コピー機や複合機のリース契約は5年以上の期間にわたり、毎月本体のリース料やメンテナンス、消耗品代を支払い続けなければなりません。
それに対してレンタルプリンターは月額費用がリーズナブルで、料金体系もシンプルです。
そうなると、印刷コストを圧縮するためにはレンタルプリンターを利用するのが正解ということになるのではないでしょうか。
今回はそんなレンタルプリンターを使ったコストダウンについて見ていきましょう。
印刷コストを軽減できるレンタルプリンターとは何か？
ではまず、そんなレンタルプリンターはどんなサービスなのかを、順番にチェックしていきます。
ビジネス対応も可能な小型〜中型プリンターをレンタル
レンタルプリンターはリースのような大型で高価なコピー機ではなく、小型〜中型のプリンターをレンタルします。
しかし今どきのプリンターは、中型プリンターなら印刷スピードなどは大型に劣るものの、基本的に使える機能としては引けを取らないほど進化しています。
そのため常時混み合って、印刷速度が速くないと業務が滞ってしまうような特別なオフィスでなければ、レンタルプリンターの中型複合機でもビジネス対応は十分可能となっています。
リース契約というのは実質的に本体価格をローンで購入しているのですが、レンタルプリンターはその名の通りプリンターをレンタルで貸し出すというサービスとなります。
リースにはない手軽さが魅力のサービス
リース契約は契約から導入、運用、そして月々のメンテナンスに至るまで、何かと面倒な手間がかかるサービスです。
それに対してレンタルプリンターは料金体系もシンプルで、契約もオンラインでカンタンに済ませられます。
さらに、リース契約は数年間にわたる期間、基本的には中途解約ができませんが、レンタルプリンターは短期でのレンタルをリーズナブルな料金で利用できる手軽さが魅力となっています。
半年や一年単位でプリンターを選んで利用し、状況に応じて他の機種に乗り換えることもできるというのも、レンタルプリンターのメリットとなります。
審査がなくすぐに使える
リース契約を経験したことがある方ならばおわかりでしょうが、リース契約は契約時の手続きや書類の煩雑さがネックとなっています。
さらにリース契約には審査が必要となりますので、審査を通すための書類の用意が必要なのはもちろん、場合によっては審査が通らないケースもあり得ます。
特に個人事業主の場合はリースが通らない可能性が高く、法人であってもスタートアップ企業も個人事業ヌスト同様、審査が通らずにコピー機の導入ができない場合もあるはずです。
その点レンタルプリンターなら審査が必要なく、簡単な手続きでスピーディーにプリンターが入手できます。
思い立ったらすぐにプリンターを使いたいというと気には、レンタルプリンターの手軽さは代えがたい魅力となります。
大型の複合機と比較して何が違うのか？
しかしリース契約ではこれまで利用してきた大型の複合機が使えるため、中型の複合機となるレンタルプリンターを使うことに、若干の不安を感じる方もいらっしゃるかも知れません。
はたして中型の複合機は通常のビジネス利用に足りる機能を持っているのでしょうか。
基本機能は大きく変わらない
そもそも複合機というのは、コピー機能に加えてFAX、プリンター、スキャナー機能など複数の役割を果たす器機のことを指します。
大型複合機は当然ながらそのような複数の機能を有しているのですが、中型の複合機も同様の機能を持ち、大型機に損傷のない役割を果たします。
もちろん大型機は印刷スピードや、用紙トレイの容量など、中型機に対して有利な点はありますが、基本的な使い方をしている分にはそこまで大きな差がないといっても良いのです。
設置場所に困らない
中型の複合機が持つアドバンテージとしては、設置場所が狭くても大丈夫という点が挙げられます。
ご存じの通り大型の複合機は設置するために一定のフロアを占有してしまうため、専用の置き場所を確保しなければなりません。
その一方で中型の複合機はサイズが大きめのプリンター程度のサイズ感のため、床に専用スペースを作る必要がなく、デスクの空いたスペースにおくことが可能です。
手狭なオフィスならこのコンパクトな設置場所が、中型の複合機をチョイスする理由のひとつになるのではないでしょうか
・中型機を複数台おけばより便利に
中型の複合機は設置スペースを取らず、さらに一台あたりの導入コストも低減できます。
そこで検討していただきたいのが、中型の複合機をひとつのフロアに複数台導入するという手法です。
たとえ印刷スピードの速い大型機であっても、同時にたくさんの人が使おうとすると、コピーやプリントの順番待ちをしなければなりません。
さらに複数の人が同時にプリントすると、印刷物が混ざってしまったり、あるいは広いフロアの端から端まで印刷物を取りに行かなければならなかったりします。
その点コストの安い中型の複合機を、複数台導入すれば待ち時間などの問題をクリアでき、業務効率が向上します。
レンタルプリンターであればこのような中型の複合機の複数台導入を、手軽に実現できるのです。
レンタルプリンターはなぜコストダウンできるのか？
ではなぜレンタルプリンターを利用すればコストダウンができるのか、その理由を見ていきましょう。
印刷の「サブスク」とも言えるプリントし放題がある
レンタルプリンターサービスにおいて特に注目しておきたいのが、プリントし放題サービスが用意されていることです。
このプリントし放題というのは、文字通りどれだけプリントしても大丈夫なサービスで、いってみればサブスクの動画配信サービスのようなものなのです。
つまり、サブスクの動画配信サービスは、月額固定の料金を払っていれば、好きなだけ映画やアニメが見放題になるサービスです。
プリントし放題も同様に、固定の月額料金を支払えば、大量に印刷しても追加のインクやトナー台が必要ないというサービスで、特に印刷枚数の多いオフィスで便利に利用されている料金メニューとなります。
カウンター料金も不要
通常のリース契約でコピー機や複合機を使っている際には、カウンター料金という形でトナーやインクなどの消耗品の費用を、印刷した枚数をカウントしてそれに応じて支払わなければなりません。
しかしレンタルプリンターの場合は先ほど紹介したプリントし放題の契約を結んでおけば、使った分に応じてコストがアップするカウンター料金が発生しません。
保守メンテナンスは簡略化されている
大型の複合機をリース契約で利用する場合、本体のリース料金や消耗品費用と言えるカウンター料金以外に、保守メンテナンス料金も発生します。
これは定期メンテナンスやトラブル時の対応のために支払うものですが、レンタルプリンターの場合はこのような保守メンテナンス料金は、基本料金に含まれています。
ただしリース契約の場合は保守やトラブル時に専門のエンジニアが現地まで赴き手厚く対応してくれますが、レンタルプリンターの場合は原則的に電話やメールなどによる「遠隔対応」となります。
これによって無駄なコストを省き、毎月の実質的な使用料を圧縮可能となるわけです。
遠隔対応といっても、もしどうしてもそれだけでトラブルが解消しない場合は、素早くプリンターを交換してくれる場合が多いため、何日も印刷ができないという状況にはほとんどなりません。
まとめ
レンタルプリンターは、スピーディーでシンプルな今どきのビジネスをサポートできる、手軽に印刷するためのサービスです。
今となっては重厚長大になりがちなリース契約の大型の複合機から、レンタルプリンターの中型の複合機にリプレイスすれば、今までになかった便利さが発見できるかも知れません。
これを機に、是非一度レンタルプリンターの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
