コピーやプリントをする際に注意しなければならないのが、用紙サイズです。
現在ではほとんどのビジネス文書は「A4」サイズが使われていますので、一般的なコピーやプリントでは、用紙サイズを間違えることはほとんどないかもしれません。
しかし、一部の特種や用途や海外ではA4以外の用紙サイズが使われる場合もあります。
さらに自社内でコピーを保存する際には、この用紙サイズを変更することで用紙やインクの節約になりますので、今回はA4を縮小してプリントする節約方法について紹介していきます。
●コピー用紙のサイズの種類にはルールがある
普段何気なく「A4のコピー用紙」と呼んでいる、用紙サイズの種類ですが、なぜA4と呼ばれているのかご存じでしたか？
この名前で呼ばれているのには、意外な理由があるのです。
・A判、B判の分割数よってサイズの名前がつけられてる
実はこの用紙サイズには、「A判」と「B判」の二種類があり、その後の数字は「何分割しているか」という意味を持っているのです。
例えばA判では基準となるのが「A0（ゼロ）」という用紙サイズとなり、このA0は「841mm×1189mm」というかなりの大サイズとなります。
このA0の用紙を半分にしたサイズがA1、さらに半分にしたものがA2と、順番に半分のサイズになるたびに数字がひとつ増えていくのです。
A3を半分にしたA3は、事務用でも大判サイズとして使われることもありますし、さらにそれを半分にしたのが、一番よく使われているA4で、そのサイズは「210mm×297mm」となります。
・ビジネス文書のほとんどはA4で統一されている
このA4サイズが、一般的なオフィスにおいては標準サイズといっても良いほどポピュラーなサイズとなっています。
ひと昔前まではB4やB5サイズの用紙が使われることもありましたが、書類の保管の際のサイズを統一した方が効率が良いということでA4がビジネス文書のスタンダードサイズがA4で統一されるようになりました。
ちなみにこのA4サイズはアメリカを除く海外でも一般的な用紙サイズとして利用されています。
・日本独自でデザイン的に使われているB判
A判が日本の標準サイズであると同時に海外でも使用されている一方、B判というのは日本独自の規格となっています。
ビジネス用によく使われるのがA判の用紙なのですが、このB判というのは本来はデザインポスターなどに使われるという違いを持っています。
そのため現在でも大判のポスターは、B0やB1サイズで作られることも少なくありません。
先ほど説明したとおり以前はこのB判もビジネス用途で利用されていましたが、用紙サイズの統一という流れで現在ではあまり使われなくなってきました。
・海外の規格としてリーガルサイズが使われる
世界的な基準としてA4が使われることが多いのですが、一部例外の国があります。
アメリカ合衆国では一般的な用紙サイズとして、「レターサイズ」という大きさが使われています。
これはA4に近いサイズなのですが、基本的にインチの寸法で、およそ「279mmx216mm」となっており、A4サイズよりやや横幅が長い比率です。
国内で使っているだけなら問題ありませんが、アメリカ合衆国とペーパーの文書をやり取りする際には、このレターサイズを使用しなければならない場合もあります。
●縮小プリントで用紙代は節約できる
ではこの用紙サイズを変更して、用紙を節約する方法についてみていきましょう。
・より小さな紙でプリントすれば用紙コストが低減可能
縮小印刷することで用紙を節約する方法は簡単です。
元の原稿よりも小さなサイズでコピーしておけば、使用する用紙のコストが低減でき、さらにインクやトナーも節約できます。
もちろん細かい文字がたくさん書かれている文書の場合は、縮小すると読みにくくなってしまいますが、保管用であればそこまで読み直す機会がなく、縮小しても問題ないケースがほとんどなのではないでしょうか。
さらに縮小に両面プリントをプラスすればさらに節約が可能となります。
・収納スペースも節約できるというメリットも
縮小プリントで文書を保管すれば、節約できるのは用紙やインクだけではありません。
例えばA4の文章をA5でコピーして保管すれば、保管するスペースは半分になります。
オフィスの賃料などを計算すれば、保管スペースの節約は大きなコストダウンにつながりますので、縮小コピーでの保管の際にぜひ活用するべきです。
●具体的な縮小シーンは
では実際に縮小コピーするべきケースというものには、どのようなパターンがあるのでしょうか。
・コピーを保存する際にはB5で
現実的に縮小しても内容をきちんと読み取れるサイズというのは、例えばA4を縮小保存するのであれば、A判ではなくB判のB5サイズを利用するのが良いでしょう。
A4の半分になるA5と言うサイズもありますが、そもそもA5サイズの用紙というのが一般の量販店などでは入手しにくく、さらにA5まで縮小してしまうと読みにくくなることも考えられます。
B5に縮小するレベルであれば、内容の視認性を確保した上で、用紙やスペースの節約が可能ですからオススメです。
・新聞や雑誌などの資料も縮小保存
A4の文書以外にコピーしたいものといえば、新聞や雑誌などのコピーではないでしょうか。
これらの原稿は元のサイズがA4と異なる特種サイズのことがほとんどですので、コピー機の自動縮尺機能が利用できません。
・文書の保管以外での縮小を
オフィスにおける多くのビジネス文章はA4サイズを指定して作られていることがほとんどです。
しかし実際にプリントする際にはA4サイズでプリントしなければならないというわけでもなく、用紙などを節約するためにB5などでプリントしても良いケースがあるはずです。
統一したバインダーやキャビネットなどに保管しない、一時的な資料の共有などの場合は、A4に指定する必要がないこともあるため、A4のデータを縮小印刷して使用しても良いでしょう。
●縮小プリントする際の注意点とは？
このように文書の保管などを縮小コピーで行うには多くのメリットがあるわけですが、一方で何か注意するべきポイントがあるのでしょうか。
・縮小サイズを間違えるとミスプリントに
まずは縮小コピーする際に、ミスプリントを避けることが大切です。
もし縮小する比率を間違えてしまうと、用紙の節約どころかミスプリントによるロスが出てしまいます。
・自動縮小比率を上手に活用
縮小時のロスを防ぐためには、コピー機の縮小機能をきちんと使いこなすことが重要となります。
ほとんどのコピー機や複合機には、縮小や拡大する際に、どの用紙からどの用紙にコピーするのかを設定すれば、自動的に縮小／拡大比率が設定できる機能が用意されています。
例えばA4からB4に縮小する場合は、元原稿とコピーのサイズを設定しておけば自動的に「87％」という縮小率が設定されます。
提携の用紙の場合はこのようにコピー機の自動機能を利用すれば、ミスプリントの数が減らせるようになるはずです。
●縮小印刷でコストとスペースを省力化
このように縮小印刷は、用紙やスペースの節約に大きく役立つ方法です。
コピー機には縮小印刷を自動的に計算して実施できる機能が用意されていますので、必要に応じてコピーやプリントを縮小したり、両面印刷を使ったりして、コストダウンを実現してみてください。
