大きなオフィスほどレンタルプリンターを導入して業務効率を上げるべき理由

プリンターや複合機、コピー機をオフィスで使う際には、大型の複合機を設置することが多いのではないでしょうか。

大型複合機はコピーを取ったり、場合によってはFAXとして使うなど色々な機能が利用でき、さらに印刷も比較的高速でこなしてくれます。

さらに、大きな床面積のオフィスでは、それに応じた性能が高いと思われる大型複合機を利用していることが多いはずです。

しかし、最近では中型複合機の性能がどんどん向上し、現状では大きさによる性能の違いというのがほとんどなくなってきたことはご存知でしたか?

そこで今回は、本当に大きなオフィスでは大型複合機が不可欠なのか、さらに、大型複合機だけで印刷をした場合のデメリットはないのかなど、大型複合機に関する課題をチェックしてみました。

大型複合機が必要な場合は1台でOK

大型複合機は、従来型のオフィスで印刷の主役となっている機械です。

主にリース契約で使われている大型複合機は、コピーやプリント、そのほか様々な機能を搭載し、事務機器の主役といっても良い存在でしょう。

そのため、大型複合機が必要というのであれば、1台設置するのが正解と言えるでしょう。

ただしリースなどのコストが高いため、ほとんどの場合は一つのオフィスに一台という使われ方となっています。

大型複合機のメリットはスピードと機能

大型複合機を利用するメリットはなんと言っても印刷スピードと多彩な機能でしょう。

特に印刷スピードは中型機よりも高速です。

最近では中型機の印刷スピードも早くなってきましたが、それでも純粋にスピードだけを見れば、大型複合機に軍配が上がります。

大量に素早く刷る必要があるときに使おう

そのため大型複合機を有効に使えるのは、大量のプリントを一気に出力したいような使い方でしょう。

大規模なオフィスでたくさんの人が大量にプリントする際には、印刷スピードの速い大型複合機がその高機能をフルに発揮します。

中型複合機は各島に1台がベスト

最近では複合機にもあらゆる種類の機種が登場し、中型複合機という大型に比べてコンパクトな機種が人気となっています。

サイズ的には単体で場所を占拠するのではなく、デスクの上などにも設置できるサイズのものが中型複合機です。

ではこの中型複合機の使い勝手は、どんなものなのでしょうか。

中型複合機のメリットは取り回しの良さ

まず何よりそのメリットは、取り回しの良さでしょう。

大型複合機の場合は専用の設置場所を確保しなければなりませんが、中型複合機ならあいているデスクの上のスペースでも有効活用できます。

限られたスペースのオフィスであれば、このサイズ感は大きなメリットになるはずです。

中型複合機=性能が悪いという認識はもう古い

さらに最近のプリンターの性能向上は目を見張るものがあり、中型だから性能はそれなりにというイメージは、すでに過去のものと言っても良いでしょう。

現実的に中型複合機と大型複合機の性能は、それほどの性能差はないとっても良いくらいです。

先ほど説明したスピード面では最新の大型複合機の方が若干アドバンテージがありますが、それ以外での違いはある意味特殊な用途での性能の差となっています。

普段使いは中型複合機を使おう

そうなると実際に普段のオフィスの使い方で、中型複合機だからと言って特に性能面で問題が起こるシーンはほとんどないと言っても良いでしょう。

もちろん使用する用紙サイズへの対応や、大量に高速印刷が常日頃から必要というのであれば大型複合機の実力を発揮する機会もあるでしょうが、そのような特殊な用途でなければ中型複合機で十分対応可能と言えるのです。

大きなオフィス=大型複合機はもう古い

では大型複合機はどんなオフィスに適していると言えるのでしょうか。

イメージするのは大企業だったり大きなオフィスかもしれません。
しかし現実的に、本当に大きなオフィスには大型複合機がベストマッチと言えるのでしょうか。

なぜ大きなオフィスには大型複合機があるのか

大きなオフィスの大半には、今も大型複合機が導入されていることが多いはずです。

もちろん大きなオフィスで大型複合機が活躍するからという理由で設置されているのでしょうが、現実的には設置した際にあまりそのコストパフォーマンスが検討されないまま、従来からの慣例として導入しているケースが多いのではないでしょうか。

パソコンから指示した印刷をプリンターまで取りに行くのに何秒かかるか

実はあまり問題として取り上げられることが少ないため話題になりにくいのですが、従業員のデスクからプリントをした場合、プリンターまで取りに行く時間のロスで業務効率が悪くなるという事実もあります。

このような場合、デスクの「島」ごとにプリンターがあれば問題は解決できます。

自分の視界内でほんの数秒でプリントを取れる環境であれば、わざわざ遠くまで行かなければならないという時間的なロスを解決できるのです。

100人いるオフィスで毎回印刷を取りに行くと一日どれぐらいの時間をロスするのか

具体的にオフィスをイメージしてみてください。

例えば100人がプリントするオフィスで、プリンターまでの移動時間が往復で1分かかったとしたら、トータルでどれだけの時間をロスしてしまうのでしょうか。

ただプリントを取りに行くというだけで、単純に計算すれば、延べ1時間20分の時間を失ってしまうのです。

これが毎日となれば、ひと月で2000分。実に33時間以上を「プリントを取りに行くだけの時間」として消費されてしまうのです。

大きなオフィスに大型複合機を一台だけおくということは、リース費用の他にこのような目に見えないロスがあることを知っておきましょう。

大きなオフィスにこそ中型機を複数台導入しよう

ではそのような大きなオフィスに大型複合機を置くことによる時間のロスを防ぐためには、どんな方法があるのでしょうか。

そのカギは高機能でいまや大型複合機に引けを取らない性能を発揮する、中型複合機を上手に活用することにあります。

1つの島に1つのプリンターを置く

大型複合機は高速でプリントできる代わりに導入コストが高いため、どうしても一つのオフィスに複数台設置するという発想にはなりません。

しかし、レンタルプリンターというサービスを使って1台あたりの導入コストを下げれば、ひとつのオフィスに複数台の中型複合機を導入しても、大型複合機1台分のリース料金と同等のレベルで済ませられることもあります。

レンタルプリンターはリースと異なり印刷し放題というサービスも利用できるため、消耗品の費用を含めたランニングコストを計算すれば、複数台を設置してもリーズナブルになるのです。

例えばオフィスの一つの島に一台ずつ中型複合機を置けば、移動時間が画期的に改善されるはずです。

取りに行く時間をほぼゼロにすることで、業務効率UPが見込める

プリンターが遠くにある場合、プリントできたと思って大型複合機まで行ってもまだプリントできていなかったり、場合によってはほかの人のプリント待ちに付き合ったり、最悪の場合プリントが混ざってごちゃごちゃになってしまうことすらあります。

このように効率の悪いプリンターの設置方法をやめ、すぐ身近にプリンターを設置すれば、無駄になっていた時間や手間を回収し、業務効率を上げられるようになるのではないでしょうか。

まとめ

大型プリンターはいまや過去のものという位置付けへと変わりつつあります。

最新のトレンドは、特に大きなオフィスの場合コスパに優れる中型複合機を複数設置し、効率を上げるとともに運用コストを下げるような運用方法です。

もし今プリンターに関しての費用を見直そうというのであれば、ぜひこのような中型機を複数台設置する方法も検討しみてください。

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