コピー機をリース契約する場合は、一般のリース契約のほかに保守・メンテナンス契約が必要となります。
本体のリース契約は本体の料金を契約した年数分で月割りするもので、これはあくまで本体を使うための契約となります。
しかし実際にコピー機をリースする場合、別途「保守・メンテナンス契約」が必要となるのです。
この保守・メンテナンス契約は慣れていないとあまり聞き慣れない契約で、どのようなものかわからずに契約してしまうと、あとから失敗したと後悔してしまうことにもなりかねません。
今回は保守・メンテナンス契約の種類と、どの契約を選ぶべきががわかるようにそれぞれの特徴を紹介していきます。
コピー機のリースで必要な保守・メンテナンス契約とその種類
コピー機は精密機械と言える機器となりますので、定期的なメンテナンスや故障した場合には修理が必要となります。
さらにコピー機や印刷するためのトナーやインクをはじめとする消耗品が必要で、インクやトナーが切れたら補充しなければならず、それ以外にも定期的に交換が必要な消耗品があります。
このような消耗品やメンテナンスのための費用はコピー機の基本契約には含まれていないため、基本契約以外に保守・メンテナンス契約が必要となります。
この保守・メンテナンス契約には大別して「キット方式」と「カウンター方式」の二種類があり、それぞれにメリットデメリットがあるのです。
ではこのキット方式とカウンター方式の保守・メンテナンス契約とは、一体どのような内容なのでしょうか。
コピー機のリースの際の「キット契約」とは？
まずはじめにキット契約とは何かについて説明していきましょう。
トナーキットを購入するキット契約
キット契約とは「コピーキット契約」とも呼ばれる保守・メンテナンス契約で、トナー料金に保守費用が含まれているという形になります。
トナーというのはコピーをする際に転写する材料で、モノクロコピーの場合は黒一色、カラーコピーの場合は4色のトナーが使われます。
わかりやすく言えばインクジェットプリンターのインクのような役割を果たすもので、コピーするたびに消費される消耗品となります。
トナーは消耗品ですから、なくなったら随時交換しなければなりません。
さらにインクジェットプリンターの交換インクのように手軽に家電店などで購入できるものではなく、業務用でリースされるコピー機のトナーは原則的にリース会社などのコピー機の取り扱い業者から入手することになります。
コピー機のリース契約の際に保守・メンテナンス契約を結ぶ方法の一つとして、このトナーを交換する料金の中にメンテナンス費用などが含まれるトナーとメンテナンスがパッケージングされた「トナーキット」を購入するというのが、このキット契約となります。
そのためキット契約はトナーを交換するたびに料金が発生するのが基本となるため、毎月定額で料金を支払うという形式ではありません。
さらに万一契約したリース会社以外からトナーを購入した場合、保守・メンテナンスが受けられなくなるので注意が必要です。
キット契約のメリットとは
トナーキットを契約するメリットは、トナーを購入しなければ費用がかからないという点にあります。
キット契約はトナーを購入した際にだけ保守・メンテナンスを含めた料金が請求されるため、トナーが減らなければ保守・メンテナンス料金も不要と言うことになるためです。
カウンター方式の場合は毎月一定のカウンター料金を支払わなければなりませんが、キット方式であれば定額で支払う負担は発生しません。
キット契約のデメリットとは
しかし当然ですがトナーがなくなってしまえば新しいトナーを補充しなければならず、トナーキットが切れてしまうと保守・メンテナンスが受けられなくなってしまいます。
さらにトナーキットの料金は保守・メンテナンス料金を含みますので、後述のカウンター料金と比べると高くなっていますので、交換時の費用の負担は重くなります。
これがキット契約のデメリットと言うことになるでしょう。
コピー機のリースの際の「カウンター方式」とは？
では続いてもう一つのカウンター方式についてみていきましょう。
原則的にコピー機のリース契約に付随する保守・メンテナンス契約のほとんどが、このカウンター方式となっています。
つまりキット方式と比べてカウンター方式のほうが、リースされる側にとってのメリットが大きいということになるため、このカウンター方式が使われているのです。
カウンターで印刷した枚数を数えて金額が決まる
カウンター方式は月々固定の基本料金にプラスして、印刷枚数ｘ印刷単価を支払うという仕組みです。
例えばひと月の基本料金が1,000枚の印刷をした場合、契約した印刷単価が5円だとしたら
10,000+1,000ｘ5＝15,000円
がその月の保守・メンテナンス費用となります。
さらにこのカウンター方式の場合は、基本料金の中に一定数の印刷枚数を含む場合もあり、この契約では含まれる枚数から実際の印刷枚数を超えた枚数だけ、印刷単価をかけて追加して支払うということになります。
カウンター方式のメリットとは
ではこのカウンター方式の場合のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
まずは料金の中に消耗品費が含まれていますから、万一のトラブル時やトナーが切れた時などに、急に大きな出費が発生しないと言うことがあげられます。
さらに保守のためのメンテナンスが定期的に行われるのも、このカウンター方式のメリットとしてあげられます。
月に一回など間隔を空けずにメンテナンスが入るため、汚れなども定期的に除去してもらえますから、印刷品質が悪いまま放置されると言うことがありません。
カウンター方式のデメリットとは
一方カウンター方式のデメリットとしては、大量にカラー印刷をした場合の料金が高くなってしまうことにあります。
カラー印刷は一枚あたりの印刷単価が高めに設定されていることが多いため、あまりに大量にカラー印刷をしてしまうと思った以上の出費になってしまう可能性もあります。
逆に印刷枚数が少なすぎる場合も、カウンター方式の場合はコストパフォーマンスが落ちてしまいます。
もし全く印刷をしなかった場合でも基本料金がかかるため、これもデメリットの一つとしてあげられます。
キット方式とカウンター方式のどちらがお得かは使い方によって決まる
ではコピー機をリースする場合、キット方式とカウンター方式のどちらを選ぶのが正解でしょうか。
結論から先に言えば、ほとんどの企業が選択しているカウンター方式が、一般的な企業にとってベストな選択となります。
キット方式はトナー交換時に料金が発生するという仕組みですから、支払うタイミングや金額が大きく変動するため、急な出費が発生してしまいます。
さらに1枚あたりの印刷でトナーをどれだけ消費するかというのも、原稿によって変わってくるため、文字数やカラーの部分が多いとなると、トナーを大量に消費して、頻繁にキットを購入しなければならなくなります。
文字数が少なく、月の印刷枚数が非常に少ないという特殊な使い方をするオフィスであればキット方式がお得になりますが、一般的な使い方をするオフィスであればほとんどのケースでカウンター方式の方がお得になります。
まとめ
コピー機のリース時には基本料金の他に保守・メンテナンス契約が必要となり、これには二つの方法があります。
オフィスでのコピー機の使い方によっていずれかを選ぶかを決めることになりますが、ほとんどの場合カウンター方式を選択することになります。
ただしオフィスでのコピー機の使い方をまずはしっかり把握し、リース会社にどちらの方式がベストなのかを相談するなどして、適切な契約をするように心がけてください。
