今使っている複合機・コピー機のリース契約が終了した場合、その後どのような方法で継続するのがベストなのでしょうか。
契約後の選択肢にはいくつかの方法がありますが、終了を機により経費削減できる方法を見つけてみてはいかがでしょうか。
今回はリース契約が終了した後にどんな方法があるのか、そしてよりリーズナブルに印刷できるようにするための方法について紹介していきます。
今使ってている機械を再リースする
場合によっては今使っているコピー機・複合機をそのまま使いたいケースもあるかもしれません。
そんなときは今使っている機械を継続して利用できる「再契約」という方法が使えます。
再リース契約はより低額になる
しかし自社で使っていたとはいえ使い古した中古機を、あらためて再契約するのはなんとなくもったいないという気がするかもしれません。
しかしリース会社にもよりますが現在使っているコピー機・複合機をそのまま継続して使用する再契約の場合は、これまでよりもリース料金が安くなることがほとんどです。
再リースで今使っている機械をそのまま契約継続する場合、一般的には1年単位での契約となり、1ヶ月のリース料金も今までよりもぐんと安く設定されています。
そのため今使っている機械に問題がなく、当面しばらくこのまま使っても良いという場合は、この際リースという方法を選択するのも悪くはありません。
再リースはお得な利用法なのか？
ただしコストが低くなるからと言って必ずしもそれがお得な利用法かといえば、そうとも言い切れません。
一般的に複合機の耐用年数は、新品での契約期間である5〜6年程度と同じ程度と言われているため、この期間のリースを終えた機械は寿命が近づいているということになります。
そうなると長期間そのまま使い続けることができない場合もあり、特に印刷品質などが劣化していると感じた場合は、あえてそのまま使い続けることにメリットは少なく、かえって故障リスクを抱えているためデメリットの方が大きいと言えるでしょう。
さらにリース契約がカウンター台などと別途になっている場合は、よくよく比較してみると新しい機械を改めてリース契約するのとそこまで月額費用が変わらないということも考えられます。
もし今の機械を再リースする場合は、きちんと正確な月額費用をチェックし、新しいリースや他の複合機・プリンターへの乗り換えの際のコストと比較して、経費的な判断を下すのが正解です。
今使っている機械を買取する
今使っている複合機・プリンターをそのまま継続して利用する方法としては、先ほど説明した再リースの他に「買取」というものもあります。
買取というのはリースとして「借りて」いた今使っている機械を、中古機として自社で購入するという方法で、その買取価格は通常の中古品と比較してかなりリーズナブルな価格となります。
一般的に買取が設定されている場合は、リース費用の1〜2ヶ月分となっていて、価格的には非常に魅力的に感じられるのがこの買取という方法です。
そのためその後月額の本体価格支払いが不要になり、経費的にはお得な方法がこの買取という方法となります。
実は買取できないケースが多い
しかしこの買取という方法にはいくつか問題もあります。
まずひとつはこの買い取りを実施していないリース業者が多いという問題です。
根本的に買取制がなければ、この方法を使うことはできません。
もう一つが税務的な問題で、買取価格が格安すぎる場合取引ができない可能性があるという問題です。
さらに5年利用した中古の機械を継続して利用するとなると耐久性にも不安が残り、買い取ってからもし故障してしまった場合、修理費などで大きな金銭的負担が発生するかもしれません。
暫定的に買取してしばらく利用するのならともかく、そこからまた数年中古の機械が安心して使えるかどうか、それなりの不安が残ります。
最新機種をリースで乗り換える
複合機・コピー機のリースが終わって次の機種を選ぶ方法として一番スタンダードなのが、次の最新機種をリース契約で乗り換えるという方法でしょう。
前回と同じ5年の契約で最新機種が使えるようになるのであれば、決して悪い選択ではないはずです。
最新機種が利用できる
最新機種に乗り換えすることで得られる最大のメリットは、最新機種ならではの新しい機能や、信頼性を得られることです。
一般的に複合機・コピー機のリース契約は5年程度であり、そうなると複合機・コピー機の機種も殆どの場合はモデルチェンジして、一世代新しい機種へと進化しています。
特に最近の技術的な進化はスピーディーですから、新しい機種に変えれば今までになかった機能を利用でき、業務改善につながる機能も使えるようになるかもしれません。
機能と同時に機械の信頼性も高まっていますから、トラブルになる頻度も減り、より安定して利用できるようにもなるはずです。
経費削減にはならない
しかし同じリース会社で最新モデルをリースする場合も、全く問題点がないわけでもありません。
まずは先ほど説明した通り最新機能が追加された新しいモデルは、それまでのものよりも価格が高くなっている可能性があるということです。
その場合月額のリース費用が今までよりも高くなっている可能性もありますので、まずはリース料金のチェックを忘れずにしておきましょう。
仮に同じ程度の月額料金だったとしても、必ずしもそれでお得かというとそうとも言い切れないでしょう。
近頃ではオフィスにおける経費節減には多くの注目が集まっています。
そのため、印刷以外に関するコストは細かに管理されているのに、複合機・コピー機に関しては野放しにしているというのもナンセンスと言えるのではないでしょうか。
レンタルプリンターを活用する
では複合機・コピー機のリースが切れたときに、それを契機として何らかの経費節減は可能なのでしょうか。
当然ながら経費削減のためには、今までと同じようなことをしていてはいけません。
例えば、レンタルプリンターというサービスについて知っておくことも必要です。
レンタルプリンターとは文字通りプリンターをレンタルできるサービスで、今までのリース料金や、一枚ごとに印刷代が必要だったカウンター料金などを、一気に削減できる方法なのです。
リースよりもリーズナブルに利用可能
レンタルプリンターで扱っているプリンターは、低価格のものから高機能な機種まで幅広いものとなっています。
しかし一般的なリース契約で使える大型の複合機などは扱っておらず、高機能モデルでも「中型複合機」がその主役となっています。
そう聞くと機能的に不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。
実際印刷速度などの機能面では大型複合機よりも若干スペックは低くなりますが、それでもレンタルプリンターで利用できる中型複合機であれば、一般的な用途で不満が感じられるほどの差はなく、必要十分なものとなっています。
さらにレンタルした場合のレンタル料金は月額のサブスクとなっていますので、リース費用と比較するとその差は歴然として、明らかに経費削減に役立つことがわかります。
消耗品が使い放題になるプランも
さらにレンタルプリンターのサービスの中には、「プリントし放題」というプランが用意されています。
このプリントし放題とは月額のサブスクで、どれだけプリントしてもインクなどの料金が定額となり、大量にプリントが必要なオフィスの場合相当なコストダウンが可能となるサービスです。
そうなると本体のレンタル費用を安くできる上に、インクやトナー代が一定になり、さらにその月額料金も安く設定されていますから、印刷に関するコストダウンに大きく役立つサービスということができます。
リース契約の終了は印刷コスト削減のチャンス
リース契約というある意味経費の「重し」が外れた時こそ、新しい印刷のための経費見直しのチャンスと考えてみてはいかがでしょうか。
近頃話題のレンタルプリンターを利用すれば、月額固定でプリントがし放題になるプランを選択すれば、月額の費用を抑えつつ、どれだけでもプリントできるという便利さも同時に手に入るようになるのです。
ぜひ一度レンタルプリンターの導入を検討するため、サービスの具体的な内容をチェックしてみてください。
