大型複合機コピー機は、日本全国のオフィスに導入されています。
当たり前に普段から使っているので忘れがちですが、非常に精密な制御がされている繊細な機器です。
精密機械は、その正しい使い方や構造まで理解している特定の人間だけが使えば、故障するリスクは抑える事が出来ますが、オフィスにある大型複合機コピー機は真逆の使われ方をしています。
不特定多数の人間が、思い思いの使い方をする環境にある精密機械は、利用する中で必ず不具合が発生します。
大型複合機コピー機に起こる不具合は、基本的に素人では手に負えない事が多く、むしろ手を出す事は避けるのが基本です。
そのため専門の知識を持つプロに依頼することになりますが、修理費用・部品代は高額になるため、多くの大型複合機コピー機はリース契約で導入され、同時に保守契約を結ぶ事が大半です。
しかし、機械であるが故にプロが手を尽くしても、結果的に使い物にならなくなるケースがあります。
リース契約は5年から6年の期間に渡るため、使えなくなったら解約出来るのか？解説していきます。
リースとレンタルの違いと保守契約
リースとレンタルの違い
大型複合機コピー機をリース導入している場合、毎月支払うのはリース料です。
このリース料は、機器を使用している対価として支払っているものではありません。
月々の使用料として支払うレンタル料とは、決定的に違います。
リース会社は機器を貸し出す会社ではなく、金融会社です。
リース会社が行うリース契約は、本体代や設置代に加えて、設定費用や運搬費用等の全てを合算したトータル費用で結ぶ事が大半で、この費用を肩代わりして支払ってくれるものです。
肩代わりして貰った費用を、分割して月々支払うのがリース料です。
分割払いとの違いは、金利を加えた総額を支払い回数で割り、支払いが済めば所有権は分割払いの場合にはユーザーに移りますが、リースの場合はリース期間が終了しても、所有権はリース会社に有る状態は変わらず、引き続き利用したい場合は、再リース契約を結びます。
所有権が移らないので、機種代の一部だけを利用量に近い考え方で支払えば済むかと言えば、そんなことはありません。
リースはリース料率が用いられ、総リース額にリース料率を掛け合わせることで、月々のリース料が算出出来ます。
総リース額100万円を5年契約で、リース料率2%の場合、100万円（総リース額）×0.02（リース料率）＝2万円 が、月額リース料になります。
支払総額は、2万円（月額リース料）×60回（リース期間）＝120万円になります。
この支払い費用の中には、機種代＋リース会社の金利手数料や後述する保険料などが含まれています。
通常の分割払でお金を借りて支払っていく方が、メリットは有りそうですが、多くの企業がリースを選択するのは、資産として計上する必要が無いため減価償却が必要無く、リース期間が終了すれば処分費用も掛からず、新たなリース契約で初期費用も無く、最新機種を導入出来る事に魅力を感じているからです。
それに加えて、リース契約と、カウンター料金保守サービス契約を結ぶ事で、大型複合機コピー機を運用する手間を、外部業者に丸投げ出来る事に有ります。
カウンター料金保守サービス契約
大型複合機コピー機は、利用する中でトナーやドラムユニットなど、消耗品を交換していく必要性があります。
これらの消耗品はどれも高額で、通常の電気店などには在庫も置いていません。
冒頭にも書きましたが、精密機械でもあるため、リース期間中の5年から6年の間、ノントラブルで利用出来る事は、基本的に殆ど有りません。
修理はプロが出張して行う為、出張費や技術料が掛かり部品代も高額になるため、1回の修理費用に数十万円の費用が掛かる事も発生します。
これらの費用を全部保証してもらえるのが、カウンター料金保守サービス契約です。
契約期間中なら、どれだけ大量に印刷をしてもトナーは補填され、不具合が起きても別途の修理費用の請求は発生せず、普段のメンテナンスにも訪れてくれます。
カウンター料金保守サービス契約で支払う料金は、カウンター料金と呼ばれ一定ではなく、印刷枚数に応じて請求される事で、このシステムは可能になっています。
カラー1枚20円・モノクロ1枚2円程度に設定されることが一般的ですが、過去の付き合いや導入台数・メーカーや機種によっても契約ごとに内容は異なります。
カウンター料金保守サービス契約は、1枚当たりの料金だけではなく、保守内容や範囲も変わって来ます。
では、リース期間中にプロが手を尽くしても、改善しない場合の対応はどうなるでしょうか？
原則として解約はできず保守契約内での対応になる
リース契約では、原則として契約終了時まで、プリンター、複合機を返品することができません。
リース契約は、コピー機本体の購入をリース会社が代行しているイメージのため、原則、その費用に当たる代金は全額払う必要があります。
そのためこの場合は、契約時に結んでいる保守契約での範囲内で修理をすることになります。
修理は、リースで契約しているプリンター、複合機は通常大型であることが多いため、設置しているオフィス内で行うことが多いです。ハード面での故障の場合は、当日中に修理することができることが多いです。
ただ、修理がシステム面などのエラーに及ぶ場合や、パーツ自体の交換の場合など、技術や工程が必要な場合は、メーカーが修理を行わないといけなくなり、状態復帰までに時間がかかる場合があります。
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直らなかった場合には損害賠償金となるケースも
前述でも述べたとおり、直らず、修理できなくてもリース契約は続きます。契約上、リース契約を契約終了まで原則は解約できません。また、一般的な故障は、原則、利用者の負担となります。
レンタルの場合は機器が使用不能に陥った場合は、原則として機種交換か解約する事が出来ますが、リース契約では機器の保守と修繕義務は契約者にあります。
ただ、故障している状況でオフィスに置いておくのは利用者の負担以外のものではありません。そのようなことに対し、リース会社は損害賠償金の規定を契約書に一般的に、規定しています。
損害賠償金とは、プリンターや複合機の支払い残金などを支払うことを言います。
金額は、契約上の規定の計算式で計算した額になります。
以上のことから、リース契約時の中途解約規定の確認はしっかりしたほうがいいでしょう。気づかないうちに、不利な契約をしてしまう可能性があります。
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料金表で表示されている料金以外はかかりませんので、ぜひご検討ください。
万が一に備えて動産総合保険
動産総合保険とは、故障時にその費用を賄ってくれる保険です。保証期間は原則、リース期間のみです。
保険の適用は、次の時に適応されます。
災害、火災、風災、ガス爆発、落雷、雹災、盗難、いたずら、破壊、落下、水漏れ、追突などがあります。
以上の通り多くの場合に適用されます。また、通常の操作時にあり得る、故意ではない落下や追突でも補償をしてくれますので、ぜひ契約時に入っておくべきです。
ただ、認定は保険会社が行うため、その点は気をつけて対応を行わなくてはいけません。
また、対応できない場合もあります。
例えば、地震や噴火・津波の被害などの広範囲に同時多数発生する場合は、災害に含まれないため保証の対象外です。また、汚れや、傷なども対象外です。
今、日本で問題になっているコンピューターウイルスに関しても損害の対象外になってしまうので、お気をつけてください。
他に特殊な保険適用外のケースでは、「戦争や暴動等の事変」「公権力による差し押さえ等」「原子力被害・損害」「詐欺・横領による損害」等があります。
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