複合機リースを導入する際のコストは?見えないコストがいっぱい

複合機を導入する場合、機器本体が高額であるためリースを活用される事業所も多くあると思います。

リースは基本的に毎月のカウンター代金に、機器本体の価格や定期的にかかる紙やトナーなどの費用が織り込まれています。
毎月のリース代金に使った分の料金として加算するカウンター代金があります。
この記事では、複合機を導入するにあたっての初期費用やカウンター料金について解説しています。複合機導入にあたっての費用が気になる方は、是非、記事内容をご確認ください。

複合機リースの導入費用

複合機を導入するには、まず本体そのものの購入費用、または月々のリース代金が必要です。リースの場合は、月々の支払いをリース代金に置き換えています。一括で支払うこともできますが、多くの場合は月々のリース代金を支払うケースが多いでしょう。基本は購入と変わりません。
リース期間は3年~6年程度がもっとも多く見られます。
遠隔地の場合は輸送費、階段しかない建物での設置は階段作業の費用がかかります。PCやFAXのネットワーク接続などを依頼する場合は、設定費用もかかります。
まとめると、複合機リース導入にかかる費用は

  • 機器本体の代金(一括、リース)
  • 運搬、設置費用
  • 初期設定費用

この3点となります。

具体的な複合機のリース費用

大型複合機コピー機を、リース契約を結んで導入する場合には、一般的には本体価格に加えて、運搬設置費用なども全て込みで算出します。

複合機の価格

具体的な本体価格は、メーカーによっても異なりますが、1分間にどれだけの枚数を連続して印刷出来るか?で、価格が変わっていきます。
当然、高速に印刷出来る能力を持つ複合機の方が、どんどん高額になります。

印刷速度の速い方が快適なのは間違いありませんが、オーバースペックの機器を利用しても経費が嵩むだけで、メリットは少ないと言えます。
印刷の速さが活きるのは、大量印刷した時に20分掛かるか?40分掛かるか?という事です。

選択する指針としては、月間印刷枚数が1,000枚から3,000枚程度なら20枚/分程度のスペック、3,000枚から6000枚程度の印刷なら、30枚/分程度のスペック・6,000枚から10,000枚程度の印刷をするなら40枚/分程度のスペックが適正です。

安価なタイプでは30万円程度から、上を見ればキリがありません。
百万円を超える機器も珍しくなく、数百万円になる機器も普通に利用されています。
その価格でも、日本中の事務所に大型複合機コピー機が普及しているのは、初期投資を必要とせず、月々の費用が僅かで済み、経費計上出来る利便性にあります。

リース料の決まり方

リース会社は、ファイナンス会社の一ジャンルと考えても良く、利ザヤが主な収入源です。
リース会社の運営経費や利潤、金利経費等はユーザーが導入費用に加えて支払う必要が有ります。

一般的な金利とは異なり、リース料率がリース導入時に契約で締結されます。
この料率は一定では無く、過去の付き合いや与信情報の他、利用するリース会社でも異なります。

リース料率は、契約期間によって変わってきます。
リース期間が短ければ高くなり、長期間では安くなります。
導入費用総額に、リース料率を掛け合わせると月々の支払い額が算出できます。

複合機の国税庁による減価償却耐用年数は、5年に定められています。
それを基準として、3年(正確には3.5年)から7年程度にリース期間は選択出来ます。
3年リースでは概ね3.1%から3.2%程度がリース料率で、5年リースでは1.9%から2.0%程度、7年リースでは1.3%から1.4%程度が一般的です。

たとえば、総額200万円の費用を5年リースで契約した場合、200万円×2%=月々の支払いリース料は4万円になります。これを5年間継続的に支払うので、4万円×12ヵ月×5年=        240万円になり、結果的にリース会社に対して、差額の40万円を金利経費手数料として支払う事になります。

同様に7年リースで計算すれば、200万円×1.4%=28,000円が月額支払い費用になり、総額は28,000円×12ヵ月×7年=235万2千円になります。

複合機のランニングコスト

複合機を日々使うことで発生する主なランニングコストは

  • 用紙代
  • 電気代
  • 保守、メンテナンス費用

となります。
使う頻度にもよりますが用紙代は案外かかります。A4のコピー用紙2500枚でおおよそ5000円前後です。用紙代はリース代金やカウンター代金に含まれないことが多いので気をつけましょう。
複合機は頻繁に壊れるものではありませんが、定期メンテナンスや壊れたときの修理費用が必要となります。メンテナンス費用は、機器代金である月額リース代金には含まれていませんが、カウンター代金には含まれています。カウンター代金に含まれるものは主に修理代・トナー代・ドラム代です。

具体的な月に掛かる費用

リース契約で複合機を導入した場合、カウンター料金保守サービス契約を併せて結ぶ事が多くなります。

ランニングコストのメインはカウンター料金

月に掛かる費用で、大きなウェイトを占めるのはカウンター料金です。

カウンター料金保守サービス契約では、1枚印刷出力する都度に、モノクロとカラーで別途設定されている料金を支払います。

カウンター料金は、メーカーや過去の付き合いや信用などによって、同じ機種や同様のスペックであっても変わります。平均的な印刷枚数によっても変わることが有ります。

一般的なカウンター料金としては、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度です。
毎月コンスタントに大量印刷する優良顧客や、大量の機器同時入れ替えの際には、どうしても獲りたい思惑から、一般的な価格の半額やそれ以下の提示が出されることがあります。

印刷枚数に比例してカウンター料金は大きな金額になります

1枚当たりの価格が数十円のため、比較的簡単にスルーしてしまうユーザーも多いのですが、実際に毎月コンスタントに3,000枚のカラー印刷を行うオフィスでは、月額のカウンター料金だけで60,000円になります。
リース契約時に決めたカウンター料金は、リース期間中に変更する事は出来ません。
同じペースで印刷する限り、同じ料金を支払い続けるしかありません。
年間にすれば72万円になり、5年間なら360万円になります。

逆に、リースで大型複合機コピー機を導入したものの、実際に印刷を殆どしない場合には、枚数に応じたカウンター料金が発生しないか?と言えば、そうは問屋が卸しません。

契約によって、「最低基本料金」「基本料金」「最低金額」等の名称は様々ですが、印刷枚数が少なくても、カウンター料金は最低でもこれだけ掛かるという金額です。
この料金も契約によって金額は変わってきますっが、2,000円から3,000円程度に設定されている事が多くなっています。

たとえば、今月はカラーを10枚しか印刷しなかったので、10枚×20円=200円にはならず、最低料金が3,000円に設定されていれば、支払うカウンター料金は3,000円になります。

紙代や電気代を別にすれば、ランニングコストとしては「月額リース代」+「カウンター料金」の合計金額になります。
前述のカラー3,000枚のオフィスでは、リース料が月額20,000円で契約を締結していて、月の支払い費用は80,000円になります。

カウンター保守費用の内訳は?

カウンター代金とは、印刷枚数に応じて料金を課金する仕組みのことです。複合機には、機器本体にカウンターが設置されており、月々のカウンターの数値にあらかじめ設定された単価をかけて毎月の請求代金としています。
カウンター代金の内訳は

  • トナー代
  • ドラム代
  • 修理代金

この3つです。
当然用紙代金は含まれません。用紙代金を入れてしまうと、カウンター代金で利益を出すことが難しくなってしまい、高額なカウンター代金を設定しなければならなくなります。
消耗品であるトナーやドラム代金、壊れた時の修理代はカウンター代金でまかなわれます。
カウンター代金には、トナー代や修理代などのランニングコストが含まれているので、毎月の予算の見通しが立てやすいのがメリットです。
デメリットは1枚も印刷しなくても、基本料金分は毎月請求されるという点です。
印刷枚数ごとに料金が加算される、というシステムのため大量に印刷間違いをしてしまったなど余計な印刷が多くなると割高になってしまいます。
このようにカウンター代金というシステムは、印刷枚数によってデメリットが大きく変動する特徴があります。

まとめ 印刷枚数に合わせた選択を

複合機、コピー機のカウンター料金はメーカーや印刷頻度、設置エリアでことなりますので、複数のメーカーから見積もりをもらうようにしましょう。
印刷枚数が多すぎても、少なすぎてもカウンター料金のシステム自体がデメリットとなりますので、毎月の利用頻度に合わせて適切なカウンター料金を選択することが大事です。
リース契約が割にあわないと感じる場合は、プリンターレンタルという選択もあります、カウンター料金がかからない低コストな運用が可能ですので、ご検討されてみてはいかがでしょうか。

× コピー機リースはもう古いデキる経営者が使っている印刷サービスとは?