複合機をリースで導入する場合、大半は5年程度の長期間になります。期間中は原則として解約は出来ません。一旦契約を結んだら簡単に変更する事は困難な為、注意深く慎重な対応が必要です。
契約書が作成される前に出てくる見積もり書は、直接本契約の内容に反映される重要なものです。
複合機の見積書の注意点・ポイントをご紹介します。
Contents
契約内容について
営業マンのお任せで見積書を依頼するのは、無駄が多く合理的ではありません。
使い方やニーズ・価格など、当初から出来る限りの要望を伝える事が大切です。
機種
複合機の営業マンは、ほぼ例外なく売りたい機種やプランを持っています。その背景は色々ですが、出来る営業マンなら要望を把握した上で最適な提案を出してきます。
商談した内容と見積書に提示された機種が異なっていないか確認しましょう。メーカーが同じだから機種詳細に気を留めないのは要注意です。下位機種になっていないか確認してください。
リース期間
一般的に大型複合機コピー機のリース期間は、法定耐用年数に合わせて5年間が契約期間になっている事が多いです。ただ、期間が長い方が金利手数料を上乗せ出来るので、リース会社にとっては収益に繋がり、代理店へのマージンも上がります。
見積書に提示された契約期間が、当初の商談通りになっているか確認してください。
見かけ上はリース期間が長期になれば、月々の支払いも減少することになり、複数の代理店から見積書をとる場合には、リース契約期間を同じに揃える事は特に重要なポイントです。
設置費
大型複合機コピー機の搬入設置は素人には困難です。多くの場合機器本体に含まれている事が多く、見積書での記載を確認してください。撤収費も併せて確認が必要です。
自社のパソコンと接続したり、LANに組み込んだりする設置費・設定費はケースバイケースですが、込みなのか別途なのかも見積書内に記載があることを確認してください。
保守について
大型複合機コピー機は、毎日使う複雑な精密機械です。リース期間中には必ずトラブルがあることは避けられません。そのため、リース期間中の保守契約を結ぶ事は必須です。
保守契約の種類には、「カウンター保守方式」・「キット保守方式」・「年間保守方式」・「スポット保守方式」があります。
カウンター料金
リース契約期間中の保守の中で最も選ばれているのは、「カウンター保守方式」です。
印刷枚数に応じて、モノクロとカラーでそれぞれ設定した1枚あたりの料金を、リース料とは別途加算する保守契約です。最低枚数の基本料が設定されていて、全く使わない月でもカウンター料金は掛かってきます。契約を交わしたカウンター料金の単価も契約中の変更は基本的に困難であり、見積書の中で確認するポイントの一つです。
保守サービスの範囲
保守サービスがどこまでカバーしているか？見積書で明記されている事を確認してください。
カウンター保守契約の場合は、契約内容により異なりますが、消費したトナー代金に加えて、点検・修理・サービスマンの出張費用・部品代・修理に伴う搬送費も一般的に含まれています。
見積書にきちんと明記されている事を確認してください。
保守サービスの内容については、実際に使ってから発生する最も多いトラブルです。
オプションについて
リース契約は新品の大型複合機コピー機を導入します。標準で装備されていない機能でも、オプションで可能なら合理的に仕事を進めるために、欲しい機能の追加を検討することが出来ます。
オプションを重ねてする契約ほど金額は上がり、販売する代理店のマージンは増えます。
必要なオプションの記述があり、不要なオプションが記載されていないか？見積書の詳細をチェックしてください。
主な大型複合機コピー機オプションを、以下に羅列します。
（標準機能になっている機種もあります）
LAN機能
ネットワークに接続する機能です。
メモリー増設
扱うデータが大きな場合に、処理スピードを上げます。
OCR
手書きの文字や印刷文字をデジタル化します。
ICカードリーダー
IC認証カードで情報漏洩と使用者を管理できます。
フィニッシャー
資料をホチキス止めします。
給紙カセット
使える用紙トレイの種類を増やします。
