法人でコピー機や複合機を導入する際に、複合機の「リース契約」を利用しているケースが多いのではないでしょうか。
リース契約はビジネスのIT化が始まるアナログ時代に、コピー機の導入のために使われていたもので、当時非常に高価だったコピー機を月々分割で支払うことでイニシャルコストを下げられるため、多くの企業が利用していたサービスです。
しかし、デジタル化が進んだ現在、コピー機や複合機に必要となる機能はどんどん小型のプリンターで十分になって生きているため、以前と同じようにリース契約を続けているのは、単に古い習慣が変えられないからと言っても良いのです。
法人＝プリンターリースは時代遅れ
今回はそんなリース契約をなぜ切り替えた方が良いのか、そして何に変えたら良いのかについてご紹介していきます。
大型複合機が必要な業務かどうかの再確認を
まず確認しておきたいのが、今現在リースで使っている大型の複合機が本当に必要なのかどうかという問題です。
ひょっとしたら「以前から使っているから」という理由だけで、継続して、あるいは同じような大型複合機を新たに契約し直してるだけではないでしょうか。
現在の用途を改めて見直してみてください。
単にコピーを取ったり、FAXとして使っているだけであれば、その使い方はよりリーズナブルなプリンターで十分代替可能です。
オーバースペックは余剰コスト
もちろん大型機には大型機ならではの機能があり、それがどうしても必要であれば大型機を使い続ける意味はあります。
しかしそのような独自の機能、例えば超高速でプリントできるなどといったものは実際のところはオーバースペックといってもよく、コストパフォーマンスをしっかり検討すると、ほとんどの場合余剰コストと言っても過言ではありません。
法人＝プリンターリースはやめよう
冒頭でもお話ししましたが、法人はプリンターやコピー機をリースで使うというのは、既成概念であったり、これまでの習慣であったりするため、真面目に用途やコストを検討せずに利用してしまっているのではないでしょうか。
まずは法人はリースにしなければならない、という発想を一旦クリアにして、どんな方法があるのかを見つめ直してみると良いでしょう。
法人こそプリンターレンタルした方がコストも業務効率も優れている
もし今までの習慣を捨てて、コスパを検討しながらコピー機やプリンターを導入するというのであれば、実は法人こそ「プリンターレンタル」を利用すべきということが分かるはずです。
続いてそんなプリンターレンタルのアドバンテージについて紹介していきましょう。
圧倒的な印刷コストの削減効果が見込める
まずは高額なリース契約に対して、圧倒的に印刷コストが削減できることにあります。
そもそもの本体の利用料金も大型機と比較して安くなりますし、プリントする際のランニングコストも低減可能です。
フロアに大型複合機1台よりも各島に中型機を1台づつ置けば効率UP
やや広めのオフィスの場合、印刷スピードの問題などから大型機がないと不安ということもあるかもしれません。
そんなときに必要なのが「発想の転換」です。
大型機を廃して、中型機を部署ごとに設置するなど、オフィスの構造にマッチした使いかたをすれば、プリンターまでの移動時間が短縮できるなどのメリットが創出できます。
審査や面倒な契約が不要
リースではなくレンタルをおすすめする理由は他にもあります。
そえは、リースに必要な「審査」などの面倒な手続きがレンタルには必要ないというメリットです。
契約には審査が不要
リース契約の場合は法人契約の場合リース会社による「審査」が必要となります。
この審査は信用調査的な内容でシビアにチェックされますので、思いがけず審査に落ちてしまうこともありがちです。
そうなってしまうと、プリンターをリースできなくなってしまいます。
膨大な書類や読ませる気のない規約がない
さらに契約の際には煩雑な書類や規約をチェックし、契約書を作成しなければなりません。
規約はまるで読ませる気がないような難解な内容で、結果的にリースする側の責任のすり抜けのために作られているようにすら思えてしまいます。
契約書類も非常に複雑なため、この書類を作るだけで一苦労です。
つまりすぐに始められる
しかしレンタルの場合、審査や複雑な契約書の作成は不要です。
契約はオンラインだけで簡単に済ませられ、その後すぐにプリンターが発送されます。
つまり、必要な時にすぐ物が用意できる等のも、レンタルプリンターが有利な理由です。
高額な投資が不要
さらにレンタルはリースのような高額な投資が不要となり、経営の負担を低減できます。
リース契約はローン契約と同じ
リース契約という名前を聞くと本体を購入するよりもお得になるようなイメージを持たれるかもしれません。
しかしその実態は分割払いで本体代を支払う「ローン契約」と同じなのです。
レンタルは資産ではないので経費計上ができる
そのためリース契約の場合は本体が資産となるため、経費として認めらないことがあり、多くのケースでは経費計上ができません。
その一方レンタル契約であればその名前の通りレンタル品となりますので、ビジネスに必要な経費として計上可能なのです。
レンタルは月数万円の料金がほとんど
ではレンタル契約の場合どの程度のコストでプリンターが使えるのでしょうか。
レンタルプリンターの月額費用のほとんどは数千円程度で、リースと比較してこれだけでも大きなアドバンテージとなります。
定額制なのでコスト削減と均一化が可能
レンタルプリンターの契約には「定額制」というものがあり、これを使えばリース契約と比較してランニングコストも圧倒的に圧縮可能となります。
カウンター代＝印刷代、たくさん刷れば当然コストも上がる
プリンターレンタルのメリットとしてあげられるのが、圧倒的なコストダウンが実現できるということです。
リース契約でプリンターを利用する場合、よくあるのが「カウンター」でプリントした枚数を数え、使った分のインクやトナーなどの消耗品費が増えていくというものです。
いわゆる従量制というこの仕組みでコストを払う場合、使えば使うほど費用が上乗せされてしまいます。
プリンターレンタルは大体定額制
しかしプリンターレンタルサービスを利用すれば、「プリントし放題」という契約があり、これは月額が固定されています。
つまりどれだけプリントしても、インク代が増えないため安心して必要な分のプリントが可能となります。
大型複合機と遜色ないスペックが多数
しかし仮にレンタルの方がコストが抑えられるとはいえ、性能的に劣るのであれば心配と思われるかもしれません。
一昔まえと違い今のプリンターは高性能機がたくさん
前述のとおり大型機にはそれなりの性能的なアドバンテージはありますが、実用的にレンタルプリンターで利用できる機種と大きな性能差はありません。
今やほとんどのプリンターは、一般的なビジネス用途の性能をほぼ満たしているのです。
二台借りれば印刷速度も同等以上
大型機と中型機以下の性能差は印刷スピードとなります。
しかしこの問題も極端に印刷量が多くなければ実用的な差にはなりません。
もし大量印刷が必要であれば、コストの安さを活かして複数代を設置すれば、プリント数、スピードの性能差はむしろ向上するはずです。
プリンターレンタルのデメリット
当然ですがリースと比べてレンタルが何もかも優れているというわけではありません。
レンタルにもいくつかデメリットはあります。
しかしそのデメリットは捉え方によってはメリットともなり得ますので、その内容をチェックしてみましょう。
保守は遠隔サポートが一般的
レンタルプリンターはコストを抑えるため必要以上のサポートは用意していません。
スタッフが直接オフィスに出向くようなエンジニア派遣型のサポートではなく、よりスピーディーに対応できる遠隔サポートがメインとなります。
インク/トナーの注文は自分でする
インクやトナーもスタッフがオフィスまで行って注文を聞く御用聞きスタイルではありません。
こちらもサポートと同様オンラインで自分で注文することになります。
特殊な印刷には向かない
レンタルプリンターで用意されている機種は、基本的には標準的な性能のモデルとなっているため、特殊な印刷には向きません。
あくまで一般的なビジネス向けの用途となっています。
