一般的なコピー用紙は、一束で500枚が入っています。
設置してあるオフィスによって利用状況は大きく変わりますが、概ね1ヵ月に5冊から6冊の新たな封を切って、用紙をトレイに挿入しているケースが多いと思います。
大型複合機コピー機には複数の用紙トレイがあり、様々な種類のサイズ用紙を格納する事ができますが、実際に高頻度で用紙トレイに補充をしているのは、圧倒的にA4サイズが多くありませんか？
A4サイズよりも大きなB4やA3サイズは、いつまで経っても用紙補充しなくても無くならないのに比較して、A4サイズの用紙の利用頻度が高い事が伺えます。
そうなると・・・本当にA3サイズが印刷できる、大型複合機コピー機が必要なのか？という疑問が生じますよね。
A4サイズまでに割り切れば大型複合機コピー機は必要無く、中型複合機コピー機で十分に対応が可能で、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを利用すれば、毎月の印刷経費を大幅に削減できるだけでなく、数多くのメリットがあります。
オフィスに大型複合機は本当に必要なのか？使い勝手の良い中型複合機をリース契約ではなく、レンタルプリンターサービスで利用する選択肢も検討の余地が大いにあることを検証して解説します。
大型複合機のメリットとは
ではまず大型複合機のメリットについて見ていきましょう。
大型複合機は大型の本体サイズを活用して、大量の用紙をストックできたり、その用紙を高速で印刷したりすることが得意な機械です。
さらに使い方によっては便利で多彩な機能を搭載しているモデルもありますので、使い方によっては効果的に活用できる機械です。
高速で大量に印刷できる
複合機は大きめなオフィスで大量にコピーやプリントをする際にも、しっかりとそのキャパシティーに対応できるような設計となっています。
そのためプリントスピードが速かったり、すぐに用紙切れにならないように大量のコピー用紙をストックしておけたりと、ヘビーな使い方にも対応できるような構造となっています。
ビジネスタイムの中の多くの時間でコピーやプリントをし続けているような場合に、期待に応えてくれるというのが、大型複合機の得意とする使われ方と言えるでしょう。
プリンターにない機能もある
複合機というのは原則的に、
- コピー（モノクロ/カラー）
- プリント（モノクロ/カラー）
- スキャナー
- FAX
といった複数の機能を利用できる機器ということになります。
その中でも「大型」と呼ばれる複合機は、それ以外の特殊な機能を用意している場合もあります。
例えば自動的に枠を消したり、人感センサーで近づくだけで待機から復帰したり、あるいはプリントした紙を自動的に冊子に製本してくれるような機能を持つ大型複合機すら用意されています。
このように大型機ならではの機能を持った複合機が必要なオフィスでは、有意義に使えるといっても良いでしょう。
1枚あたりの印刷単価は安い？
単純に一枚あたりのプリントコストを比較すると、大型複合機の方が安く済む場合が多くなっています。
そのため同じように1枚ごとに料金が発生するのであれば、大型複合機の方が大量に印刷した場合コストが安くなることもあります。
ただし、中型機を「レンタル」する場合は、1枚ごとの印刷に対して費用がかかるのではなく、定額制の使い放題の場合もあり、そうなると1枚あたりのコストが必ずしも安くなるとは限りません。
大型複合機のデメリットとは
では次に大型複合機のデメリットを見ていきましょう。
リースのコストが高い
大型機というのはそもそもの本体価格が非常に高く、リースという形式で月々で分割してもそれなりに経費の負担になるのも事実です。
さらに本体価格にプラスして「カウンター料金」と呼ばれる、1枚印刷ごとにカウントされる印刷費、そしてそれにプラスされる保守契約費が必要となるため、印刷枚数が増えるとかなりのコスト的負担となってしまいます。
1台のみの運用の場合渋滞や混ざったりする
大型複合機の印刷業務に対する処理能力は非常に高く、素早く大量の印刷ができるのが特徴となります。
しかしオフィスでの実際のオペレーションを考えると、複数の人が一斉に異なる書類をプリントした場合、前の人の印刷待ちでしばらく時間をロスしてしまうこともあり得ます。
さらに複数の書類を一斉にプリントすると、異なる人が印刷した書類が順番に混ざってしまい、印刷物をあらためて仕分けし直さなければならないといった余計な作業も発生してしまいます。
可能であれば複数の複合機を設置するのが問題解決となりますが、本体価格の高い大型複合機を1つのオフィスに2台以上置くのは現実的ではありません。
大型複合機は場所を取る
大型複合機は本体サイズが大きいため、設置場所が限られてきます。
ある程度のスペースが必要となりますし、限られたオフィスのスペースを圧迫してしまいます。
さらに設置場所が限定されるため、広めのオフィスの場合は印刷したものを取りに行くための効率の良い動線が作れずに、時間をロスしてしまうこともあります。
中型複合機を導入するメリットとは
それまでのリース契約で大型複合機コピー機を利用するよりも、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスで中型複合機をレンタルする方が、数多くのメリットがあります。
コスト削減
1分間に40枚程度の印刷能力のある大型複合機コピー機を、月額20,000円のリース料・カラーのカウンター料金が1枚10円と、かなり下を見た見積もりで月に1万枚印刷した場合の経費を計算してみましょう。
（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円
で、消費税を加算すれば132,000円が1ヵ月に支払う印刷経費になります。
これを「プリント革命」のレンタルプリンターサービス、中型複合機の＜CL-B30プラン＞に乗り換えた場合、月額レンタル料の税込33,000円で納める事ができます。
印刷経費を単純計算すれば、リース契約で印刷するのに比較して1/4になるということになりますね。
オフィススペースを有効活用
中型複合機にスイッチすれば、限られたオフィスを有効活用できます。
占有スペースが大型複合機コピー機と比較して中型複合機は大幅に小さく、デスク横などの限られたスペースなどにも設置が可能で、2台設置しても大型複合機コピー機1台よりも遙かに小さな面積しか専有しません。
2台導入して導線を分散させることで、より効率的に仕事が進められて業務効率向上も期待出来ます。
ちなみに、2台導入しても掛かる経費は66,000円ですから、先述のリース導入の大型複合機コピー機の計算と比較すれば、印刷経費は半額になります。
中型複合機2台体制でデメリットはほぼ無い
中型複合機2台をレンタルする事で、大型複合機コピー機にしかないメリットはA3サイズなどのA4サイズを上回る印刷ができない事を除けば、メリットしかありません。
先の計算でも解る様に、2台レンタルプリンターサービスの中型複合機を導入しても、リース契約の大型複合機コピー機よりも印刷経費は大幅に削減できます。
リース契約は途中解約できませんから、契約期間満了まで支払い続けるしかありませんが、普段の仕事で使う印刷はレンタルプリンターサービスの中型複合機2台に集約すれば、希にあるA3サイズなどの印刷に利用価値が残り、カウンター料金も最低設定金額で収まります。
印刷速度はどうなる？
1分間に40枚の印刷が可能な高性能の大型複合機コピー機をリース契約している場合は、中型複合機にするのには印刷速度と業務効率で躊躇していますケースがありますが、2台導入することで問題は全く無くなります。
たとえば先の＜CL-B30プラン＞では、1分間に印刷できる枚数は31枚ですが、2台導入する事で同時稼働すれば60枚を超えます。
たとえば、1,200枚の印刷を行う場合、1分間に40枚のリース契約の大型複合機コピー機では30分程度が掛かりますが、＜CL-B30プラン＞を2台フル稼働すれば20分掛かる事無く終了します。
1分間に60枚を超える大型複合機コピー機も存在していますが、本体価格は遙かに高額になり、月額リース料も当然高額になります。
この速度が、プリント革命のレンタルプリンターサービスの中型複合機2台なら半額程度の印刷経費で導入ができて、業務効率向上とコスト削減を両立します。
業務効率向上
＜CL-B30プラン＞は、複合機に求められる・コピー・スキャン・FAX等の機能も当然備わっています。
2台設置する事で、同時に全く異なる仕事を進行することが可能になり、業務効率も向上します。
1つだった導線が、2つに分散する事で得られるのも業務効率向上に繋がります。
故障リスクへの対応
複合機は精密機械であり、利用中のトラブルを完全に避ける事はできません。
リース契約の大型複合機コピー機で保守契約を結んでいても、故障した場合にはサービスマンの到着を待つ必要があり、それまでは確実に業務が止まります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスで中型複合機2台体制にすれば、同時に故障する事態は殆ど考えられず、仮に1台が故障してももう一台が稼働しているため、仕事を止めません。
業務効率アップには大型複合機コピー機1台よりも、中型複合機2台の方が効率的な事について書いた、以下も併せて是非ご覧下さい。
レンタルプリンターサービスを活用する
もし大型複合機を中型に置き換えることを検討しているのであれば、レンタルプリンターを利用するという方法も選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。
レンタルプリンターはひと月単位でプリンターをレンタルできるサービスで、リースと同様本体を購入する必要がありません。
レンタル料金は大型複合機のリースと比較すると断然お得な価格設定となっている上、プリントし放題サービスを使えば何枚印刷しても定額料金で固定できるため、リースと比較すれば圧倒的なコストダウンが可能となります。
もしレンタルプリンターが気になるようであれば、一度詳細を問い合わせてみてはいかがでしょうか。
想像以上のコストダウンと、業務改善が実現するかもしれません。
プリント革命のレンタルプリンターサービスのメリットについては、以下も併せて是非ご覧下さい。
