複合機(コピー機)のプリントサーバーとは?導入のメリット

複合機を導入する際に「プリントサーバー」という言葉を聞いたことはありませんか?プリントサーバーは知らないうちに使っている人が多いのですが、オフィスなどでプリンターや複合機を使う場合は必ず導入しているものです。今回はそんなプリントサーバーとは何なのか、導入するメリットや注意点などを解説します。

プリントサーバーとは

プリントサーバーとは、複数の端末でプリンターを使えるようにするためのネットワークサーバーのことです。通常プリンターを使う際は、データを送信するパソコンとプリンターをLANケーブルなどで接続する必要があります。

しかし、複数人でプリンターを使う場合はいちいちLANケーブルでそれぞれの端末を接続するわけにはいきません。そこで、ネットワーク上でプリンターと複数の端末を結びつけるのがプリントサーバーです。

プリントサーバーのメリット

プリントサーバーを使うメリットは主に2つあります。

複数人でプリンターを使える
一つ目のメリットは、複数人で一台のプリンターを使えることです。ネットワークの設定を行えばいいので、オフィスなどで共有の複合機を利用する際はプリントサーバーを使うことで簡単に複数人が利用できるようになります。大きなオフィスでは複数台のプリンターを設置して、それぞれが共通のプリントサーバーに接続されているという状態がよく見られます。

距離が離れた場所からもプリンターを使える
もう一つのメリットは、距離が離れた場所からもプリンターを使えることです。プリントサーバーは無線を使ってデータ送信が可能なものが多く、電波が届く範囲内であればパソコンの操作のみでプリンターを活用できます。

プリントサーバー導入のチェックポイント

プリントサーバーを導入する際にチェックしたいポイントは3つあります。これから利用する予定の方は参考にしてください。

接続方式は正しいか

まず、複合機をプリントサーバーに接続するための方式は合っているか確認しましょう。基本的にはUSBのインターフェースであることが多いですが、まれに違う形式になっている機種もあるので要注意です。

有線か無線か

次に、プリントサーバーには無線で接続できるのか、有線でないとだめなのかをチェックします。新しいものは無線に対応している機種がほとんどですが、念のため確認すると安心です。無線の中でも11acなど規格が異なるので、問題ないか見ておくといいでしょう。

双方向通信になっているか

最後に見るべきは、双方向通信になっているかどうかです。双方向通信であれば、スキャンデータなどプリンターから端末に情報を送ることが可能になります。双方向通信でない場合、パソコンからプリンターへの一方通行になってしまうので気を付けてください。

まとめ

複合機やプリンターに利用される「プリントサーバー」について解説しました。プリントサーバーは複数人のプリンターの使用に必須であり、無線を使えば距離がある程度離れていても使えるといったメリットがあります。

導入する際は接続方式や、双方向通信になっているかどうかをよく確認することが大切です。プリントサーバーの機能をうまく使って、複合機やプリンターをストレスなく使用してください。