ビジネスにおいてプリントやコピーというものは、ペーパーレス化が進んでいる現在においても、まだ必ず必要とされるものと言えるでしょう。
業種によっては、プリントはプレゼンテーション資料やPRツールとしてのその役割はますます重要になっているケースもあり、複合機やプリンターはオフィスの中で欠かせないツールのひとつと言えます。
しかし、業態や取扱商材、あるいはオフィスの拡大時期などの状況によっては。1年中常にプリンターが必要とはならず、ある一定の時期、あるいは一定の期間だけ必要というケースも出てきます。
そうなると、必要な期間だけ機器を用意しなければならないため、どうプリンターを調達すればいいのかの判断が難しくなってしまいます。
そんな時にお勧めなのが、レンタルプリンターというサービスです。
では、まだ聞きなれないかもしれないこのレンタルプリンターとは、いったいどのようなものでしょうか。
プリンターレンタルとは
オフィスでコピー機やプリンターが必要となった時、これまでは多くの場合機器を購入したり、リース契約をしたりしていたのではないでしょうか。
しかし、最近ではレンタルプリンターを利用するという方法も、検討する価値があることをご存知でしたでしょうか。
レンタルプリンターとはそのなの通り、プリンターをレンタルするサービスで、レンタルならではの様々なメリットがあるのです。
レンタルですから、初期費用が最低でも数万円かかる本体を買うよりも安く手に入れられますし、リースとも異なり長期間にわたりリース料を毎月払い続けなければいけないということもありません。
レンタルプリンターのメリットは、月額のレンタル費用を支払えば、ほかのコストがほとんど発生しないというリーズナブルなコストにあります。
しかもインクも使い放題の月額費用が用意されていることもあり、圧倒的なコストダウンが可能となるのです。
気になる保守費用なども必要なく、サポート面もしっかりしていますので、ぜひ利用してみたいサービスなのです。
短期利用が必要なシーン
そんなレンタルプリンターのメリットが一番はっきり体感できるのが、短期でプリンターを利用したいというケースなのではないでしょうか。
1年を通じてプリンターが常時必要というケース以外に、短期だけ集中してプリントするが、そのほかの時期はほとんど使わないということもあるはずです。
例えば年に1～2回だけイベントがあるため、その時だけプリントをしなければならないという場合。
あるいは、季節ものの商材を扱い、夏の時期だけ繁忙期になり、冬の間はほとんど動きがないような商材を扱っている場合も、1年のうち半分だけプリンターが必要という場合もあるでしょう。
さらに、一時的に外部にオフィスを設置するため、その期間だけプリンターが必要というケースも考えられます。
新たに拠点を開設するけれど、そのプレオープン期間だけプリンターをレンタルしたいという事例も存在します。
さらに通常時は今使っているプリンターで十分だけど、繁忙期だけはプリントを大量にしなければならないため、特定の時期だけプリンターを増大したいというケースもあります。
このように、1年のうちの特定の季節だけ、あるいは準備期間だけ、外部に出張所的な拠点を一時的におきたいなどと言った短期利用の場合は、プリンター本体を購入したり、長期間のリース契約をするよりも、一時的に利用できるレンタルプリンターのサービスを提供している業者がより一層活躍できるシチュエーションと言えるのです。
プリンターレンタルの一般的なレンタル期間は？
ではこのレンタルプリンターとは、一般的にどのような機関利用可能なのでしょうか。
実はレンタルプリンターは、最低1ヶ月からレンタルが可能です。
もちろんもっと長い期間レンタルすることもできますが、もし1ヶ月しか使わないという場合であっても、レンタルならすぐに返却できるので無駄なコストが発生しません。
ただし、レンタルプリンターのサービスを提供している業者はいくつかあり、全ての業者が1ヶ月単位での返却が可能というわけではありません。
短期での返却に対応しているレンタルプリンターサービスには、「プリント革命」などがありますので、事前に短期契約が可能な業者かどうかをチェックしておく必要があります。
短期利用とはどれぐらいの期間？
短期利用のケースとして、どの程度の機関使う場合が多いのかは、状況によって異なるでしょう。
例えば学習塾の短期集中講座などであれば一週間であったり、あるいは夏季・冬季の休み期間だったりしますし、もっと長い期間必要だが通年は不要という状況もあるはずです。
今回ご紹介しているレンタルプリンターのサービスでは、1ヶ月契約～の契約ができるプリント革命のような短期での利用が可能なサービスもありますが、業者によっては6ヶ月、あるいは1年以上が最低利用期間として設定されているケースもあります。
そのため、1ヶ月前後の短期利用を考えているのであれば、まずはレンタルプリンターサービスの最低利用期間を確認しておかなければなりません。
さらに、プリント革命であれば7日間のトライアルが可能となっていますので、まずはトライアルで使い勝手を確認してから本契約するという流れで、より便利に短期利用が可能となるはずです。
短期利用での追加料金やペナルティはある？
先ほど紹介したプリント革命ならば、最低利用期間というものが設定されていないため、短期利用での追加料金やペナルティなどはありません。
ただし契約は1ヶ月単位となりますから、数日使ってすぐ返却というわけにはいきません。
一度利用したら1ヶ月は利用することになります。
そのほかのレンタルプリンターサービスの中には、業者によっては複数年契約しなければならず、さらにもしその契約期間中に解約しようとすると、ペナルティとして数万円の解約費用が必要となるところもあるため、事前にしっかり契約内容をチェックしておいた方が良いでしょう。
さらに契約の自移動更新によって知らないうちに次の契約が更新されてしまう可能性もあります。
プリント革命のように月額費用がリーズナブルなサービスならまだしも、高額な場合は使わないのに利用料を払わなければならない状況にもなりかねませんから、注意が必要です。
まとめ
プリンターや複合機が必要だが、使う期間が限定されているという利用シーンは、色々なビジネスにおいてあり得るシチュエーションです。
このような時には既存のプリンター入手方法ではコスト高になってしまい、無駄な経費が発生してしまう可能性が高くなります。
そんな時に是非活用して欲しいのが、レンタルプリンターというサービスです。
レンタルプリンターはまだ一般的に広く知られていないサービスのため、どのような使い方が良いのかをご存知ない方も多いかもしれません。
しかし、例えばインクが使い放題のサービスだったり、送料や保守費用もコミコミで月額レンタル費用に含まれるなど、コスト面で非常に優れたサービスなのです。
レンタルプリンターの契約はリースのように何年間と言った長期契約ではなく、1ヶ月単位となりますので、必要な時だけレンタルすれば、他にはない圧倒的なコストダウンが実現できます。
特に短期間だけプリンターを利用したいうニーズに対しては非常によくマッチしますので、短期利用をお考えであればぜひレンタルプリンター、特に短期での利用が可能なプリント革命の利用を検討してみてはいかがでしょうか。
