複合機をオフィスに導入するにあたって、リース契約と一括購入どちらがいいのか、お悩みの担当者の方も多いのではないでしょうか。
リースと一括購入それぞれに強みがあり、用途や規模に応じて使い分けることになります。
この記事では、初期比喩やランニングコストを通して、どちらが最適なのか解説していきます。
複合機導入にお悩みの方は、ぜひ記事をご覧ください。
複合機に限って話をすれば、新品導入ならリースが圧倒的多数
オフィスに導入する大型複合機コピー機は、多くの場合にリースで導入して、カウンター料金保守サービス契約を結んでいます。
複合機にはメンテが必須
大型複合機コピー機は精密機械でありながら、長期間に渡って多くの人に扱われる特性が有り、メンテナンスフリーで故障知らずという事はあり得ません。
そのため、機器本体だけを購入したら費用支払いは終わりでは無く、利用していくのにあたり、消耗品やメンテナンス費用などのランニングコストが掛かってくることが必須です。
トラブルが起こればDIYで修理することは基本的に不可能で、専門知識に精通したプロに依頼することしか出来ません。
利用するうちに必ず起こるトラブルに対して、その都度に業者を探して呼んでいては仕事の継続に支障が出る上に、多額の費用が掛かります。
大型複合機コピー機は持ち運んで修理依頼をする事も出来ないため、設置場所まで出張して貰う必要が有り、出張旅費も含めれば作業だけで完了しても万単位で費用が掛かることは確実で、部品交換等が必要になった場合には、10万円以上の費用が掛かる事も珍しくありません。
消耗品も高額
最も確実に消費する消耗品としては、トナーが挙げられます。
大型複合機コピー機のトナーは機種に依って変わりますが、概ね1本あたり3万円から7万円程度と高額です。
トナーを使い切ってしまえば、複合機は用を足しません。
業務の中断や不都合の回避を考えれば、予備の交換用トナーを準備しておく必要が有ります。
大量に出回っている家庭用のプリンターとは異なり、大型複合機コピー機のトナーは通常の電気店・量販店では扱いが無く、安売りもしていません。
無くなってから探しても、簡単に入手出来ない可能性も有ります。
全色をキープしておくためには、それだけで10万円から機種に依っては20万円以上になり、ストック費用としては大きな負担になります。
だからこそ、カウンター料金保守サービス契約必要
大型複合機コピー機の利用者自身が維持する為には、毎月のランニングコストが定まらず、多額の維持費用と手間が掛かる事を覚悟しなければなりません。
しかし、それでは大型複合機コピー機の販売数は、伸びません。
そこで考えられたのが、リース契約とカウンター料金保守サービス契約のセットです。
高額になる本体代は、リースにする事で安価な月額費用に抑えることが出来ます。
高額になるメンテナンスや修理代・トナー等の消耗品や保守パーツに至るまで、別途費用が掛からないカウンター料金保守サービス契約なら、毎月掛かる費用を一定にする事が出来ます。
カウンター料金は明確な基準が無く、過去の付き合いや印刷枚数によって変わりますし、導入する機種に依っても変わります。
印刷枚数の多いところでは、モノクロ1枚1円・カラー1枚10円程度で、一般的にはモノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度に設定されます。
この費用を支払う契約をしていれば、トナーの消耗具合もインターネット経由で共有されて、トナーが枯渇する前に新品のトナーが送られてくるか、メンテナンスを兼ねて設置場所まで持ってきて貰えます。
利用中に不具合が生じれば、電話一本でメンテナンスのプロが駆けつけ、迅速な復旧対応にあたる事が期待出来ます。しかも、別途の料金が請求されることもありません。
リース時には基本的に自由に機種を選ぶ事が出来ますが、新品に限られます。
新品の大型複合機コピー機を導入するなら、資産扱いされずに必要な費用が経費で処理できて、使うだけで良いリース＋カウンター料金保守サービス契約を、多くの企業がそうしているように選択する方が、大きなメリットが有ります。
中古の大型複合機コピー機を導入するなら、選択肢は購入
新品の大型複合機コピー機を導入するならリースですが、より費用をトータルで抑えたい場合や、開業して間が無く実績に乏しい場合や、過去に金融事故を起こしている前歴があれば、リースの審査が通らないためリース契約は出来ないため、中古品の購入を検討する選択肢があります。
中古品の大型複合機コピー機は、リース契約で導入する事が出来ません。
本体価格は新品よりも大幅に安く、個体差があることは十分考慮する必要が有りますが、百万円単位の価格が当たり前の大型複合機コピー機が、10万円から30万円程度で入手出来る機器があります。
企業の規模によって税制が変わりますが、中小企業なら30万円までの中古大型複合機コピー機を導入しても、数年掛けて減価償却を行わずに、単年一括償却も可能です。
しかし、機器の導入価格は安くても、消耗品は新品と同じように掛かります。
年式が古いタイプだと、新品よりも電気代が掛かる事も多くなります。
最も注意が必要なのは、故障とメンテナンスです。
機器が古く使い込まれているため、新品に比較すれば故障するリスクが格段に増えて、最悪の場合は一回の修理で購入費用を超えるケースも有ります。
中古大型複合機コピー機の販売店が、新品と同じようなカウンター料金保守サービス契約の提供をしている事がありますが、リスクが高い分だけ当然料金は高額になります。
新品リースのカウンター料金保守サービス契約と比較すれば、1.5倍から2倍程度が目安で、モノクロ1枚3円から4円程度・カラー1枚20円から40円程度の設定になっています。
プリンターリースと購入の場合の初期費用
初期費用の項目はリース、一括購入どちらも同じ項目です。
- 本体代金
- 設置、設定費用
基本的にこの2点において初期費用が発生します。
リースの場合、本体代金は月額になりますのでその分安くなり、一括購入は初回に多額の費用を支払うことになります。
遠隔地の場合は運送費、エレベーターのない場合は階段作業費などの設置費用と、PCとコピー機の接続やFAXの送受信設定、LAN環境の設定、設置に費用がかかる場合があります。
本体代金以外にも、結構な費用がかかりますので計算に入れておく必要があります。
初期費用なしのリース契約
複合機のリース契約には月々の支払いに初期費用入っていますので初回の支払いを抑えることができます。
とはいえ、全体で見ると安くなっているわけではないので注意が必要です。
複合機導入にあたって、初期費用を抑えたい場合はリース契約のほうが適しているかもしれませんが、総合的に見るとリース契約のほうが高くつく場合もありますので、利便性に応じてしっかりと選択しましょう。
ランニングコスト比較
複合機を利用するにあたってのランニングコストから考察してみましょう。
リース契約
複合機の耐用年数は5年と決められていることから、リースの契約は5年がもっとも多い期間です。
5年リースでは、1.9～2.0％程度のリース料となり、複合機の印刷速度が高いほどランニングコストも高くなる傾向があります。
平均的な複合機の性能では、7000円～10,000円程度になります。
月々のリース料金は以下の項目で決定します。
- 機能、オプション
- 印刷速度
- カウンター料金
高画質、高速印刷といったオプションを追加すると、高画質な印刷を大量に生産することができる代わりに、月額料金が割増になります。
リース契約にてランニングコストを抑えたい場合は、オプションをあまりつけず、高画質印刷や枚数を控えることがもっとも効果的です。
結局どちらが得なのか
複合機の導入は、現金一括とリース、結果的にどちらが得なのでしょうか。
金銭面だけでなく、総合的な視点で見ていきましょう。
一括購入
- 手数料がかからない
- 所有権があるので気兼ねなく使える
- 購入代金がかかる
- 固定資産税、動産保険などあらたな支払いが発生する可能性がある
現金一括購入のメリットは、所有権を得ることができる、という点に尽きます。
借り物ではないので、自由に使えますし売却することもできます。
デメリットは、初回の購入代金や複合機の価格次第でかかってくる固定資産税です、
リースと違い会計を経費精算できない場合もあり、必ずしも現金一括購入のほうがいいとは言えないのです。
リース
- 新品を使うことが出来る
- ランニングコストの把握が容易
- 中途解約ができない
- トータルコストは高くなる
リース契約は新品をリース会社を通じて、ローンで購入するのと同じことです。
そのため、最新式の複合機を使うことができます。
もっとも先端のテクノロジーを搭載した複合機は、今まで出来なかったことが幅広くできるようになるため得られるメリットは殊の外大きなものです。
カウンター、保守代金込みの月払いになりますのでランニングコストの把握が容易になります。
リースは固定資産に計上されず、経費に充てることができるので節税対策としても有効です。
デメリットは、一括購入よりも割高になる点です。
とはいえ、経費に充てることができることを考えるとトータルで考えるとさほどデメリットでないこともあります。
一括購入の最大のメリットは所有権が得られることで、リース契約のメリットは節税対策にも使えることです。
使い方や、視点の差によって一概にどちらが得とはいえませんが、所有権と節税で覚えておいてケースにあわせて最適な選択をするのが良いでしょう。
結論－リース出来ない事情があるならレンタルも視野に
新品の大型複合機コピー機を導入するなら、リース契約でカウンター料金保守サービス契約をする方が、手間が掛からず毎月の経費を標準化できて、本来の業務に集中出来ます。
事情があって購入する場合は、新品を百万円単位で導入して、保守も自分で行う事は合理的ではありません。
費用面で中古の複合機を導入する場合も、保守費用を考慮すれば博打に近い側面を否定できません。
「リース」「購入」以外にも、複合機の導入には「レンタル」という選択肢があります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、月額レンタル料だけで、カウンター料金や初期費用も無くメンテナンスも受けられ、リースのカウンター料金保守サービス契約に近いサービスが安価に利用する事が出来ます。
必要が無くなれば、契約を打ち切ることが出来て、「リース」の場合に掛かる違約金や残債の一括支払いも無く、「購入」の場合に掛かる処分費も掛かりません。
