環境保護とSDGsが広く提唱されて、限りある資源を大切に使う機運が高まっています。
おざなりにすることは、企業イメージの低下にも繋がりかねません。
印刷後の用紙を再利用する手段として、裁断して裏紙をメモとして利用する事があります。
以前、訪問した企業の商談中に電話が掛かってきたため、メモを所望したところ、何気に見た裏側には、その企業で扱う商品のコストが記述されていて、唖然とした事があります。
環境保護も大切ですが、情報漏洩していては何もなりません。
デジタルデータの情報漏洩に対しては気を配る企業は多いですが、現実の情報漏洩として、ヒューマンエラーによる紙からのケースが非常に多くなっています。
仕事上の情報漏洩は企業に大きなダメージを与える事がありますが、基本的に自己責任であり法的な規制はありませんが、マイナンバーが記載された特定個人情報の文書などでは、法令によって保存期間が決められていると共に、保存期間終了後は適切に廃棄することが義務づけられています。
安全に機密文書を含む書類を廃棄処分する、具体的な方法をご紹介します。
シュレッダー
シュレッダーは皆さんご存じの通り、書類を細かく細断することができます。
シュレッダーのタイプによっても細断できるサイズが異なりますが、基本的には4mmくらいの細かさまで細断することができるため、機密情報の漏えいを防ぐことができます。
シュレッダーによる書類廃棄は、自社にシュレッダーを設置して行う方法と、外部の専門業者に委託する方法があります。
自社のシュレッダー利用
自分の目の前で確実に処理が出来て、必要になれば即実行出来るため、セキュリティの高い処理方法です。
外部業者に委託するシュレッダー
大型シュレッダーを搭載した専用車両が、顧客の企業に出張して目の前で処理するサービスと、大型シュレッダーが設置されている専門業者へ、顧客が自ら処分したい書類を持ち込んで裁断する方法、専門業者が顧客企業に出張して廃棄依頼文書を引き取り、持ち帰って裁断する方法があります。
焼却処分
以前だったら、会社内に焼却炉を持つ企業は珍しく有りませんでしたが、ダイオキシン・CO2等の環境問題が論じられる様になってからは、すっかり姿を消しています。
書類の焼却処分は、比較的量が多くても短時間での処理が可能になるメリットはありますが、事実上外部の焼却工場に委託・搬入する手段になります。
融解処理
以前は薬剤を利用する融解処理も一部ではありましたが、環境問題の高まりと共に、水と攪拌力だけを使っての融解処理が一般的になっています。
SDGsへの対応へのアピールを重視した一部の企業では、自社で行うケースも散見しますが、現実的には外部業者に委託するしかありません。
専門業者で行う溶解処理は、パルパーと呼ばれている大きな攪拌機の中に、処理が依頼された段ボールを未開封のまま投入して、水と攪拌力を使う事により、バラバラの紙繊維になるまで解きほぐす作業が行われます。
この工程を経た用紙は、完全に判別不能となり、段ボールやペーパータオルなどの再生用紙原料としてリサイクルされます。
各々のメリット、デメリット
それぞれの処理方法ごとに、メリットとデメリットをご紹介します。
シュレッダー
メリット
社内処理のシュレッダーは1台購入しておけば、いつでも書類を破棄することができます。
書類が細断されるところも、その都度に自分の目で見て確認することができるので、安心で確実な処理を行うことができます。
いつでも書類を細断できることもあって、シュレッダーをかけたい書類をまとめておいたのに、どこにしまったか忘れてしまったなどのトラブルを防ぐことができます。
外部処理の場合では、処理に要する時間やマンパワーを必要とせずに、文書の廃棄処理が完了します。
デメリット
自社でシュレッダーをかける際には、シュレッダーをかける書類が多ければ多いほど時間と手間がかかってしまいます。
さらに、オフィスが狭い場合、シュレッダーを置く場所が限られてしまいますし、書類が多いと1日に数回シュレッダーのごみを片付けないといけなくなり、業務に支障がでる場合もあります。
廃棄する量とシュレッダーの性能にもよりますが、長時間継続してして利用する場合には、モーターの温度が上がって、保護の為に冷えるまで動作が停止して、一定の時間を置かなくては、作業が継続出来ないケースがあります。
作業後は細かい紙片の処理や清掃にも手間が掛かり、そのまま焼却ゴミとして処理される事が多い為、リサイクルという観点から見ても、その貢献度は低いと言えます。
シビアに作業時間の手間と人件費・ゴミ袋代や処理費・電気代等を勘案すれば、1kg単位の処理コストは決して安くありません。
専門外部業者への委託は、費用が掛かる事に加えて、持ち込む過程での情報漏洩リスクが有ります。
焼却処分
メリット
大量の処理する文書も、迅速に処理する事が可能です。
デメリット
燃やしてしまえば、リサイクルという観点からの貢献度は無くなります。
利用する業者にもよりますが、CO2やダイオキシンの発生等、環境問題への対応もマイナス面が懸念されます。
融解処理
メリット
融解処理の場合は廃棄予定の書類を専用のボックスなどに入れておけば、そのボックスを業者に送るだけで全て処理することができるので、手間を省くことができます。
さらに、融解処理する場合は回収した書類を分別したりすることもなく、そのまま処理が行われるため、情報漏洩の心配もありません。
利用する業者にもよりますが、ホチキスやクリップなどを外す手間が必要無いのも、大きなメリットです。
CO2を排出せずにリサイクルも出来る融解処理だと、環境に優しい点もメリットと言えるでしょう。
デメリット
業者によっては、処理できる用紙が限定されるケースがあります。
処理したい文書が発生してから、実際に処理されるまでのタイムラグが発生します。
運送時の紛失や盗難トラブルのリスクがあります。
プリント革命が提携する機密文書処理サービス
定額制フルカラー印刷放題サービスのプリント革命では、提携する専門業者で機密文書処理サービスを行っています。
サービス内容
プリント革命が行うのは、単なるレンタルプリンターサービスだけでなく、手軽に印刷出来る環境を提供しながら、不要になった用紙をワンストップで廃棄が出来て、SDGsへの貢献を念頭に置き、環境保護とリサイクルまで配慮した、文書処理サービスです。
低コストで安全に効率良く、情報漏洩対策が可能です。
当サイトより申し込めば、回収業者から日程や料金の連絡が入り、回収した書類は、情報セキュリティ認証ISO27001を取得している、80年の実績有る情報抹消専門工場が、安全に文書の廃棄リサイクルを行い、機密情報抹消証明書が発行されます。
料金プラン
回収BOX利用料 月額2,200円
定例回収料金 月1回 2,750円・月2回 5,500円
スポット回収料金 都度4,400円
登録料 10,000円ですが、現在は無料キャンペーン中です。
料金プランは、ニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
