プリンターの経費はどの勘定科目?導入方法によって変わる

業務用にプリンターを購入した際、気になるのがプリンターの経費の扱いについてです。実はプリンターの勘定項目は導入方法によって異なるため、それぞれの違いを押さえておかなければなりません。

プリンターを購入した場合、リース契約した場合、レンタルした場合の違いについて、ご紹介します。

購入した場合

まず、プリンターを購入した場合の勘定項目についてですが、こちらは消耗品費、あるいは備品費として扱われます。

家庭用プリンターなど、10万円未満のプリンターを導入した場合は消耗品費用として勘定できます。一方、10万円を超えるプリンターの場合には、備品費用としての勘定が必要です。

また、プリンター設置・利用に伴う経費についても、厳密には異なる勘定項目が設けられています。

例えばインク・トナーカートリッジを購入した場合、これは消耗品費用として計上されます。一方、コピー用紙を購入した場合には事務用品費として計上されるため、これらは合算して考えることができません。

また、搬入や設置に伴う費用には消備品費、メンテナンスには修繕費が当てはまります。適切に経費計算を行うためには、これらの違いについても理解しておく必要があります。

リース契約した場合

プリンターをリース契約した場合には、リース資産として計上する必要があります。この場合は減価償却によって費用として計上されるようになりますが、これが適用されるのは一定の金額を超えた場合のケースです。

お使いのプリンターがリース試算に当てはまるかどうかは、会計士に相談するなどして計上するようにしましょう。

また、契約者が中小企業の場合には、リース契約のプリンターも消耗品費用として計上できるケースも存在します。

例えば、リース契約の金額が300万円に満たない場合には、消耗品として扱うことができます。また、リース契約の期間が1年以下の場合にも、消耗品として扱えます。

リース契約で短期間の契約というケースは珍しいですが、特例的に当てはまるという場合には、制度をフル活用すると良いでしょう。

レンタルした場合

次に、プリンターをレンタルで導入した場合の勘定です。レンタル契約の場合、コピー機の費用は賃借料として計上できます。

リース契約とは扱いが異なるため、リースからレンタルへ切り替える際には勘定項目の変更にも気を付けておきましょう。

また、レンタル契約の際に発生するその他のサービスについては、別個に経費精算を行う必要もあります。契約書や利用明細を確認し、何のサービスにどれだけのお金がかかっているのかを把握しておかなければなりません。

おわりに

プリンターの経費精算において、もっとも厄介なのはプリンターを購入する場合の計算です。10万円未満であれば、プリンターは消耗品として計上できますが、それ以上の価格のプリンターを購入する場合、消耗品として認められません。

プリンター購入の前に、リースやレンタル契約の勘定項目について確認し、最適な選択肢を選べるように準備しておきましょう。