コピー機の導入というのは決して安い買い物ではありません。
さらにコピー機はリース契約で導入することが多いため、そのほかの設備の導入とは異なるポイントがいくつかあります。
ほとんどのケースでは事前にしっかりと見積もりをとりつつ、少しでも導入費用のコストダウンを図るはずですが、リース契約の特殊性によりつい精査が甘くなってしまうケースもあるようです。
ではリース契約が主流となるコピー機の導入の際に、どのようなポイントをチェックしておくべきなのでしょうか。
今回はコピー機導入の際の見積もりや事前にチェックしておくべき点を明確にできるよう、その注意点について説明していきます。
Contents
基本的な契約内容に関するチェックポイント
コピー機の見積もりに関してチェックするべきポイントは、大きく分けて本体の基本費用と、その後継続的に発生する保守・メンテナンス契約の二つに分けて考えます。
まずは基本となるリース契約の内容に関して、何を中止するべきかについて見ていきましょう。
契約期間はおかしくないか？
まずリース契約の場合は、その期間が何年になっているかを確認するのが基本です。
一般的にコピー機のリース契約は「5年契約」が標準となります。
これは、コピー機が安定して使える期間を元にした年数となり、これは法定耐用年数として決められている期間です。
そのためこの5年を超えると機械の劣化によるトラブルが発生しやすくなります。
もちろん5年を超える契約となれば、支払いの分割回数が増えますから月々の支払額は抑えることが可能となります。
しかし期間が長くなればその分の利子が高くなり、トータルで見た場合お得にならないと言うこともよくあります。
そのためリースを始める際の見積もりで最優先でチェックするべきなのが、このリース期間が何年になっているかというポイントです。
もしコピー機のリース期間が5年を超えているようであれば、なぜそのような期間を設定したのかをリース会社に確認してみるべきでしょう。
標準装備の内容を確認
次にチェックしたいのが、リースする機器の標準装備です。
現在のコピー機は、コピーをとるだけの短期納期ではなく、複数の機能を搭載した複合機となっていることがほとんどです。
そのため、標準装備というのはコピー機能以外にどんな機能が使えるかということで、多くの場合は、
- コピー
- FAX
- プリンター
- スキャナー
が使える機器をリースすることになります。
さらにこの標準機能に加えコピー機能としてカラー印刷や両面印刷機能が使えるタイプもラインナップされています。
そのほか用紙をセットするカセットの段数なども、利便性に影響する仕様ですから、どんな機能が使え、それがオフィスの使い方にマッチしているのかどうかも、改めて精査する必要があるでしょう。
不足している機能があれば使い勝手は悪くなります。
逆に過剰な機能を使いこなすことができなければ、コストパフォーマンスが悪くなってしまいます。
不明なオプションはないか？費用対効果は適正か？
コピー機のリース契約をする場合、オプション契約が必要になる場合もあります。
例えばオートシートフィーダは読み込む原稿を自動的に送ってくれる機能で、複数の原稿を一気にコピーしたい時に役に立つオプション機能です。
もし複数の原稿を一度にコピーしたい場合はこのオートシートフィーダが役立ちますが、そのような使い方をしない場合はどうでしょうか。
あるいはコピーした紙を自動的にホチキス止めして、製本ができるようなオプション機能もあります。
資料などを製本して配布する場合、手作業でホチキス止めや穴開けをするのは無駄な時間が必要ですから、自動化すればロスを減らせます。
しかし資料を製本する必要のないオフィスであれば、このようなオプションは不要です。
リース会社によってはオフィスの実情に合わないオプションをつけて見積もりを出してくる場合もありますので、見積もりの段階でそのようなオプションを見つけたら、本当にその機能が必要かどうかをしっかりと精査しなければなりません。
保守・メンテナンスに関するチェックポイント
次にチェックするのが保守・メンテナンスの見積もりです。
リース契約の場合は多くの見積もりでこの保守・メンテナンス契約が別途必要となるため、こちらの内容もしっかりとチェックしておきましょう。
特に単純に本体を契約の年数で割る基本契約とは異なり、保守・メンテナンス契約はその根拠を一見しただけではわからないことがほとんどです。
さらに保守・メンテナンス契約は月額のコストとなり、月額で見るとたいしたことがないように見えるコストも、5年間、つまり60回にわたって支払うとなれば、大きな金額になってしまいます。
そのため曖昧さを残さずにしっかりとチェックするのが、コピー機のリースに際して、非常に重要なこととなるわけです。
一般的なカウンター保守契約か？
コピー機の保守・メンテナンス契約は大別して二つのパターンがあり、主流となっているのが「カウンター保守契約」という形態となっています。
このカウンター保守契約というのは、月に使用した枚数をカウンターで数えて、その数に応じて費用がかかるというものです。
このカウンター料金というのは単に印刷した枚数に対する消耗品コストだけでなく、保守やメンテナンスのために必要なサービススタッフのコストや、部品交換の際のコストなどを含んだものとなっています。
そのため実際にどのくらいのコストがかかっているのかがわかりにくいものとなりがちなので、まずはこの保守・メンテナンス契約の料金がいくらなのか、それは適正なのかをしっかりチェックしておきたいものです。
ただしこのカウンター保守契約は、金額の根拠がわかりにくいものなので、相見積もりをとるなどといった方法で比較するのが現実的と言えるでしょう。
保守契約の範囲は適切か？
カウンター保守契約の内容をチェックしなければならないもう一つの理由が、その内容がしっかりと実用的に使うのに十分かどうかを確認しておくべきだからです。
保守・メンテナンス契約というものは、コピー機がリース期間中にきちんと使えるようにするためのものです。
そのためこの契約が片手落ちの内容になっていると、コピー機が故障して使えなくなったとき、しっかりと修理してもらえなかったり、ルーティンのメンテナンスがきちんとされていないと故障ばかりしてしまう可能性もあるのです。
保守・メンテナンス契約にはその詳細は明記されているはずですから、その内容に抜けがないのか、具体的にどんな対応をするのかをしっかり把握しておく必要があります。
現場対応はしっかりしてもらえるか
コピー機をリースする場合、見積もりを出す業種は基本的には地元の地域でサービスのサポートができることがほとんどのはずです。
しかしもしかしたらサポートエリア内ではあるけれどそこに技術者がいないため即時対応ができないという可能性もあります。
コピー機は使えない期間が何日も続いてしまうと、業務に支障が出るものですから、即時対応が求められるものです。
そのため、保守・メンテナンス契約の内容として、即時対応してもらえるという項目がきちんと明記されているかも、契約前にしっかりチェックしておきたいものです。
まとめ
コピー機のリースは原則5年程度の長期にわたる契約です。
さらに金額的にも決して安いとは言えない契約ですから、うかつに契約してしまうと、思わぬトラブルにつながる可能性もあります。
コピー機の契約前には、今回紹介したような契約に関する内容を、事前にしっかりチェックして、間違いのない契約ができるよう精査してください。
