複合機、コピー機が万一壊れたりトラブルが発生した場合、修理をしなければなりません。仮に故障しなくても、複合機、コピー機は複雑な機械ですから定期的にメンテナンスしないと、用紙が詰まったり、印刷できなくなったりしてしまいます。
ビジネス用の複合機、コピー機はほとんどの場合導入の際にサポートを伴うリース契約をされていることと思いますが、この契約をどこでするかによってサポート内容が若干異なることは、ご存知でしたでしょうか。
具体的にいえば、契約を「メーカー」とした場合と、直接販売窓口となる「代理店」でした場合に、メンテナンスに関して若干の差が現れるのです。
今回はこの複合機、コピー機のサポート方法の違いと、その中でも「メーカー」と契約した場合のメリット、デメリットについて見ていきましょう。
コピー機をメーカ―で修理やサポートするとはどういうこと？
メーカーと契約するということは、つまり導入した複合機、コピー機を「生産」している企業とサポート契約をするということになります。具体的にはキャノン、シャープ、リコー、東芝などのメーカーとの契約となります。
それに対して販売店とのメンテナンス契約という形も存在します。販売店とはメーカーが提供する複合機、コピー機をお客様に「販売」している会社です。
簡単にいえば、複合機、コピー機自体を作るのがメーカーで、それを販売するのが販売店ということになります。そのため役割としては、メーカーは複合機、コピー機自体について詳しく、販売店はそれを使う現場について詳しいわけです。
そのためメンテナンスサポートに関して、どちらのサポートを受けるのかの判断はそれぞれのメリットとデメリットを明確にして判断する必要があります。
メーカーとメンテナンスやサポートの契約することのメリットとは？
ではまず、メーカーとメンテナンス契約を結ぶ「メリット」について説明していきます。
前述の通りメーカーは複合機、コピー機自体に関して熟知していて、メンテナンスをするために訪問するスタッフは、メーカーの製品に関して専門的な研修を受けたり、知識を得ています。
そのためメンテナンス技術も確かで、トラブルの際に対応するための知識や技術もしっかりと持っています。トラブルを確実に解決できる知識と技術というのが、メーカーメンテナンスの最大のメリットと言えるでしょう。
もう一つメーカーメンテナンスの重要なメリットがあります。それはサポート可能なエリアの広さです。
メーカーは前述の通りほとんどが日本を代表する大企業です。そのためサポート拠点も全国に展開されていますので、メンテナンスで対応できるエリアもほぼ全国くまなく広がっています。
サポートの地域差というのが小さくなる、あるいはサポートが受けられない地域がほとんどないというのもメーカーサポートのメリットとなります。
さらに費用的な面でも、メンテナンスをメーカーがすることで販売店の負担が減るため、結果として安くなる傾向にあるというメリットも見逃せません。
メーカーとメンテナンスやサポートの契約することのデメリットとは？
では反対に、メーカーとメンテナンス契約をすることのデメリットとは何でしょうか。一つはメーカーの組織が大きすぎるため、小回りがききにくいという点があります。
具体的には万一複合機、コピー機が故障したりトラブルが起きた際に、修理をメーカーに依頼してもメーカーの抱える顧客数が多いため、すぐに対応してもらえないというケースもあります。
毎日使うビジネス機器ですからできるだけ動かない状態のままにはしたくないものですが、メーカーの都合で場合によっては数日待たないといけないという状況になるかもしれないというのが、メーカーメンテナンスの大きなデメリットです。
さらに、土日や夜間など一般的な就業時間でない場合の対応には別料金がかかり、結果としてコストがかさんでしまう可能性もあります。
まとめ
このように複合機、コピー機のメーカーとのメンテナンス契約には、メリット、デメリットの両面があります。
信頼できるメンテナンスが受けられる反面、細かなサポートが得られない可能性もありますので、そのあたりを契約時に明確に質問したり、あるいは普段の複合機、コピー機の使用状況を考慮しながら、より便利にコストを削減した契約ができるようにしてください。
