オフィスに導入する大型複合機コピー機は、100万円以上する事も珍しく無い、非常に高価な事務機器の一つですが、日本中のオフィスの多くに導入されているのは、その多くがリース契約によるものだからです。
リース契約にすれば初期費用も掛からず、高額な大型複合機コピー機も、月々僅かな金額のリース料で導入する事が出来ます。
リース物件は所有とは異なり、借りて利用する形態ですから、資産として計上する必要も無く、経理上の処理が楽なだけでなく、リース料は基本的に全額経費として計上できるため、節税対策としても有効です。
大型複合機コピー機は精密機械でありながら、不特定多数の人間が毎日利用する特性がある事から、メンテナンスが日常的に必要になりますが、リース契約するコピー機の多くが、カウンター料金保守契約を選択しています。
この保守契約を結ぶ事で、メンテや消耗品補充などの面倒な事は、全て外部に丸投げ委託する事が出来るので、契約者は使うだけの利便性を手に入れられます。
コピー機のリース契約はビジネスにとってメリットが多いですが、購入や分割支払いとは異なる、普段はあまり縁が無いリース契約については不案内になるのも当然で、それだけに不利益な契約にならない様に、契約前には準備と注意が必要になります。
見積もりのチェックポイントを、確認していきましょう。
基本的な契約内容に関するチェックポイント
大型複合機コピー機のリース契約に関して、基本的な内容からチェックポイントを見ていきましょう。
相見積もりと価格交渉
初めてのお付き合いになる販売代理店でも、定価そのままで見積書を提示してくる事は、基本的に無いとは思いますが、本体価格の値引き如何で、毎月のリース料支払額は大きく異なってきます。
お目当てのメーカー・機種が決まっている場合は、代理店によってメーカーの扱いが異なるため、複数の代理店に声を掛けて見積もりを取るのが基本です。
ただ、大型複合機コピー機のリース契約では、導入をお願いした代理店と長期的なお付き合いになります。
極端な事を敢えて言うなら、どれだけ魅力的な内容のオファーだと思っても、営業マンや代理店自体をどこか信用出来ないなら、その契約は積極的にオススメ出来ません。
特に特定のメーカーや機種が決まっていないなら、利用したいニーズを伝える事で、親身に考えてくれる営業マン・代理店は、きっと有形無形で長期間に渡って、メリットのある味方になってくれます。
相見積もりは、その信頼度を測るツールとして有効利用してください。
コピー機リース契約の値引き交渉については、「コピー機のリースでは割引交渉はできるのか？」も、併せてご覧ください。
リース期間とリース料率
リース期間は、一定の範囲で自由に設定する事が可能です。
大型複合機コピー機の法定耐用年数は5年と決められていますが、必ずしもリース期間が5年である必要はありません。
リース期間は、使い方とニーズによって最適な期間が異なります。
月々のリース料を安くしたい場合
同じ機種を導入しても、リース期間を長くすれば、毎月のリース料の支払いは抑える事が出来ます。
リース契約期間によって、設定されるリース料率が異なってきます。
リース契約する総支払額に、リース料率を掛け算すると、月々の支払リース料が出ます。
たとえば、総額100万円の期間5年リース契約で、リース料率が2%（0.02）の場合
100万円（総リース額）×0.02（リース料率）＝2万円
が、毎月支払うリース料になります。
同様に7年契約で、リース料率が1.4%の場合なら
100万円（総リース額）×0.014（リース料率）＝1万4千円
になり、契約期間を2年延ばすことで、毎月のリース料は6千円下がります。
販売代理店は複数のリース会社と付き合いが有る事が一般的で、より安いリース料率を提示してくれるリース会社を望む事も有りです。
同じ5年リースでも、リース料率が1.9%のリース会社を利用出来れば、月々のリース料は19,000円になります。
大量印刷をする前提の場合
現在販売中の大型複合機コピー機は、連続印刷速度以外に機能差は無く、利用者のニーズに合わせて必要な機能はオプションになるのが一般的です。
連続印刷速度が速い事に比例して、本体価格は高くなります。
印刷速度は業務効率にも影響しますが、それよりも印刷枚数と相関関係にある耐久枚数が重要な選択ポイントになってきます。
一つの目安としては、以下になります。
| 連続印刷枚数 | 推奨月間印刷枚数 |
| 20枚/分 | 1,000～3,000枚 |
| 30枚/分 | 3,000～6,000枚 |
| 40枚/分 | 6,000～10,000枚 |
毎月1万枚近くの印刷を行うオフィスなら、高額の速い機種を選ぶ事が大前提で、印刷枚数に応じてリース期間も短期にする事を考える方が、結果的に少ないトラブルで済み、業務効率も上がります。
予算の都合で低速の機種を選択するなら、リース期間は極力短く設定する必要があります。
大型複合機コピー機の能力と本体金額は、メーカーや機種によっても大きく異なり、代理店によっても異なるため、ニーズに合った機種選定をしてください。
リース契約期間に関しての詳細は、「複合機リース契約の期間は自由に選べる？短い場合と長い場合のメリット・デメリット」も、是非併せてご覧下さい。
オプション装着
基本的な機能しか装備していない昨今のコピー機では、ニーズに合わせたオプションを利用する前提です。
見積書の段階で、希望しているオプションが掲載されているか？しっかりチェックする必要があります。
機能オプションは後から必要になっても装着できない事が多く、オプションの過不足チェックは、見積書の確認ポイントです。
保守・メンテナンスに関するチェックポイント
大型複合機コピー機は、通常の家電量販店などでは消耗品の扱いが無く、簡単には手配する事が出来ません。
また、多くの人間が日々利用する精密機械である特性上、トラブルフリーでリース期間を終えることは基本的に無く、利用している期間に部品交換等が発生すれば、部品代と技術費に出張料を加えて、10万円単位で費用が掛かる事も珍しくありません。
リース契約を結んで大型複合機コピー機を導入する場合、機種本体の契約見積もりだけでなく、保守契約の見積もりも重要なチェックポイントになります。
保守契約の種類
大型複合機コピー機の保守契約は、「キット方式」「スポット方式」「年間契約」「カウンター方式」の、主に4通りがあります。
コピー機のリース契約に用いられる保守契約の主流は「カウンター方式」で、多くのオフィスがこの方式の保守契約を結んでいます。
カウンター方式は、印刷する都度にモノクロ・カラー別に設定されている料金が加算され、毎月のリース料とは別途支払う保守契約です。
利用方法にもより、損得は方式ごとにありますが、トラブル時の新たな費用の発生が一切無く、消耗品の補充も切れる前に自動的に行って貰えるため、運用にあたって面倒くさい事は一切外部に任せられる事で、本来の業務に集中出来るメリットから、リース契約のコピー機では多くなっている保守契約です。
大型複合機コピー機の保守契約についての詳細は、「コピー機のリースに必要な保守契約にはどんな種類がある？」も、併せてご覧ください。
カウンター料金単価
印刷を行う都度に掛かるカウンター料金の単価は、見積書の重要確認ポイントです。
一般的なカウンター料金の相場は、概ねモノクロ1枚あたり2円・カラー1枚あたり20円程度です。
カウンター料金はメーカーや機種、扱う販売代理店や印刷枚数によっても変わり、実際のカウンター料金は公式には基本的に発表されない、非常に解りにくいものです。
同じ企業で複数台の大型複合機コピー機を以前から導入している場合は、比較的安価なカウンター料金で新規導入にも適用されますし、既に付き合いのある販売代理店なら、印刷枚数の実態が把握出来ているので、多くの場合適正なカウンター料金が提示されます。
新規の場合は、本体と同様に相見積もりをとって、本体と合わせて総合的にメリットがあるのか？判断する必要があります。
カウンター料金の単価は数円から数十円と、リース料に比べると安価なため、気に留めないケースも多いですが、実際に利用していく中で最も不満が出るのは、カウンター料金です。
たとえば、月にカラーで3,000枚の印刷を行うオフィスの場合、リース料とは別にカウンター料金だけで60,000円を支払う必要があり、月々のリース代を簡単に上回ります。
利用する想定の中で、モノクロ料金は上げてでもカラー料金を下げるなど、カウンター料金の交渉を行ってください。
契約したカウンター料金は、リース期間中に変更する事は出来ず、長期間に渡って経費に大きく影響してきます。
コピー機を利用してもしなくても、カウンター料金保守契約は、概ね2,000円から3,000円程度の最低基本料が設定されます。
モノクロ2円・カラー20円の場合で、最低基本料が3,000円の場合、モノクロで1,000枚・カラーで50枚、あるいはカラーだけで150枚までの印刷については、利用の有無に限らず支払う必要があります。
利用頻度を考慮して、最低基本料も交渉材料にしてください。
メンテナンス拠点の確認
カウンター料金保守契約をしていれば、トラブル時にサービスマンが来てくれます。
しかし、大型複合機コピー機のサービス拠点は、年々減少傾向にあります。
他県にしか拠点が無いケースも有り、その場合はトラブルが発生しても対応まで数日を要します。
大型複合機コピー機が稼働出来なくなれば、業務効率の低下は避けられません。
見積書には掲載されていませんが、メンテナンス拠点の場所や稼働状況も、事前に確認しておくことが大切です。
