大型複合機は必要?中型複合機をレンタルプリンターという選択肢も要検

多くのオフィスがコピーやパソコンからのプリントのために活用している、大型の複合機は本当に必要なのだろうかと疑問に感じたことはありませんか?

近年では中型複合機の性能が上がってきていて、この二つの差は非常に小さなものとなっています。

しかし「リース契約」によって大型複合機を導入していると、つい新しい形態に置き換えることをリスクと感じてしまうこともあるはずです。

そこで今回は大型複合機と中型複合機のメリットデメリットをチェックしながら、中型複合機を「レンタルプリンター」として利用する方法について、紹介していきます。

大型複合機のメリットとは

ではまず大型複合機のメリットについて見ていきましょう。

大型複合機は大型の本体サイズを活用して、大量の用紙をストックできたり、その用紙を高速で印刷したりすることが得意な機械です。

さらに使い方によっては便利で多彩な機能を搭載しているモデルもありますので、使い方によっては効果的に活用できる機械です。

高速で大量に印刷できる

複合機は大きめなオフィスで大量にコピーやプリントをする際にも、しっかりとそのキャパシティーに対応できるような設計となっています。

そのためプリントスピードが速かったり、すぐに用紙切れにならないように大量のコピー用紙をストックしておけたりと、ヘビーな使い方にも対応できるような構造となっています。

ビジネスタイムの中の多くの時間でコピーやプリントをし続けているような場合に、期待に応えてくれるというのが、大型複合機の得意とする使われ方と言えるでしょう。

プリンターにない機能もある

複合機というのは原則的に、

  • コピー(モノクロ/カラー)
  • プリント(モノクロ/カラー)
  • スキャナー
  • FAX

といった複数の機能を利用できる機器ということになります。

その中でも「大型」と呼ばれる複合機は、それ以外の特殊な機能を用意している場合もあります。

例えば自動的に枠を消したり、人感センサーで近づくだけで待機から復帰したり、あるいはプリントした紙を自動的に冊子に製本してくれるような機能を持つ大型複合機すら用意されています。

このように大型機ならではの機能を持った複合機が必要なオフィスでは、有意義に使えるといっても良いでしょう。

1枚あたりの印刷単価は安い?

単純に一枚あたりのプリントコストを比較すると、大型複合機の方が安く済む場合が多くなっています。

そのため同じように1枚ごとに料金が発生するのであれば、大型複合機の方が大量に印刷した場合コストが安くなることもあります。

ただし、中型機を「レンタル」する場合は、1枚ごとの印刷に対して費用がかかるのではなく、定額制の使い放題の場合もあり、そうなると1枚あたりのコストが必ずしも安くなるとは限りません。

大型複合機のデメリットとは

では次に大型複合機のデメリットを見ていきましょう。

現実的に言えば、大型複合機の性能は一般的なビジネスオフィスにおいては「オーバースペック」となり、コストに対して使いこなすことが難しい機械なのです。

リースのコストが高い

大型機というのはそもそもの本体価格が非常に高く、リースという形式で月々で分割してもそれなりに経費の負担になるのも事実です。

さらに本体価格にプラスして「カウンター料金」と呼ばれる、1枚印刷ごとにカウントされる印刷費、そしてそれにプラスされる保守契約費が必要となるため、印刷枚数が増えるとかなりのコスト的負担となってしまいます。

1台のみの運用の場合渋滞や混ざったりする

大型複合機の印刷業務に対する処理能力は非常に高く、素早く大量の印刷ができるのが特徴となります。

しかしオフィスでの実際のオペレーションを考えると、複数の人が一斉に異なる書類をプリントした場合、前の人の印刷待ちでしばらく時間をロスしてしまうこともあり得ます。

さらに複数の書類を一斉にプリントすると、異なる人が印刷した書類が順番に混ざってしまい、印刷物をあらためて仕分けし直さなければならないといった余計な作業も発生してしまいます。

可能であれば複数の複合機を設置するのが問題解決となりますが、本体価格の高い大型複合機を1つのオフィスに2台以上置くのは現実的ではありません。

大型複合機は場所を取る

大型複合機は本体サイズが大きいため、設置場所が限られてきます。

ある程度のスペースが必要となりますし、限られたオフィスのスペースを圧迫してしまいます。

さらに設置場所が限定されるため、広めのオフィスの場合は印刷したものを取りに行くための効率の良い動線が作れずに、時間をロスしてしまうこともあります。

中型複合機のメリットとは

次に中型複合機のメリットを見ていきましょう。

ローコストでプリントができ経費が節約できる

中型の複合機は、ある意味業務用というよりも一般ユーザーが使う「民生用」の複合機ということができます。

具体的に言えば大型複合機は家電ショップで売られているのを見ることはほとんどないのですが、中型複合機は大型店の家電ショップの店頭に並んでいることもあります。

そのためまず本体価格がリーズナブルなものとして設定されているというのが、本体コスト面での特徴となります。

場所を取らずに設置可能

中型複合機はサイズが大型の半分以下程度となるため、置き場所に困らないというのも大きなメリットです。

大型複合機は基本的には専用スペースを用意しなければなりませんが、中型の場合は設置方法を工夫すれば空いたデスクやラックの上に設置できますので、使いやすい場所に設置可能です。

そのためオフィスの中でも社員がすぐに取りに行けるような場所に置けますから、業務の効率化にも貢献します。

基本機能は大型と遜色なし

中型複合機と聞くとどうしても大型複合機よりも性能が劣ると考える方もいるかもしれません。

しかし現実的にはこの二つの機能には、実用的な大きな違いがあるとは言えません。

中型複合機のほとんどは大型と同じ「レーザー方式」でプリントしますので、そのプリント品質はほぼ同じか、肉眼で見る分にはわからない程度の違いしかありません。

もちろんスキャンやFAX機能に関しても、スタンダードな機能の多くは共通となっています。

よほど特殊な使い方をしない限りは、中型機だからと言って不便になることはほとんどありません。

中型複合機のデメリットとは

このように中型複合機は、中型だからと言って大型と比較して大きく劣る部分は少ないと言えます。

しかしあえてデメリットを見るとしたらどのような部分となるのでしょうか。

基本機能以外の特殊な機能がない

中型複合機のデメリットとなるのが、複合機としての基本機能以外の特殊な機能がほとんどないことでしょう。

先ほど大型機で紹介した印刷物を自動的に製本するような特殊な機能は中型機には用意されていません。

そのためそのような特殊な機能がどうしても必要な場合には、大型複合機を選択するべきということになります。

中型複合機を大型並みに活用する方法

このように、複合機としての基本的な使い方をする分には大型複合機よりも中型複合機の方が、よりリーズナブルに利用できると言えます。

しかし印刷枚数が非常に多いようなオフィスの場合は、中型複合機一台では不安と感じることもあるかもしれません。

そんな時には、発想の転換をしてみてはいかがでしょうか。

例えば中型複合機一台だけで不安であるのなら、二台設置することでよりメリットが得られるようになります。

中型機を2台設置すれば印刷できる枚数は単純計算で二倍になります。さらに先ほど説明した印刷待ちのタイムロスや、印刷物が混ざって混乱することも避けられます。

レンタルプリンターサービスを活用する

もし大型複合機を中型に置き換えることを検討しているのであれば、レンタルプリンターを利用するという方法も選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。

レンタルプリンターはひと月単位でプリンターをレンタルできるサービスで、リースと同様本体を購入する必要がありません。

レンタル料金は大型複合機のリースと比較すると断然お得な価格設定となっている上、プリントし放題サービスを使えば何枚印刷しても定額料金で固定できるため、リースと比較すれば圧倒的なコストダウンが可能となります。

もしレンタルプリンターが気になるようであれば、一度詳細を問い合わせてみてはいかがでしょうか。

想像以上のコストダウンと、業務改善が実現するかもしれません。