法人こそレンタルプリンタ―を使うべき?その理由をメリット・デメリットから考える

近年では「レンタルプリンター」というサービスを利用して、印刷するための複合機を利用する企業や個人が増えてきています。

ではこのレンタルプリンターは、法人で利用しても大丈夫なのでしょうか。

レンタルプリンターのサービスの特徴をチェックしながら、その答えを確認してみましょう。

レンタルプリンターとはどんなサービス?

通常法人の企業がコピー機や複合機を利用する場合、いわゆる「リース契約」で大型の機器を導入しているのではないでしょうか。

リース契約は非常に高額な大型複合機の初期費用なしで、実質分割の支払いで利用できるというサービスで、ビジネスシーンでは一般的な使い方と言えるでしょう。

中型複合機の性能アップが見逃せない

しかし複合機はある意味デジタル機器の一種であり、そのデジタル機器は年々進化を続けていることは意外と気に掛けられないものです。

特に中型の複合機は各メーカーがさまざまな新機種を送り出しているため、その性能はいまや大型複合機に遜色ないレベルにまでなっているのです。

さらに近年ではそんな中型の複合機を、レンタルプリンターという新しい形で導入することが可能となっています。

レンタルプリンターとはその名の通りプリンターをレンタルで利用できるサービスで、その特徴は圧倒的なコストパフォーマンスにあるのです。

大型機に匹敵する性能を持つ中型複合機を、月額固定のレンタル料金で利用すれば、大幅な経費削減につながります。

レンタルプリンターならではのサブスクとは?

さらにレンタルプリンターサービスには「プリントし放題」といった、インクが使い放題になるサブスク的な料金体系が用意されています。

これを利用すれば、インク代などの消耗品費を気にすることなく印刷が可能となり、月刊の印刷枚数の多いオフィスでは、大きくコストカットが可能となるのです。

レンタルプリンターは「誰」が使うべき?

しかし「レンタル」という使い方をイメージすると、法人にマッチしたサービスなのかどうかガキになる方もいるかもしれません。

確かにレンタルプリンターは個人事業主やSOHO的な仕事をしている人に、非常にマッチしたサービスです。

レンタルプリンターは初期費用が不要なサービスが多いため、それなりに本体価格が高額となるプリンターでも、レンタルプリンターは手軽に使い始めることができるようになります。

しかし、だからと言ってレンタルプリンターが個人やSOHOのためだけのサービスなのかといえば、決してそういうわけではありません。

むしろ、法人こそレンタルプリンターを利用して、更なる経費削減を進めるべきなのです。

レンタルプリンターを法人が使う際のメリットとは

では、レンタルプリンターを法人が使うべき理由とは、どのようなものなのでしょうか。

実は法人がレンタルプリンターを使うことで、数多くのメリットを得ることができるようになるのです。

レンタルプリンターの場合はリースのようなビジネスオフィス向けの大型複合機ではなく、中型複合機が利用できます。

もちろん性能的には大型複合機の方がより多機能で、印刷スピードも早かったりするのですが、実態としてそのスペックはほとんどのオフィスで「オーバースペック」となっています。

そのため、中型複合機に置き換えても、業務的にそこまでパフォーマンスが落ちるわけではありません。

その前提条件の上で、レンタルプリンターが法人に向いている理由を見ていきましょう。

初期費用などを削減し無駄なコストがかからない

まずその理由の一つとなるのが、レンタルプリンターはリースと同様初期費用がかからないというものです。

中型複合機はリースで使われる大型複合機と比較して本体価格は低くなっていますが、それでも多くは減価償却が必要となるレベルの値段となっています。

これを一括で支払わなければならないとなると、気軽に導入するわけにもいきません。

そこでレンタルプリンターを利用すれば、初期費用がかからずに定額の月額料金だけでプリンターの導入が可能となります。

リース料金になると月額になり案外しっかり検討しなくなりがちですが、大型の複合機の本体価格は非常に高額です。

しかしレンタルプリンターで利用する中型機はそれよりはずっとリーズナブルで、初期費用も必要なくさらに月々のレンタル料金もグッとお得になります。

短期での利用が可能

レンタルプリンターの契約は原則的には1ヶ月単位となります。

そのためもし繁忙期や印刷が必要な時期にだけプリンターが必要、あるいはプリンターを増設したいと考えているのであれば、レンタルプリンターの導入がその答えとなるはずです。

リースの複合機はほとんどが5年契約となり、短期だけの利用には対応できません。

その一方でレンタルプリンターの利用は短期でも可能ですから、必要に応じた期間だけ利用するという柔軟性の高い運用が可能となります。

あるいはスタートアップの法人は、プリンターが今後継続的に必要なのかわからないということもあるかもしれません。

そんな時でもレンタルプリンターなら、まずはお試し的に導入して、ビジネスが軌道に乗ってからその後の運用をどうするか検討することも可能となります。

審査がいらない

リースの場合少々厄介となるのが、審査の問題です。

これは支払いに関する信用調査の審査で、場合によってはすでに実績がなければならないなど、思ったよりもシビアな条件だったりします。

そうなるとリースで複合機を導入できなくなり、リースにこだわると新たに複合機が設置不可能ということにもなりかねません。

その点レンタルプリンターであればこのような審査はないため、安心してプリンターの導入が可能となります。

カウンター料金も不要

複合機のリース契約の特徴として挙げられるのが「カウンター代」と呼ばれる、1回の印刷ごとに発生する費用です。

特にカラー印刷をした場合、このカウンター代が1枚10~20円と高額になることもあり、思い通りの枚数が印刷しにくい状況にもなります。

しかしレンタルプリンターにはこのようなカウンター代がないどころか、「プリントし放題」のプランを契約すれば何枚印刷してもインク代が不要となるのです。

レンタルプリンターを法人が使う際のデメリットとは

では逆にレンタルプリンターではなく、リースで法人が複合機を使うべき条件にはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。

機種の性能が若干低い

初めにも説明しましたがリース契約の大型複合機と比べてレンタルプリンターは中型複合機となりますので、若干の性能差はあります。

例えば1枚あたりのプリントスピードは大型機の方が速いですし、肉眼で見てわからない程度の解像度が違う場合もあります。

印刷枚数が多く、印刷スピードの速さが最優先な場合などは、大型機の導入が必要なこともあります。

訪問のメンテナンスが受けられない

リース契約の場合は、カウンター保守という形で高額な保守費用を支払っています。

そのため多くの場合、機器のトラブルやメンテナンスが必要な場合は専属のスタッフが訪問して対応してくれます。

しかしレンタルプリンターの場合、保守契約は月額料金に含まれていますが、訪問でのメンテナンスではなく、電話対応でのサポートとなり、実際の作業は自分でやらなければなりません。

万一それで直らない場合は、本体交換となり本体を送り返して新しいプリンターを受け取ることになります。

もちろん素人でも可能なようにしっかり修理法を教えてくれますが、完璧な保守サポートを望むのであれば、リース契約が良いでしょう。

まとめ

レンタルプリンターは必要十分なスペックを持つ中型複合機をレンタルで利用できるサービスです。

リースではなくレンタルにすることで月額のコストを抑えられるのとともに、リースにはつきもののカウンター料金すら不要となり、インクも使い放題となれば、そのメリットはよりたくさんの印刷をしなければならない法人にこそ向いているとも言えます。

もしいま印刷のための複合機の買い替えや導入を検討しているのなら、ぜひ一度レンタルプリンターも選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。