プリンターのコスト削減ならリースよりもレンタルを選ぶべき理由

2020年11月18日2023年4月17日

複合機を社内で使う場合、リース契約を結ぶのが一般的ですがプリンターも同じようにリース契約していませんか？

数百万円もする高額な複合機であればリース契約が有効かもしれませんが、本体価格がさほど高額でない場合は、リースよりもレンタルのほうが安く、かつ都合よく使うことができます。
プリンターはコピー機ほどではありませんが、比較的ランニングコストがかかる備品です。部署内のコスト削減を考えるなら、まずは複合機まわりから見直してみませんか？この記事ではリースとレンタルのランニングコストを比較し、より適切なプリンターの使い方を提案したいと思います。

プリンターのランニングコストをできるだけ安く上げたいと思っている担当者の方は、ぜひご参考にどうぞ。

リース契約はリース代金のほかにカウンター保守代金がかさむ

リース代金が思いの外高いなぁと思ったことはありませんか？ご存知の方も多いかと思いますが、リースには本体のリース料の他に、カウンター保守代金といって、メンテナンス、と印刷1枚あたりのランニングコストが加算されているのです。

このカウンター保守代金の相場は、モノクロで一枚あたり1円～2円、カラーで1枚あたり10円～20円となっていますので、カラー1000枚ほどの印刷で10000円～20000円のカウンター保守代金が発生します。

リース代金の相場は、8000円～20000円といわれていますので月1000枚程度印刷する場合は、18000円～30000円位はかかることになります。枚数が増えると当然、料金も加算されていきますので、枚数が多ければ多いほどランニングコストがかさんでいくということになります。
月1000枚の印刷はそれほど多い枚数ではないと思いますが、プリンターレンタルは定額10000円からありますので、月1000枚程度の印刷でもリースよりレンタルのほうが割安ということになります。

もう少し具体的に、リースとレンタルのコストを比較

オフィスや店舗などの働く現場を開設するのにあたり、何の疑問も持たない条件反射に近い状態で、大型複合機コピー機をリース契約で導入する企業や事業所も数多く有りますが、既に柔軟な発想を持った、事業効率向上と経費削減の両立を図る企業では、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスの導入が増えています。

選択する決め手になっている、具体的な印刷経費コストを、両者比較してみましょう。

リース契約導入の大型複合機コピー機

大型複合機コピー機をリース契約して、カウンター料金保守サービス契約を行っている場合の月額印刷経費は、「月額リース料」＋「カウンター料金」です。

月額リース料は、連続印刷枚数の能力が機種代に反映されるため、リース期間と併せて計算されて、異なってきます。

連続印刷枚数は、1分間に何枚印刷出来るか？という能力ですが、待ち時間の事は全然気にしない！という場合でも、目安になる数値があります。
プリンターの耐久性は、連続印刷枚数で変わる事が多く、そのため症例月間印刷枚数が目安になります。

相関関係と金額を表にすると、概ね以下の様になります。

連続印刷枚数	月額リース料相場	推奨月間印刷枚数
20枚/分	10,000～18,000円	1,000～3,000枚
30枚/分	12,000～18,000円	3,000～6,000枚
40枚/分	16,000～23,000円	6,000～10,000枚

リース料相場に幅があるのは、リース期間に差が有る場合や、メーカーの違いによる価格差などがあります。

松竹梅のグレードが有る中で、多くの会社に選ばれている売れ筋は、1分間に30枚から35枚程度の機種です。
仮に5年契約で月額18,000円のリース料だったとすれば、月額リース料18,000円×5年（60回）＝1,080,000円の費用を支払っている事になります。

この月額リース料の金額は本体の支払いのみで、印刷に必要なランニングコストは別に支払う必要が有ります。

カウンター料金はリース契約時に決められ、一旦契約した後ではリース期間中に変更は出来ません。
この料金単価は過去の付き合いや、月に行うおおよその印刷枚数・販売店が無理しても獲りたい案件か？などで変わってきます。また、機種のメーカーによっても大きな差が付く事があります。
一般的なオフィスでは、概ねモノクロ1枚2円・カラーで1枚20円程度になっています。

その場合、月にカラー3,000枚を印刷する事業所を計算してみましょう。

月額リース料　18,000円＋カウンター料金　20円×3,000枚＝月額印刷経費　72,000円になります。この場合の印刷コストは、1枚当たり24円になります。

また、印刷を全くしなかった場合や、印刷枚数が少ない場合でも、カウンター料金保守サービス契約には最低料金が存在しています。
前述の契約内容の場合、モノクロだけ1,000枚印刷しても、カウンター料金は2,000円にしかなりませんが、最低料金が3,000円に設定されていれば、支払い月額カウンター料金は3,000円になり、月額リース料と合わせた月額印刷経費は、結局21,000円を支払う必要が出てきます。
この場合の印刷コストは、1枚当たり21円になります。モノクロ印刷という事を考えれば、コンビニで印刷するよりも随分高価になりますね。

「プリント革命」レンタルプリンターサービス

「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを利用した場合の月額印刷経費は、イコール「月額レンタル料」のみです。

ニーズに応じて、ビジネスインクジェットプリンター複合機や、フルカラーレーザー複合機など豊富なプランが用意されています。

たとえば、リース契約と同様のカラー印刷3,000枚を、「プリント革命　BIJ-C8ライトプラン」をレンタルして行った場合は、月額印刷経費はレンタル料の5,000円になります。1枚当たりのコストは、1円60銭程度になります。

リース契約プリンターの月額印刷経費コスト72,000円と比較すれば、削減出来る月額の差額は67,000円にもなります。
単純に年間の12ヵ月で計算すれば、削減金額コストは804,000円になり、5年間では4,020,000円にもなります。この金額は、支払うコストでは無く、削減出来る計算上のコストです。

カウンター料金は、カラー印刷とモノクロ印刷で大きな差が有るため、会社によってはカラー印刷を禁止したり、許可制などにしたりして、経費削減に努める事も有ります。
しかし、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスなら、規定枚数内のモノクロカラーを問わず月額印刷経費に変更が無いため、必要なカラー印刷やコピーに躊躇する必要が無く、仕事の質も向上が期待出来ます。

リースは5年以上の長期契約が前提。途中解約には違約金も

リースは基本的に5年以上の長期契約を前提としています。
リース料金だけでも5年の月日をかけてかなりの金額を支払うことになっています。
リース会社が購入にあてた本体の代金を回収し、プラスにする必要があるのでこのような長期契約が前提となっているのです。カウンター保守代金も合わせてようやくプラスになる、といった具合です。

そのような事情のため、途中解約は基本できないようになっています。もし途中解約をする場合は、残りの残金を支払うことで契約解消できることもあります。

大きなプリンターが必要ない小規模運用で、かつ長期利用の前提がない場合、リース契約のメリットはほぼ無くなるといってもいいでしょう。
プリンターはリース契約よりもレンタルのほうがコスト削減の観点からみても分がありそうです。