印刷と「セキュリティ」と聞くと、案外関係性がわからないと考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし実のところ企業のセキュリティリスクは、データ自体が漏洩するよりも、印刷物などの紙媒体によって漏洩する件数の方が多いという数字も出ています。
そのためプリンターや複合機を使って、漏洩してはいけない機密書類を印刷する際には細心の注意が必要なのです。
さらに注意するだけではなく、仕組みとして印刷のセキュリティを確保することも、機密書類を扱うオフィスであれば必須といえるのではないでしょうか。
そこで今回はプリントする際のセキュリティに関する考え方と、さらにセキュアプリントという、印刷のセキュリティを確保するための仕組みについて紹介していきます。
プリントする際のセキュリティリスクとは？
ではまずプリントをする際に、どんなセキュリティのリスクがあるのかについてみていきましょう。
外部および内部への情報漏洩リスク
最も危険と思われるのが、情報漏洩です。
特に社外費の機密文書を扱っている場合、印刷した機密文書が漏洩してしまうと、大きな問題となってしまいます。
近頃では、機密情報のひとつである顧客情報が外部に漏れた結果、社会的な問題にまで発展してしまうこともよくあります。
個人情報の漏洩は必ずしもデータからとは限らず、印刷した紙が外部に漏れてしまう可能性もあるのです。
そのほかに、守秘義務契約をしている案件に関する書類も、もし外部に情報漏洩してしまうと賠償責任まで問われる可能性があります。
そこまでのものでなくても、例えば社内文書の中には一般の社員に見られたくないものもあり、そのような場合もまた不用意に漏れてしまうと問題になってしまいます。
このケースでもセキュリティをしっかり保っておけば、思わぬトラブルが避けられるようになるはずです。
人為的なミスによるセキュリティ
セキュリティは悪意のある第三者がいる場合のみ必要になるわけではありません。
人為的なミスというものも、情報漏洩の原因になってしまうのです。
よくあるのが印刷物の取り忘れです。
大量のコピーを取ったまま印刷物を放置してしまったり、パソコンからプリントした印刷物を取り忘れてしまったりすると、他の人がその印刷物を持っていってしまうかもしれません。
それが機密書類だったとしたら、セキュリティ的には大きな問題ということになるでしょう。
セキュアプリントの仕組み
一般的にセキュアプリントと呼ばれる機能は、プリンターメーカごとに用意されているセキュリティのための専用機能のことを指す場合があります。
これはプリントする際に、セキュアプリントの機能を使用することを設定してプリントキューを送ることで、印刷のセキュリティを守るための機能です。
印刷データに暗証番号やパスワードを付ける
ではこのセキュアプリントとは、どのような仕組みで印刷のセキュリティを守るのでしょうか。
詳細はプリンターメーカごとに若干異なりますが、基本はパソコンから印刷したいデータの印刷キューを送信する際にセキュアプリントを選択すると、「暗証番号」や「ユーザー名とパスワード」が設定できるというものとなります。
セキュアプリントで印刷する場合、パソコンからデータを送るだけではプリントは開始されず、プリンターの前に行って、その場で暗証番号またはユーザー名とパスワードをプリンターに入力してはじめて印刷がスタートします。
パソコンからデータを送った後に印刷物を第三者が持ち去るのを防ぐ
この機能が主に必要となるのは、自分のデスクからプリンターが遠く離れた場所にある場合となります。
パソコンまでの距離が遠いとパソコンから印刷データをプリンターに送り、実際に印刷が終了し、そして印刷物を取りにプリンターまで向かうまでの時間がかなりかかってしまうはずです。
そうなると印刷物を回収するまでの時間に、他の人が印刷物を持ち去ってしまう可能性があります。
もし印刷物が社内の情報であっても他の社員に見られてはまずい場合や、社外秘の書類だった場合、目を離している間に持ち去られててしまうと大きな問題となる場合もあるはずです。
そんな時にこのセキュアプリントの機能を使えば、印刷スタートから仕上がりまでの間、プリンターの前で監視できますので、勝手な持ち去りを防げるようになります。
・セキュアプリントの種類
セキュアプリント機能はメーカーがプリンターの機能として本体に付けているものもありますが、それ以外に後付けで追加することも可能です。
その場合、セキュアプリント専用のシステムを導入し、サービスによっては専用の「ICカード」を使って、セキュリティを確保します。
これはセキュアプリントに対応したICEカードを、使用する人ごとに配布し、そのICカードをプリンターにかざさないと印刷がされないという仕組みです。
ICカードを使うことでよりセキュリティを高め、便利に利用できるようになるのが特徴となります。
セキュアプリントによって得られるメリットとは？
セキュアプリントは、印刷のセキュリティを保つために有効な対策手段となりますが、実際にこのセキュアプリントを利用すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
機密情報を印刷物として漏洩することを防ぐ
まずは情報漏洩を防げるというのが、セキュアプリントの大きなメリットとなります。
パソコンからプリントしても、プリンターの前で本人認証をしなければプリントできないとなれば、目を離したすきに誰かが印刷物を持って行ってしまうことはなくなります。
印刷権限を限定して無駄な印刷を減らす
さらにセキュアプリントは、単純にセキュリティーのためだけというものでもありません。
例えば先ほど紹介したICカードを使ったセキュアプリント機能を使えば、印刷できる人を限定できますから、無駄に印刷をする人が減り、トータルでの印刷コストが軽減できます。
さらにミスプリントを減らす効果も期待できるはずです。
もしいったんプリントデータを送ってしまった後、間違っていることに気がついた場合は、本人認証をする前に送ったデータを削除して印刷中止ができるため、間違ったデータを無駄にプリントすることが避けられます。
誰が何を印刷したかを把握できる
セキュアプリントの中には、ICカードやユーザー名を設定することで、誰がどれだけ印刷したかのログを取ることも可能です。
このログを取っておけば、不正な印刷がされた場合に誰が印刷したのかを特定できたり、改ざんした内容の印刷物も特定できますので、印刷による不正行為を事前に防げるというメリットがあります。
