を打ち込むことで出力させます。会社書類をネットプリントサービスで出力させる場合、必ずパスワードを設けましょう。
印刷番号だけだと、誰もが印刷できる状態になります。そして、印刷期間はできるだけ短くしましょう。ネットプリントサービスは最長で7日間印刷期間を設けられますが、自分だけ印刷すればいいのなら、最短期間を設置するのがおすすめです。

なお、ローソンとファミリーマートで利用できるネットプリントサービスの場合、パスワードを設けないと、プリント可能な期間が残っているものが全て表示されてしまいます。気をつけてください。

まとめ

今回は、コンビニのコピーサービスのセキュリティや利用する際の注意点を解説しました。コンビニのコピーサービスのセキュリティはとても高く、安心して利用できます。その一方で、書類やUSBの取り忘れに注意してください。また、ネットプリントサービスを利用する場合も、パスワードを設けるなど自分でセキュリティを高めましょう。そうすれば、安心して使うことができます。情報は一度流出すれば回収はほぼ不可能です。ヒューマンエラーに気をつけましょう。