コンビニのコピー機は安全? セキュリティレベルや注意点を解説

コンビニのコピーサービスはとても便利です。24時間使える上に、今はオフィスからデータ転送することもできます。

休日や出張先でコンビニのコピー機を利用して社用の書類をコピーしたという経験がある方も多いことでしょう。
その一方で、セキュリティの心配をする方もいます。そこでこの記事では、コンビニのコピーサービスのセキュリティや利用する際の注意点を解説します。

コンビニのコピー機で出来る事

コンビニエンスストアは日々進化してますが、マルチコピー機も新型が導入されて、どんどん進化しています。
出来る事はコンビニによっても異なりますが、最新の出来る事を見てみましょう。

コピー

最も基本的な機能です。
画面や文章のコピーの片面コピー・両面コピー・拡大縮小・シールを作る・葉書にコピー・写真をコピー・免許証やカードのコピー・2枚の書類を一枚に纏めるコピー・ノートや冊子を分割してコピーなどが出来ます。

免許証は表と裏を並べて1枚にコピーが可能で、その場合の料金は1枚分で済みます。

写真のコピーは、単純に普通紙に印刷するのではなく、L判・2L判の写真用紙にコピーします。他にも葉書用紙・シール紙等を用意しています。

FAX

直ぐに送りたいFAXを、街のコンビニからFAX出来る便利さが基本です。
国内だけで無く海外へFAX送信も可能です。

クロネコFAXなど、外部クラウドに預けたFAXデータを、マルチコピー機で受け取ることが出来ます。
家庭や仕事場から預けるほか、コンビニから預ける事も出来ます。
文書番号が表示されて、伝える事によりコンビニで受け取ることが可能になります。

写真プリント

デジタルカメラやスマートフォン等で撮影したデータを、コンビニで写真プリントが出来ます。
写真屋さんのプリントに遜色ない、光沢感のある高画質な写真プリントは、L判・2L判の他にシール印刷も可能です。

通常の写真プリントだけで無く、証明写真プリント・カレンダープリント・引き延ばしプリント・並べてプリント・ポスタープリント・インデックスプリントなど多彩です。

葉書プリントは、宛名面には印刷出来ません。
裏面のみを印刷が出来て、持ち込み葉書は利用する事が出来ません。

証明写真プリントは、写真用紙やシール紙にも対応していて、履歴書などに使用出来ます。手持ちの写真データから、画像の縮小や拡大、明るさの調整が行えます。

カレンダープリントは、普通紙(B5からA3)・光沢紙(A4のみ)・写真用紙(L判と2L判)・シール紙から選べるほか、卓上タイプの作成も可能です。

ポスタープリントは、A3より大きくプリントしたい場合に、2枚または4枚の用紙に分けてプリントして、繋ぎ合わせると大きな1枚のポスターに仕上がります。

写真プリントに利用出来る記録媒体は、USBメモリー・メモリースティックデュオ・SDカード・CD・DVDディスク・マイクロSDカード・PrintSmashアプリが使えるスマートフォンです。

PDFデータプリント

写真データの出力だけで無く、PDFファイル文書をマルチコピー機では印刷出来ます。使える記録媒体メディアは、写真と同じタイプが利用出来ます。

複数のPDFデータを纏めて読み込んで、自動的にページの順番を入れ替えて印刷が出来ます。
プリントされた用紙を2つに折ると、冊子が出来上がります。

スキャンサービス

最大A3サイズの原稿を読み取って、PDFやJPEG形式のデータとして保存出来ます。
保存出来るのは、USBメモリー・PrintSmashアプリが使えるスマートフォンです。

スキャンしたデータは、手持ちのパソコンやスマートフォンから、メールやLINE等で即座に送信出来ますね。

ネットワークプリントサービス

パソコンやスマートフォンから文章や画像を、ネットワークプリントサービス用ウェブサイトに登録しておくことで、マルチコピー機でプリントする事が出来ます。

自宅にプリンターが無い場合や、出先で急にプリントが必要になった場合に重宝します。

行政サービス

マイナンバーカードや住基カードを使って、各種証明書が取得出来ます。
利用出来るのは、行政サービス参加自治体に住居が有る方に限定されます。

住民票の写し・印鑑登録証明書・各種税証明書・戸籍証明書・戸籍附票の写しが利用出来ますが、自治体によって利用出来ない種類もあります。

コンテンツプリント

ブロマイド・楽譜・住宅地図・競馬新聞・過去の新聞などの他、店ごとのオリジナルコンテンツがあり、新しいマルチコピー機の楽しみ方を提供しています。

コンビニのコピーザービスは安全性が高い

現在のコピー機は、機械内に一定期間データを保存する機能が備わっています。
1枚コピーが終わったら、原稿を抜き取ってもコピーができるのはそのためです。会社の社外秘の書類をコンビニでコピーした場合「データを抜き取られるのではないか」と心配する方もいるでしょう。
しかし、安心してください。コピー機のデータは短時間で削除されます。データを抜き取ろうと思ったら、印刷した直後に専用の機械でデータを吸い出さなければなりません。

もちろん、専用機械は市販されていません。コンビニの社員ならばデータを抜き取ることは可能ですが、コンビニには必ず防犯カメラが設置されています。コンビニのデータを不正に抜き取ろうとしたら、あっという間にバレてしまうでしょう。

それに、リスクを冒してまでデータを吸い取る価値がある書類をコンビニでコピーすることはまずありません。
ですから、安心してコピーできます。コンビニのコピー機に記録されたデータが第三者によって利用されるのは、例えば犯罪に関わったデータがあるなど、特別の場合だけです。正当な理由なくデータを流出させれば、流出させた人が罰せられます。

コンビニのコピーサービスを利用する際の注意点

ただし、コンビニのコピーサービスを利用する場合は、以下の2点に注意しましょう。

  • 資料やUSBの取り忘れ
  • ネットプリントを利用する場合はパスワードの設定

資料やUSBをコンビニに忘れてしまうと、盗難の怖れがあります。
コンビニの店員が忘れ物に素早く気付けばいいのですが、ほとんどの場合、誰かがそっと持ち去っても気付きません。特にUSBは会社の重要なデータが詰まっているということもあるでしょう。
急いでいる場合でも、コピーが終わったら取り忘れがないかしっかりと確認してから店を出てください。忘れた書類やUSBの内容がネット上に流出すれば、もう回収は不可能です。管理責任を問われることになります。

また、最近はオフィスで作成した書類をコンビニでプリントできるネットプリントサービスも人気です。オフィスや家で作成した書類をネット上にアップし、番号を打ち込むことで出力させます。会社書類をネットプリントサービスで出力させる場合、必ずパスワードを設けましょう。
印刷番号だけだと、誰もが印刷できる状態になります。そして、印刷期間はできるだけ短くしましょう。ネットプリントサービスは最長で7日間印刷期間を設けられますが、自分だけ印刷すればいいのなら、最短期間を設置するのがおすすめです。

なお、ローソンとファミリーマートで利用できるネットプリントサービスの場合、パスワードを設けないと、プリント可能な期間が残っているものが全て表示されてしまいます。気をつけてください。

コンビニプリントのメリットとデメリット

具体的なコンビニプリントの、メリットとでメリットを考えてみましょう。

メリット

印刷したい時だけ利用する事が出来て、置き場所やメンテナンス、購入費用が掛からない事に加えて、インク・トナー等の消耗品や用紙を購入する必要もありません。

それでいて、多彩な用紙を高品質で印刷が可能です。

デメリット

印刷する都度、費用が必要になります。また、印刷が必要になる度に、コンビニまで行く必要が有ります。
急いでいても、別の客が利用している場合には、終わるまで待たなくてはなりません。

後で印刷した内容に誤字など修正箇所を発見しても、すぐに印刷し直せないのもデメリットです。

大量に印刷したり業務で利用したりするなら、効率や費用を考えても、レンタルプリンターサービスを導入した方が、大きなメリットが有ります。

まとめ

今回は、コンビニのコピーサービスのセキュリティや利用する際の注意点を解説しました。コンビニのコピーサービスのセキュリティはとても高く、安心して利用できます。その一方で、書類やUSBの取り忘れに注意してください。また、ネットプリントサービスを利用する場合も、パスワードを設けるなど自分でセキュリティを高めましょう。そうすれば、安心して使うことができます。情報は一度流出すれば回収はほぼ不可能です。ヒューマンエラーに気をつけましょう。