コピー機を会社に導入する際に、多くの場合「リース契約」を結ぶことになります。
これはある意味当たり前のようにされている習慣ですが、案外リース契約が一体どのような内容なのかを、しっかり検証せずに契約してしまっていたりしませんでしょうか。
そこで今回はこのコピー機や複合機のリース契約の内容と、それに付随する保守やサポートの問題、そして料金について、その詳細を説明していきます。
コピー機のリース契約とはどんな内容？
ではまず、コピー機や複合機のリース契約は、一体どのような内容なのかについて見ていきましょう。
機械の価格が高いため分割で導入できる
コピー機や複合機をリース契約する最大のメリットというのが、初期費用を軽減できるという点にあります。
大型のコピー機や複合機は、100万円を超えるような高額な機器ですから、これを一括支払いで購入しようとすると、費用的な負担がかなり大きくなってしまいます。
そのため本体価格を分割で購入することになるわけですが、その際に利用されるのがこのリース契約ということになります。
リース会社が購入したコピー機を貸し出す
しかしこのリース契約というのは、やや複雑な契約の形となっています。
普通に考えるとリース契約は、コピー機や複合機のメーカーと契約を結ぶように思えるのですが、実際には契約を結ぶのはメーカーではありません。
ではどこと契約するのかというと、それはリース専用の「リース会社」となるわけです。
ですからコピー機や複合機のリース契約の際の「モノ」の流れとしては、リース会社がメーカーから機器を購入し、それを貸し出すという形になるわけです。
契約終了後に返却し途中解約はできない
リース契約をする際には、いくつか注意しなければならない点があります。
まずひとつは、リース契約をした機器は、リース期間が終了したらリース会社に返却しなければならないという点です。
基本的にはリース期間中に機器の代金は、すべて分割で支払っていることになるのですが、契約が終わってしまうと機器はリースの場合返却するので手元に残らないのです。
さらにもし、契約期間中にコピー機や複合機が不要になったり、あるいは新しい機種に買い換えたいと思っても、リース契約を途中で解約することはできません。
ただし、買い換えの場合は残債を次のリースに乗せて支払うという方法で、途中解約せずに新しい機種に変えられますが、月々の支払いの負担は大きくなります。
長期契約故に慎重に検討するべき
リース契約は5〜7年といった長期にわたっての契約となりますので、安易に契約してしまうことはオススメできません。
5〜7年間に業務形態が変化したり、あるいは新しい機能が必要になったりすると、契約したコピー機や複合機が必要でなくなってしまったり、役不足になってしまったりする可能性が出てきます。
そのようなことがないように、リース契約を結ぶ際には、事前に慎重に導入プランを検討するべきなのです。
リース契約の保守・サポート契約とは？
リース契約は単純に機器の代金を分割して支払うというだけではなく、それに付随する契約も必要となります。
それがいわゆる「カウンター保守契約」というものです。
ではこのカウンター保守契約とは、一体どのようなものなのでしょうか。
カウンター料金で消耗品代が必要
まずはカウンター料金について見ていきましょう。
このカウンター料金の「カウンター」とは、コピー機や複合機が「何枚印刷したか」をカウントするためのものです。
印刷枚数をカウントして何をするのかと言えば、それは消耗品の費用の目安となるのです。
現在大型のコピー機や複合機というのはレーザータイプの機器が主流になっていて、このレーザータイプは「トナー」を紙に定着して印刷しています。
ですからトナーは消耗品となりますので、印刷枚数に応じて消費され、その費用がカウンター料金として、1枚あたりいくらという計算方法で請求されます。
原則的に保守やサポート費用は毎月支払う
さらに複雑な精密機器であるコピー機や複合機は、メンテナンスが必要となります。
定期的なメンテナンスをしておかないと、紙詰まりや印刷エラーが起こってしまうかも知れません。
そのため、保守契約が必要となります。
専用スタッフがトラブル対応してくれる
保守契約は定期メンテナンスだけでなく、万一の故障時の為でもあります。
紙詰まりが起きたり、印刷ができなくなってしまった時に、メンテナンス契約を結んでいれば、専用の技術者が来社してトラブルを解決してくれます。
このスタッフは全国のほとんどの地域をフォローしていますので、非常に便利なサービスではありますが、その反面コスト的には負担が大きいとも言えます。
原則的にこの保守契約を結んでいれば、トラブルの際に別途費用を請求されることはありません。
リース契約の料金体系は？
最後にリース契約の料金体系について見ていきましょう。
大型のコピー機や複合機を実際に契約する際には、どのくらいの料金を支払わなければならないのでしょうか。
次にその相場の金額を、一例としてご紹介しますが、この料金はリース会社によって異なりますので、実際にはリース会社に見積もりを取って検討してみてください。
本体料金を分割しプラス手数料
リース契約のメインとなる、本体機器のリース料金というのは、概念的には分割で購入する「ローン契約」に近いものとなっています。
基本的には本体価格をリース契約の年数x12ヶ月で分割しますので、例えば5年契約であれば60回払いということになります。
そこで気になるのが金利がつくのかどうかという問題ですが、リース契約の場合は金利という形ではなく、リースの手数料という形で本体価格以外の料金が請求されています。
この手数料の相場は、5年家役の場合約2％程度となっていますので、そこまで大きな負担というわけでもありません。
カウンター保守契約料金は別途必要
ただしリースの場合は、別途先ほど説明したカウンター保守契約が必要となります。
カウンター料金は印刷枚数に応じた変動制となっていることがほとんどで、使った枚数によって数千円〜数万円と開きがあります。
このカウンター料金には保守料金が含まれている場合も多く、その場合カウンター保守料金は「基本料金+印刷枚数に応じた料金」という計算法紙になっています。
契約の際にはしっかり見積もりを取る
このようにコピー機や複合機のリース契約は、単純に本体料金を分割するだけというシンプルなものではなく、本体料金+ランニングコスト+保守料金という形になっているのが実態です。
さらにカウンター保守料金や、本体の手数料はリース会社によって変わってきますので、少しでもコストダウンを図りたいのなら、複数のリース会社に見積もりを依頼して、しっかりと比較検討する必要があります。
安易に「今までお世話になってきたから」と言って、今まで使ってきたリース会社を利用すると、実は大きく無駄遣いをしてしまう可能性もありますので、まずは同一機種、あるいは同一スペックの異なるメーカーのリース会社の見積もりを複数取り、どの契約が最もリーズナブルなのかをしっかりチェックするようにしてください。
