総務、経営者のための印刷コストの計算方法と削減方法

総務や経理、経営者の方は、あらゆる経費に関して無駄がないように、できるだけ節約できるように、出費に関して目を光らせているとは思います。

そんな時にチェックしておきたいのが、「プリントに関するコスト」です。

プリントに関するコストはその月によって変動することもあり、実際にどの程度必要なのかが読みにくかったりします。

そのためあえて削減しようとしても、何をどうすればいいのかわからないので、ついそのままになってしまっていることもあるかもしれません。

逆にプリンターでプリントする書類の重要度がわからないと、必要以上にプリンターの使用を制限して、現場からは業務の支障が出るという声が聞こえてくる可能性もあります。

そこで今回は、プリンターの経費の計算方法をチェックし、実際にプリントのコストを削減するために何ができるかについて、それぞれ詳細に紹介していきます。

印刷コストの計算方法

ではまず、印刷する際のコストがどのくらいのものなのかを計算してみましょう。

この印刷コストの計算は、プリンター本体などのコストを含まず、単純に消耗品のコスト計算となります。

そのため実際には、この消耗品のコストにプラスして本体の経費をどう計算するかは別となりますが、とりあえずは消耗品コストをしっかり把握しておきましょう。

1枚あたりの印刷コストを計算する

さっそく印刷する際の、一枚あたりのコストを計算してみましょう。

この計算は使用しているプリンターの消耗品であるインクカートリッジやトナーの価格と、その消耗品を使ってどのくらいの数のプリントができるかを調べることで算出可能です。

例えば「エプソン 純正 インクカートリッジ クマノミ KUI-6CL-L 6色パック 増量」というインクカートリッジの価格は、Amazonでチェックすると7,100円となっています。

このカートリッジでどの程度の枚数プリントできるかは、当然ですが何をプリントするかによって異なりますので、実際にカートリッジを1パック使って何枚プリントできるかをチェックしても良いでしょう。

ちなみに公式サイトの情報によれば、

https://www.epson.jp/products/colorio/note/yield.htm

モノクロで1,009枚、カラーで418枚となっています。

平均的にこの程度の枚数をプリントできたとしたら、1枚あたりの単価は、

7,100÷418=16.9円

ということになり、1枚あたりのコストは約17円となります。

月間の印刷枚数からコストを出す

では次に月間の印刷コストを計算してみましょう。

もし月間でカラープリントを1,000枚、つまり月に20営業日としたら1日で50枚のプリントをした場合、上記の一枚あたりの単価に1,000を掛ければ良いことになります。

17x1,000=17,000円。

もし3,000枚(20営業日で1日に150枚)だとしたら

17x3,000=51,000円

ということになります。

これを見ると、プリントにかかるコストは消耗品費だけを計算しても思ったよりもかかっていると感じるのではないでしょうか。

リース契約の場合も印刷するごとにコストが発生する

さらにオフィスによってはリース契約の大型複合機を使用しているかもしれません。

この場合は高額なリース料の他に「カウンター料金」という、印刷するたびに発生する従量制のコストが発生します。

カウンター料金というのは保守費として計上されている場合もありますが、実質的には1枚あたりの消耗品費用を含んでいますから、これもまた印刷するたびに発生するコストといっても良いでしょう。

印刷コストを削減するためにできること

このように一見目に見えにくい印刷コストですが、冷静に計算してみると案外大きな経皮的な負担になっている場合もあります。

ではこの印刷コストを削減しようとした場合、どのような方法があるのでしょうか。

経費削減というものは、その方法を謝ると削減したために何らかのデメリットが発生し、その結果ビジネスとしてマイナスになってしまうこともありえます。

そのため削減の際にはその方法などをしっかりと事前に検討しなければなりません。

できるだけプリント枚数を減らす

印刷コストを減らしたい場合は、シンプルに印刷枚数を削減するという方法を思いつくはずです。

無駄に印刷する枚数を減らせばプリンターのインクやトナーと言った消耗品や用紙代が節約できます。

例えば印刷できる書類の種類を限定したり、プリントできる枚数を部署や期間で制限するという方法もできないことはありません。

ただしこのような節約をした場合、現場のモチベーションは下がりますし、必要な書類がプリントできないということにでもなると、売上に対してマイナスの影響が出る可能性すらあるはずです。

レンタルプリンターのプリント放題プラン

ではそんなマイナス要素のない節約方法というものはないのか気になるかもしれません。

そんな時におすすめしたいのが「レンタルプリンター」というサービスです。

レンタルプリンターとは文字通り、プリンターをレンタルで利用できるもので、全国どこからでも利用可能です。

しかしただそれだけでは、そこまで大幅なコストダウンは難しいとお感じになるかもしれません。

レンタルプリンターは機器をレンタルすることで初期費用が節約できるわけですが、それ以外にもランニングコストが削減できるという効果もあるのです。

それがレンタルプリンターサービスで設定されている「プリント放題」プランなのです。

なぜプリント放題でコストダウンができるのか

では一体このプリント放題プランとは、どのようなものなのでしょうか。

プリント放題プランはその名の通り、プリントし放題となるプランで、どれだけプリントしても月額料金が固定となっているため、プリントすればするほどお得になるというものなのです。

そのためプリント枚数を気にすることなく、必要なプリントをいくらでもできるようになるため、業務の効率化や従業員のモチベーションをキープできるようになるのです。

はじめに紹介した1枚毎のプリントコストなどを意識せず、サブスク契約のように月額固定で払うだけでプリンターが使えれば、プリントをケチったおかげでビジネスチャンスを逃す機会も減らせるようになります。

プリント放題プランが成り立つ工夫

ではなぜこのようなプリント放題プランが可能となるのでしょうか。

それは独自開発した高品質で低価格のインクやトナーによるものなのです。

プリントメーカーは本体に加えてインクやトナーなどによって収益を上げているため、消耗品の価格はそれなりのものとなっています。

しかしプリント放題プランはそのような高価な消耗品は使わずに、純正並みの品質を保ちながら独自の消耗品を利用することで、いくら使っても定額になるというサービスを実現しているのです。

印刷コストを気にせずプリントできるサービスでビジネスチャンスを逃さない

プリントする際のコストは経営者や経理、財務担当者であれば一通り把握し、必要に応じて節約するための手を打っておきたいものです。

もし印刷枚数が多く消耗品コストが気になるというのであれば、レンタルプリンターのプリント放題プランを検討してみてはいかがでしょうか。

プリントすればするほどプリント単価がお得になり、その結果ビジネスで使うプリントの制限などをする必要もなくなりますから、経費削減、そしてビジネスの効率化、さらにはプリントを有効に活用して売上アップが実現できるようになるはずです。