大型複合機コピー機は、多くのオフィスで導入されていますが、100万円を超える機種代のタイプも少なく有りません。
この高額なビジネス機器が幅広く導入されているのは、その多くがリース契約をしていることにあります。
リース導入のメリットは、初期費用が発生せずに月々のリース料を全額経費として処理が出来て、減価償却や固定資産処理が必要無い事が挙げられます。
同じように所有しないでプリンターを導入する手段として、レンタルプリンターサービスを利用する企業も増えています。
レンタルプリンターサービスは、色々な企業が展開していますが、初期費用が不要で、高額になる消耗品まで月々のレンタル料に含まれるサービスもあり、コストパフォーマンスの観点から、リースよりもメリットが多いと判断した多くの企業が、リース期間満了と共にレンタルにスイッチしたり、新たに導入する事でトータルの印刷費用を削減したりと、利用企業が増えています。
多くの事業所で、ビジネスには不可欠なツールを提供するこれらのサービスは、やはり多くの企業が参入しており、玉石混淆の状態です。
そのため契約を控えた方が良い、リース会社・レンタル会社が存在している事も確かです。
注意した方が良い、ポイントをご紹介します。
保守期間とリース期間のギャップ
保守期間とリース期間にギャップがある場合には要注意です。
リース期間と保守期間が同じでないときは、膨大な修理費用がかかる恐れがあります。たとえば、万が一保守期間が終わってリースが残っている際に不具合が起きて、本体のメンテナンスをしたら数万円から数十万円、なんてこともあるでしょう。
コピー機・プリンター複合機は、繊細な制御が必要な精密機械でありながら稼働部分が大きく、不特定多数の人間が日常利用するという、相反する特性の中で利用される機器であるため、リース期間中にノントラブルということは考えられません。
リース契約では、リース期間中の保守・修繕の責務は、契約者が負うことになっています。
そのため多くのリース契約では、契約者が別途保守会社との契約を結ぶ事が一般的です。
印刷枚数に応じた費用を支払い、保守だけで無く消耗品の費用まで含めて新たな費用が発生しない、カウンター保守契約を選択するユーザーが大半です。
リース期間中はカウンター保守契約を締結しておく事で、保守期間内に不具合が出た際の修理費用は安価で済みますが、期間外にかかるメンテナンス費用はすべて自社の負担となります。
契約を結ぶ際はリース契約の期間だけでなく、保守期間についてズレがないかチェックすることが大切です。
不要なオプションがたくさんついてくる
コピー機の契約をする際は、本体の利用以外にもオプションを付けることで使い勝手がよくなります。たとえば操作用キーボードの取り付け、製本機能などなどがその一つでしょう。しかし取引する業者が悪質である場合、使用頻度が高いオプションが過度に含まれている可能性があります。
自分たちが使わない機能を含めてしまうと料金はどんどん高くなってしまうため、取引をする際は「本当に必要なのか」を今一度考えることが大切になります。不審に思った際は業者を変えるなどして、契約を進めることを控えてください。
契約書が理解しづらい
契約書が理解しづらい場合も、取引をすることはおすすめできません。小さい文字でさまざまな条件が付けられている場合や、ユーザーが不利になるような事柄が記載されていたら、契約するのをやめたほうがいいでしょう。
特にリース契約では、法定耐用年数5年を基準として、概ね5年から6年程度のリース期間で契約する事が多くなっています。
一旦契約を締結した後では、途中でどれほど不満が出たり、不具合が判明したりしても、リース期間中の解約は出来ません。
解約時の費用負担についても必ず契約書に記載されていますが、最低でも残債は一括返済をする必要が有ります。
たとえば、月々20,000円のリース料の5年契約で、1年で解約を申し出た場合、20,000円（月額リース料）×48回（リース残月）＝960,000円 を一括で支払う必要が有ります。これはリース物件を返却しても同じです。
契約によっては、他の違約金が加わるケースや、カウンター料金も残月分を一括清算が記載されている事もあります。
カウンター料金は印刷単価で、印刷をしない解約なら料金は発生しないと思いがちですが、カウンター保守契約には、最低料金が記載されています。
最低料金が2,000円に設定されている前述のケースでは、2,000円×48回＝96,000円 が加算され、一括の支払額は1,056,000円になります。
金額に関する注意
金額に関しては、どれだけ注意しても悪意を見抜くのは、非常に難しい問題です。
必要なのは、有る程度の相場観とバランス感覚です。
リース契約の注意点
〇リース料率
リース契約の基本は、リース料率にあります。
リース会社はユーザーに代わって機器を購入して、資産管理を行って納税処理を行い、金利と経費に利潤を加えた総金額に対して、契約期間で月割りにしたリース料を受け取ることで成り立っています。
その計算方式はリース料率を用い、契約期間によって料率が変わります。
市中金利が上昇すれば、リース料率も上がります。
2022年現在の概ねのリース料率は、以下の通りです。
| リース料率 | |
| 3年リース契約 | 3.1～3.2% |
| 4年リース契約 | 2.5～2.6% |
| 5年リース契約 | 1.9～2.0% |
| 6年リース契約 | 1.6～1.7% |
| 7年リース契約 | 1.3～1.4% |
この数値から大きく外れるリース料率が提示されるなら、リース料率の再考を促し、別のリース会社から見積もりをとって下さい。
たった1％の違いでも、支払金額は大きく変わります。
たとえば、総額200万円の5年リース契約を結ぶ場合で、リース料率3%の場合では、月額リース料は60,000円になりますが、2%の場合では40,000円です。
総支払額で120万円の差額が出ます。
〇カウンター料金単価
カウンター料金単価は、印刷枚数や過去の付き合い、同時導入台数などによっても大きく変わり、メーカーによっても異なります。
そのため相場を提示する事は極めて難しいのですが、本当にザックリならば、通常の印刷枚数（月に3,000枚程度まで）なら、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度と考えて下さい。京セラやシャープでは、モノクロ1枚1円・カラー1枚10円程度が提示される事も有ります。
ここから大きく外れる単価が提示される場合（特に安価な場合）、単純にどうしても御社に食い込みたい可能性もありますが、先のリース料率で回収を目論んでいるケースもありますので、見直して下さい。
印刷枚数が明らかに多い事業所では、通常通りの単価が提示される場合は、カウンター料金単価の見直しを迫るか、別のところで相見積もりをとって下さい。
レンタル契約の注意点
〇印刷枚数
インクやトナーなどの消耗品は高額なので、レンタルプリンターサービスで消耗品まで、月額レンタル料に含まれるサービスは魅力的です。
月額レンタル料は、2段階から多くても3段階に設定されているサービスが多くなっています。
月額料金が安くても、使う印刷枚数と合っていなくては、結局高い買い物になります。
たとえば、レンタル料は消耗品込みで6,000円から！と大きく謳っていても、規定枚数が1,000枚になっていれば、多くの事業所（3,000枚程度までが多い）では、自動的に次のプランの15,000円が請求されます。
同じタイプの機種レンタル料が8,000円でも、規定枚数が3,000枚までに設定されているサービスでは、多くの事業所で結果的に安価に利用出来ます。
〇保証内容
ビジネスに利用するプリンターの場合、トラブルによって稼働できない事は、業務効率に直結します。
保証内容をキチンと明示していない、安心してご利用頂けます！という文言だけのレンタルサービスは、困ったときに負担無く、迅速に対応してもらえるか疑問です。
別途費用負担が生じるサービスもありますが、保証内容について明確に提示されていないサービスは論外です。
〇その他の費用
月々のレンタル料が安くて提示されていても、別途初期費用や消耗品費用が請求されるサービスがあります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、レンタル契約の注意点全てをクリアしているので、安心してご利用頂けます。
プリント革命は、そのコスパの良さで導入企業が続々と増えています。
