コワーキングスペースにはたくさんの会員が集まり、それぞれの仕事や作業を行っています。
そんな共有スペースには、基本となるオフィス器機を設置するのが一般的で、そうなると当然ですがコピー機やプリンターが必要となります。
ではこのコワーキングスペースに置くべきコピー機は、どのような機種が良いのでしょうか。
今回はコワーキングスペースに設置するのにオススメの機種について説明していきます。
コワーキングスペースでのおすすめのコピー機の特徴
ではまず、コワーキングスペースに設置する際に、どのような特徴を持った機種がオススメとなるのかについて見ていきましょう。
ランニングコストのコスパの高い機種
たくさんの人が使うコワーキングスペースのコピー機は、会員の負担のことを考えればランニングコストの安い機種が望ましいと言えるでしょう。
1枚あたりの印刷代が高くなると、会員が支払うコピー料金も高くなってしまい、不満の原因になってしまうかも知れません。
静粛性の高い機種
たくさんの人が売コワーキングスペースは、基本的に非常に静かな環境である子とがほとんどです。
もちろんコワーキングスペースごとにそれぞれの特徴があり、雑多な雰囲気のところもあるでしょうが、多くはフロア内にそれぞれの作業をしている会員がいますから、あまり迷惑な音を立てることがはばかられる環境です。
そのためコピー機も、あまり大きな音を立てて会員の作業の集中力を妨げることを避けるように、静粛性にも気を遣って追いたいものです。
多くのニーズに応えられる機種
コワーキングスペースにはさまざまな業種の会員が集まります。
そのためコピー機に求める性能も、通常のオフィスより幅広いものとなり、オプションもよりみんなが便利に使えるようなものを設定しておいた方が喜ばれます。
いまやコピー機では標準機能とも言える、スキャナー機能やファックス機能はもちろん、自動的に原稿を送ってくれるオートシートフィーダなど、会員の使いやすさにつながるオプションを装備できる機種がオススメです。
セキュリティ機能が高い機種
たくさんの会員が利用するコワーキングスペースでは、コピー機に関するセキュリティも重要な要素とあります。
情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ機能や、利用する際のルールなどをしっかり見極め、会員の情報が保護できるような機種を選ぶことも大切です。
基本的には無線接続
コワーキングスペースの利用者は、基本的にインターネット接続では、Wi-Fiを使って接続することになります。
そのためコピー機をプリンターとして使用する際も、コピー機への接続はWi-Fiで無線接続と言うことになりますから、機種もWi-Fi対応のものが求められます。
ルータを使ったWi-Fi接続ではなく、直接プリンターとデバイスを無線でつなぐアドホック接続を利用するという方法もあります。
コインベンダーかICカードオプションも
実際にコワーキングスペースにコピー機を設置することを考えた場合、その費用をどう負担してもらうかということも検討しておくべきでしょう。
基本的には1枚あたりいくらという費用を設定しておくことになりますが、その費用をきちんとカウントするためには専用の器機を取り付ける必要があります。
コインベンダーとは？
まず一つは「コインベンダー」というオプションです。
これはコンビニなどに設置されているカラー複合機で見たことがあるかも知れませんが、利用する際に利用者がお金を入れるためのオプションとなります。
これを使えばあらかじめ設定した料金を、硬貨または紙幣を入れて支払えば、コピー機が利用できるというシンプルな仕組みとなり、領収書の発行なども可能となります。
ICカードオプションとは？
ICカードオプションとは、コピー機に専用のICカードリーダーを取り付け、ICカードを持っている人だけがコピー機を利用できるようにするという仕組みです。
この場合は1枚あたりの単価を設定するのではなく、ICカードを持っている人ならコピー機を使えるというサービスとなり、上限を設定すれば月あたり○枚までプリント可能という利用方法が可能となります。
コワーキングスペースにコピー機は何台必要？
ではコワーキングスペースにコピー機を設置する際には、何台程度のコピー機が望ましいのでしょうか。
これはやはり、常時フロア内にいる会員が、どの程度の頻度で利用するかによって変わってくるでしょう
しかし一般的なコワーキングスペースであれば、1フロアに1台設置しておけば、概ね対応できるはずです。
2フロアなど複数のフロアを利用しているケースであっても、やはりコピーのためだけに上下階へ移動するのは手間ですから、フロアごとに1台設置するのが理想的です。
もし1フロアが非常に広いスペースの場合は、1フロアに複数台のコピー機を設置した方が良いかも知れません。
利用者の利便性を考えて、オフィスのレイアウトなどから、移動のしやすさを配慮したコピー機の配置を考えてみてください。
コワーキングスペースでのセキュリティは？
コワーキングスペースにコピー機を設置する際によく考えなければならないのが、セキュリティの問題でしょう。
まずは、コピー機内に文書のデータを蓄積しないという使い方が基本となります。
その他、一般のオフィスと異なり、コピーする際の元原稿の取り忘れもセキュリティの問題となりますので、原稿を取り忘れている時にアラートが鳴るような機能も求められます。
さらにデータの暗号化などが可能となるセキュリティ機能が高い機種が、コワーキングスペースでは必須となるはずです。
不特定多数の会員が利用するコワーキングスペースでは、ネットワークはもちろん、プリンターの利用においてもある程度セキュリティーポリシー的なことを定めておき、それに従って利用してもらうように心がけておくことも大切です。
万一同じ会員どうしてセキュリティのトラブルが起こってしまうと、管理している側の責任問題にもなりかねませんので、事前にしっかりセキュリティ意識を高めておいてください。
シェアオフィスでのプリンターやコピー機はどう使う？
コワーキングスペースのほかに、複数の組織が部屋やフロアを共有するシェアオフィスにおいても、コピー機の運用が重要になります。
もちろんそれぞれの組織が自前のコピー機を用意するのが理想的ですが、せっかくのシェアオフィスのメリットを活かすのであれば、節約して1台のコピー機を共用するのが正解でしょう。
この場合まずコピー機の契約をどうするかという問題になります。
コピー機を自前で購入するのはイニシャルコストが高くなりますので、現実的には代表として誰かがリースやレンタルコピー機を契約し、その他の人たちでそれをシェアしていくという形になるはずです。
そうなるとコピー機のカウンター台などは契約した人が支払い、その支払いを他の人たちでどうシェアしていくかというカタチとなります。
取り決めに従って、それぞれに請求書を発行し支払ってもらうというのが基本となるでしょう。
どのくらい誰が使ったかを把握したいのであれば、先ほど紹介したICカードオプションをつければ、カードごとの利用履歴がチェックできますので、カウンター料金の負担の割合もハッキリします。
まとめ
コワーキングスペースにおけるプリンターは、たくさんの、さまざまな業種の会員が利用することを考えれば、幅広い利用シーンに対応できるような機種が望ましいと言えるでしょう。
ポイントとしてはコピー料金をどのように設定し、支払ってもらうかをまず決定しましょう。
その他にも、会員同士や外部への情報漏洩や不正アクセスを防げるよう、フロア内のネット接続方法や、プリンターからの情報漏洩を防ぐための仕組みもも求められます。
コピー機の使い勝手はコワーキングスペースの会員獲得の上でも重要な役割を果たすはずですから、是非たくさんの人が満足できるような機種を導入し、使いやすく安全な運用を心がけてください。
