オフィスのコピー機の最適数を考える。1島何人?1島に1台?フロアに何人いる?

オフィスに設置してある大型複合機コピー機は、高価な事務機器ですが、リース契約によって、全国の企業やオフィスに数多く導入されています。

大型複合機コピー機の機能が、コピーとFAX送受信に限られていた時代には、大企業の場合でも、概ね50人のスタッフに対して1台有れば、時間帯や時期によって渋滞する事も有りますが、おしなべて考えれば大きな問題が無く利用する事が出来ました。

しかし、インターネットの普及と共に、一人一台の端末利用と社内ネットワーク環境の確立が、スモールオフィスでも当たり前になり、設置されている大型複合機コピー機もネットワークの中に組み込まれて、従来からの機能だけでなく、パソコンなどの端末から印刷するプリンターとしての役割を担うようになりました。

利用する方法が変わっても、同じ台数で運用していては、多くの弊害をもたらし、業務効率に大きく影響します。
しかし、大型複合機コピー機は運用する台数を増やせば、多くのスペースが必要になり、経費削減が高らかに叫ばれる昨今では、印刷枚数の増加にまつわる印刷経費の増加に加えて、新規導入による新たな月々のリース料の発生は、簡単に容認されるものではありません。

印刷経費の増加は避けたいですが、それを渋ることによって業務効率が悪化すれば、結果的に収益に大きく関わるため、今後の手立てを含めて頭を抱える企業が増えています。

ここは原点に立ち返り、シンプルにオフィスのコピー機の最適数を考えてみましょう。1島何人?1島に1台?フロアに何人いる?という事を考慮して、業務効率が上がる最適なプリンターの台数と、併せて印刷経費を下げる方法を解説します。

オフィスにコピー機は何台必要?

まず結論から言ってしまえば、オフィスにスタッフが10名以上いるのであれば、コピー機やプリンターは1台では足りないことがほとんどとなります。

1台だけでは後ほど詳しく説明しますが、プリント待ちや移動、ミスなどといったトラブルが起こりやすく、その結果業務効率が悪化してしまいます。

では一体何台設置すればよいのでしょうか。

これは大きく分けて2つの基準で考えることができます。

レイアウトをベースに台数を考える

オフィスにコピー機やプリンターを複数台設置する場合、どこに何台置けばいいのでしょうか。

この配置する数はオフィスの広さや島の数、人員の数によって変わってきます。

しかし原則としておきたいのが「1つの島に1台」が理想ということです。

島というのはデスクのまとまりのことで、この島は通常数名~20名程度のまとまりとなっています。

このまとまりごとにプリンターがあれば、移動や待ちが軽減されますが、1つの島の人員が多い場合はそれでも不足気味になるかもしれません。

稼働率から考える

もう一つは「稼働率」から考える方法です。

コピー機の稼働率は以下の計算式で算出できます

月間印刷枚数÷出力枚数/分÷月間稼働時間(稼働日x8時間x60分)

この式にコピー機の印刷枚数や出力枚数などを当てはめて、6%以下の数値となる場合、プリンターは不足気味ということになります。

ぜひ自社の状況の数字を当てはめて計算してみてください。

コピー機が少ないと起こり得るトラブル

もしコピー機の台数がオフィスの規模に対して最適化されていないオフィスの場合、「それが当たり前」と思って大きく問題視していないこともありますが、実は数々の問題が発生しているはずです。

例えばプリント待ちの時間です。

一斉に何人かが自分のパソコンから印刷キューを出した場合、前が詰まっているとそのプリントが終わるまで次の人は待たなければなりません。

のんびりしたオフィスであれば気にならないかもしれませんが、緊急性が高く一刻も早く処理を終わらせて次のタスクに取り組みたいと言った意識の高いオフィスの場合、この待ち時間は無駄以外のなんでもありません。

さらにタチが悪いのが、印刷物が混ざってしまう問題です。

何人かが同時にプリントキューを出した場合、まとめて操作すればまだ良いのですが、後から次のプリントキューを出したりすると、複数の人のプリントがバラバラに出力され、順番がわからずに混ざってしまうとどれがどれなのかわからなくなってしまいます。

もちろんそれを選り分ける作業がロスになるのは当然ですが、そうなってしまったときの心理的なストレスの悪影響も決して無視できるものではありません。

広めのオフィスにプリンターが一台しかない場合、自分の席からプリンターのある場所まで移動する動線も、ひとによってはストレスになり時間の無駄と言えます。

さらにプリントしたものをそのままプリンターに忘れて放置していたら、上司が間違えてシュレッダーにかけてしまったということもあるはずです。

そうなれば時間や労力の無駄以外に、印刷コストも無駄にしてしまうこともあるのです。

最適解は6人1島でプリンター1台を

さてでは「1つの島にプリンターを設置する」という場合に、どのような条件がベストとなるのでしょうか。

もちろんプリンターの使用頻度や、オフィス内の人口密度などはケースバイケースとなりますので、その答えというのは汎用的な数字となります。

結論から言ってしまえば、一般的なオフィスでは6人が1つの島となり、各島に1台ずつプリンターがあるというのが理想的な形です。

最近は複合機が主流

これまでは書類を複写する「コピー機」がオフィス機器の中心となり活躍してきましたが、近頃ではパソコンからプリントもできる機器が求められています。

そのため使われる機械はコピーだけができる機械から、プリントやスキャン、さらにはFAXまで送れる「複合機」が主流となってきています。

しかし大型の複合機はコスト面でかなり負担となることが多いため、一つのオフィスに複数の大型複合機を置くという発想自体が、あまりないかもしれません。

しかしこのコストの面を解決できる方法は、工夫をすれば見つけることができます。

その方法とは一体どんな方法なのでしょうか。

大型機でなく中型機なら実現可能

しかし現実的に一つのオフィスに複数のコピー機を設置するのは、コスト的に難しいと思われるかもしれません。

確かにリース契約でコピー機を設置すると、たとえリースで分割支払になっていたとしても実質的に1台で100万円以上のコピー機を何台も使えば、トータルのコストは実質数百万になってしまいますし、月額の支払いも馬鹿にならないはずです。

そんな時に是非検討してほしいのが、「レンタルプリンター」です。

レンタルプリンターとは、プリンターをレンタルできるサービスで、リーズナブルな料金でプリンターやコピーが利用できるようになります。

と聞くと、そんな安価な機種で、本当にビジネスで使えるの?と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、レンタルプリンターで利用できる機種の中には中型の複合機も用意されていて、最新機種の中型複合機は十分大型の複合機の代替品として利用できるのです。

中型複合機では印刷出来るサイズがA4までに限定されますが、通常オフィスで利用される用紙はA4サイズが圧倒的に多く、実用的に大きな支障は出ません。

既存の大型複合機コピー機は、リース契約期間の兼ね合いで、そのまま継続利用になるケースが多く、通常の印刷は中型複合機を利用するため、大型複合機コピー機での印刷はB4やA3サイズに限定出来る事から、カウンター料金は大幅に節約が出来ます。

カウンター料金の最低料金は利用枚数の如何を問わずに掛かり、月額リース料も同様なので、合理的に活かす事が出来ます。

でも、「中型複合機のカウンター料金が掛かるから同じでは?」という疑問に関しては、プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、月額のレンタル料のみで、別途のカウンター料金は発生しません。

そうなれば、1つのデスクの島に1台の中型複合機を設置して、業務を効率化することも可能となります。

何より大型機と比較して空いた場所に設置できるサイズ感もメリットとなりますので、複数設置にもぴったりなのが中型複合機なのです。

レンタルプリンターなら消耗品までコミコミ

レンタルプリンターで中型の複合機を複数台利用するメリットはその他にもあります。

実はこのレンタルプリンターサービスの中には「プリント放題」というプランが用意されているのです。

このプリント放題プランとは、何枚プリントしても費用は固定の月額料金だけという、大量にプリントする方にとっては非常にリーズナブルなプランとなっています。

仮にリースで大型の複合機を契約した場合、カウンター料金という形で印刷した分だけ従量制で費用が発生します。

カウンター料金についての詳細は、「複合機リースにかかるカウンター料金って何?抑えておきたい料金システム」も、併せてご覧下さい。

しかし、プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、月額レンタル料以外に別途カウンター料金は掛かりません。
多くのオフィスで最適な、月に3,000枚までの「ライトプラン」と、大量印刷する現場でも多くが対応出来る、月に10,000枚までの「プリント放題プラン」があり、規定枚数までは印刷経費を気にする事無く、躊躇無く印刷が出来る環境が実現して、業務効率がアップします。

もちろん、各島に1台ずつプリンターを設置するのであれば、その島のニーズに合わせて機種を使い分けるという方法も有効です。

そこまでハードに使わない島なら小型のインクジェットプリンターを。

ガンガンプリントしなければならない島には中型の複合機を、と言った使い分けをすれば、月額費用を抑えられるため、コスト削減にも有効です。

もちろんレンタルプリンターであれば月額の固定料金も随分とリーズナブルですから、複数台設置しても消耗品の費用まで合わせれば今までよりずっとお得になったという例も多数あります。

ぜひ複数台のプリンター設置を、レンタルプリンターというお得なサービスを使って利用してみてください。

法人でレンタルプリンタ―を使う場合のおススメは「プリント革命」その理由とは?」も、併せて是非ご覧下さい。

具体的に中型複合機を2台導入した場合のメリットを計算

大型複合機コピー機の印刷経費は、リース料+カウンター料金で構成されていて、印刷の枚数が増えれば、比例して支払金額が増加し、特に業務パフォーマンスに影響するカラー印刷はカウンター料金単価が高く、月々支払うカウンター料金に大きく影響します。

それに対してプリント革命のレンタルプリンターサービスでは、印刷枚数が増えても、カウンター料金・初期費用が不要で、固定された安価な月額レンタル料だけで、モノクロ・カラーを問わずに印刷する事が出来ます。

印刷経費を比較

大型複合機コピー機の一例として、1分に40枚程度印刷出来る能力のある、月額リース料20,000円の大型複合機コピー機で1万枚のカラー印刷を行えば、カウンター料金が1枚10円の場合(カウンター料金)100,000円+(リース月額料金)20,000円=120,000円が印刷経費として掛かる計算になります。

プリント革命のレンタルプリンターサービスの中から、「CL-B30プラン」をピックアップしてみましょう。
月額レンタル料は1台30,000円で、2台導入した場合の月額レンタル料は60,000円です。
他にはトナー等の消耗品代や、カウンター料金も一切掛からないため、印刷経費は60,000円になり、月の印刷経費は大型複合機コピー機と比較して半額になります。

「いやいや、いくら安くなってもウチは大量印刷が多いから、印刷処理のスペックが下がるのは困る!」とご懸念の方のために、印刷スペックも検証してみましょう。

印刷処理スペックを比較

印刷処理速度に拘るオフィスでは、比較的高額になる、毎分40枚程度の印刷能力を誇る大型複合機コピー機が入っているとします。

「CL-B30プラン」で、一分間に印刷出来る枚数は、カラー・モノクロ共に31枚のため、単体で比較すればスペックは及びません。

しかし、2台導入する事で、一分間に印刷出来る枚数は60枚を超える計算になります。

毎分60枚のスペックを誇る大型複合機コピー機は、毎分40枚機に比べて遙かに高価になりますが、同等以上の速度の印刷効率を、中型複合機2台導入する事によって、比較にならない安価なコストで利用する事が出来ます。

毎分40枚の大型複合機コピー機で、1,200枚の印刷を終えるまでに30分を要しますが、中型複合機2台導入する事により、同じ内容の1,200枚を印刷しても、20分かからないで終了出来る計算になります。

処理能力が上がるだけで無く、2台あることで故障時のリスクヘッジにもなります。