病院内で日々行われる診療業務では、大量の書類印刷が欠かせません。
そして病院での印刷物は、正確な情報を印刷することが求められるものが多く含まれます。
そして、これらは全てカラー印刷が必要なわけではなく、モノクロで十分な場合がほとんだったりします。
しかし、モノクロとカラーを混合してカラープリンターでプリントしていると、病院の印刷コストが不必要に高くなっているケースが見受けられます。
そこで今回は、モノクロとカラー印刷を適切に使い分け、コスト削減を実現する方法について解説していきます。
病院で必要な印刷物とは？モノクロとカラーの使い分けで効率的に対応
病院で日々印刷される書類は膨大な量にのぼります。
診療記録や処方箋、レセプト、患者の経過観察表、検査結果の報告書などが代表的と言えるでしょう。
これらの書類は、診療や医療事務に欠かせないものであり、常に正確さが求められます。
しかし、ほとんどの書類は、情報の可読性と正確さが最優先されるため、カラー印刷である必要はありません。
病院内でよく使われる印刷物の種類
診療記録やカルテは患者の健康情報を記録するもので、これらは通常モノクロ印刷で十分です。
レセプトや処方箋も、重要な医療情報を含むものの、モノクロ印刷で全く問題ない場合がほとんどとなるはずです。
患者さんや保険機関に提出する際も、特にカラー印刷の必要はありません。
なぜモノクロプリンターがメインで十分か
多くの書類は色を必要とせず、モノクロ専用のプリンターでの印刷によって十分な機能を果たすことができます。
モノクロプリンターを使用しても、書類の見やすさと情報伝達の機能を損なわないため、コストを抑えつつ効率的に印刷を行うことができます。
カラーを使う必要がない書類にカラープリンターを使用するのは、無駄な経費が発生するだけなのです。
カラー印刷が必要になる特別なケース
もちろん場合によってはカラー印刷が必要にもなりますが、カラー印刷が本当に必要な場面は限られています。
例えば、患者さん向けの説明資料や院内の告知ポスター、ビジュアルに訴えるパンフレットなど、視覚的な要素が重要な資料がそれにあたります。
しかし、カラーが必要な印刷物は日常的に印刷されるものではなく頻度も少ないため、カラープリンターは最低限の台数があればまったく問題ないはずです。
カラープリンターは1台で十分！モノクロ印刷で日常業務をカバーするコスト削減術
現実的には病院において、カラープリンターは必要な場面が少ないため、1台あれば十分に対応できます。
ですから印刷業務を最適化し、コスト削減を実現するためには、カラーとモノクロを適切に使い分けることが重要です。
モノクロプリンターの運用コスト削減効果
モノクロプリンターは、カラー印刷に比べてトナーの寿命が長く、メンテナンス頻度が低いため、長期的に見てもコスト削減につながります。
モノクロトナーの交換頻度が少ないことで、運用の手間も減り、日々の業務効率が向上します。
特に、大量印刷を行う病院では、このようなトナー管理によって、経済的なメリットが大きく得られます。
カラーとモノクロ印刷のコスト比較
カラー印刷のコストは、モノクロ印刷に比べて3倍から5倍にも達します。
なぜならカラーインクやカラートナーは高価で、インクやトナーの消耗が早いため、頻繁に交換が必要となります。
一方、モノクロ印刷はトナーが長持ちし、1枚あたりの印刷コストも非常に低いため、大量印刷を行う病院では、モノクロ印刷の方が断然経済的となるのです。
カラープリンターの適切な配置と使用ルール
そう考えればカラープリンターは、病院内の共用プリンターとして1台のみ設置するのが理想的です。
これにより、カラー印刷が必要な場面でも十分効率的に対応できることでしょう。
各部署にモノクロプリンターを設置し、必要な場合だけカラープリンターを使用するようなルールを設けることで無駄なカラー印刷を防ぎ、コスト削減が期待できます。
モノクロプリンターの有効活用でどれだけのコストが削減できるか
モノクロプリンターをメインで使用することで、年間の印刷コストは大幅に削減できます。
例えば、カラー印刷のコストが1枚あたり約10円程度が標準的ですが、同じ印刷量をモノクロで行った場合、コストは約2円程度に抑えられます。
年間何万枚も印刷する病院にとって、この差は非常に大きく、長期的な経費削減に貢献するはずです。
カラープリンターの過剰な使用は無駄遣い？モノクロ印刷が優れている理由を解説
カラープリンターを日常的に使うと、インク代やメンテナンス費用が大幅に増加し、病院全体の運営コストが無駄に高くなってしまいます。
つづいてその理由をさらに詳しく見ていきましょう。
カラー印刷が高コストになる原因
カラー印刷は、インクの消耗が激しく、さらにカラープリントには複数のインクカートリッジを使用します。
インクはそれぞれ高価で、頻繁に交換が必要なため、ランニングコストが大幅に増えます。
これはレーザープリンターのカラートナーに関しても同じことが言えます。
さらに、カラープリンター自体の購入費用もモノクロプリンターに比べて高額です。
効率的なモノクロプリンターを適材適所で設置する
効率的なプリンターレイアウトを導入することも、コスト削減に貢献します。
例えば、病院の中でカラー印刷が必要な部署には、カラープリンターを1台のみ配置し、それ以外の部署にはモノクロプリンターを配置することで、効率的にプリント作業を運用できます。
使用頻度に応じた適切なプリンターの台数管理も、経費の無駄を防ぐ方法となります。
さらに病院の中で、特に印刷量の多い部署でモノクロプリンターを設置すればより効率の良い運用が可能となります。
例えば、受付や会計部門では、処方箋やレセプトなどの大量印刷が日常的に行われ、これらの書類は全てモノクロで十分機能するため、モノクロプリンターの使用を徹底することで、大幅なコスト削減が実現します。
印刷コスト削減のためのスタッフ教育
印刷コストを最適化するためには、スタッフ全員がモノクロとカラー印刷の使い分けについて理解し、日常業務において適切な判断をすることが重要です。
各スタッフに対して、どの書類がモノクロで十分か、またカラーが必要な場面を適切に伝えるための教育を行うことで、無駄な印刷を防ぎ、全体のコストを大幅に削減することが可能になります。
なぜなら、もし教育が徹底されず、無自覚にモノクロ印刷で充分な印刷物を、プリント時の設定でカラープリントしている場合、プリントした印刷物はモノクロにしか見えないのに、カラーインクを無駄に消費してしまうケースもあり得るからです。
そんなミスをなくすようにスタッフに充分プリント方法を教育することも、プリンターの種類ごとの適切な配置と同様十余蘊馬ポイントとなるのです。
まとめ
病院の印刷コストを効果的に削減するためには、モノクロとカラーの使い分けをしっかりと実践することが重要です。
カラープリンターは1台のみを配置し、カラー印刷が本当に必要な場面でのみ使用する一方で、その他の業務にはモノクロプリンターを使用することで、大幅なコスト削減が実現します。
ぜひ今一度病院内の印刷物を、モノクロとカラーという視線で改めて見直し、モノクロで充分な印刷物は専用のモノクロプリンターに置き換える方向で、印刷方法を検討してみてください。
