USBメモリーに入っているデータを印刷するときに、毎回パソコンからデータを複合機に送信していませんか？
実は、USBメモリーは複合機に差し込めて、直接データのやり取りが可能です。
USBを活用すれば、スキャンやUSBメモリーに入っているデータを簡単に印刷できますよ。今回の記事では、業務効率化につながる複合機を使ったUSBの使い方を紹介します。
外部メモリ（USB）を活用して業務効率UP
複合機を使う際は、外部メモリーを活用すると毎回データを送受信する手間が省けます。
ここではUSBを例に、業務効率化できる手段をいくつか紹介します。
パソコンから指示を出さずに印刷できる
USBに印刷したいデータが入っているのなら、パソコンから印刷指示を出す必要はありません。
複合機にはUSBの差込口がついているので、差し込んで直接データを印刷しましょう。
複合機のUBS差込口に挿入すると外部メモリーの情報の読み込みが始まり、USBメモリーにアクセスできます。
スキャンデータをUSBに保存する
複合機でスキャンしたデータを直接USBに保存することも可能です。
通常は複合機からパソコンのメールアドレスなどにデータを送付して、ダウンロードして保存するのが一連の流れだと思います。しかしUSBを使えば、メールをひらいてデータをダウンロードする手間もかかりません。
効率化を重視するなら、USBにスキャンデータを保存するのがおすすめです。
スキャン原稿をUSBに保存する方法
スキャン原稿をUSBに保存するときの手順は簡単です。一連の流れを見てみましょう。
機器によって表示される文言は変わる可能性があるので注意してください。
- 原稿を複合機にセットする
- 複合機にUSBメモリーを差し込む
- スキャンを選択する
- スキャンデータの保存先をUSBに指定
- ファイルの拡張子を選択（PDF,JPEGなど）
- カラーモードなどを設定
- スキャンを実行
- データがUSBに保存される
- USBを複合機から抜く
以上のステップでスキャンは完了です。
スキャンしている最中にUSBを抜くと不具合を起こす可能性があるので、必ず「データの保存が完了しました」と表示が出てから抜きましょう。
もし接続がうまくいかないときは、差込口を掃除したり、他のUSBを試したりして原因を探すことをおすすめします。
USBから直接印刷する方法
次はUSBに入っているデータを直接印刷する方法を紹介します。
こちらも機器によってこまかい表示が変わる可能性があるので、同じような項目を選びながら進めてくださいね。
- USBを複合機に差し込む
- 「外部メモリーから印刷」を選択
- 印刷するデータを選択
- 用紙サイズやカラーモードを設
- スタートを押して印刷
- USBを複合機から抜く
ファイル形式は、一般的によく使われるPDF、画像、Microsoft Word、Excel、Power Pointなどは問題なく利用できます。
ただ機器によっては、印刷時にパソコンで表示されるデータとレイアウトが変わってしまうことも。
念のためPDFファイルもUSBメモリーに保存しておけば、レイアウトを変えることなく印刷できます。
まとめ
USBを使った複合機の利用方法を紹介しました。USBを使えば、パソコンを使わずにデータの保存や印刷ができます。
手順も簡単なので、慣れればUSBを使うほうが楽に感じるかもしれません。
毎回パソコンを経由して複合機に情報を送っていた人は、一度USBを使ってみることをおすすめします。
データを持ち運ぶ際にも利用できるので、仕事でよく移動する人にも役立つでしょう。USBをうまく活用して、業務効率化をはかってくださいね。
