プリンターの経費はどの勘定科目?導入方法によって変わる

業務用にプリンターを購入した際、気になるのがプリンターの経費の扱いについてです。実はプリンターの勘定項目は導入方法によって異なるため、それぞれの違いを押さえておかなければなりません。

プリンターを購入した場合、リース契約した場合、レンタルした場合の違いについて、ご紹介します。

購入した場合

まず、プリンターを購入した場合の勘定項目についてですが、こちらは消耗品費、あるいは備品費として扱われます。

家庭用プリンターなど、10万円未満のプリンターを導入した場合は消耗品費用として勘定できます。一方、10万円を超えるプリンターの場合には、備品費用としての勘定が必要です。

また、プリンター設置・利用に伴う経費についても、厳密には異なる勘定項目が設けられています。

例えばインク・トナーカートリッジを購入した場合、これは消耗品費用として計上されます。一方、コピー用紙を購入した場合には事務用品費として計上されるため、これらは合算して考えることができません。

また、搬入や設置に伴う費用には消備品費、メンテナンスには修繕費が当てはまります。適切に経費計算を行うためには、これらの違いについても理解しておく必要があります。

購入した場合の勘定科目

10万円以上20万円未満で取得購入したものは、個別の減価償却を行わずに、3年間に渡り3分の1を必要経費として計上することができます。
「一括償却資産」に計上した上で、3年かけて均等償却を行います。

150,000円のプリンターを購入して、均等償却を行う場合の仕訳

購入日

借方 貸方
一括償却資産 150,000円 現金 150,000円

決算仕訳

借方 貸方
減価償却費 50,000円 一括償却資産 50,000円

決算仕訳を、3年間同金額を計上します。期中で取得時にも、減価償却の月割り計算はしません。

青色申告を行っている中小企業の事業者(個人事業主を含む)は、取得購入金額が30万円未満のものを少額減価償却資産として処理が出来て、一括で全額を必要経費にして処理する事が出来ます。(年間合計300万円まで)

250,000円のプリンターを購入して、少額減価償却資産の特例適用時の仕訳

購入日

借方 貸方
工具器具備品 250,000円 現金 250,000円

決算仕訳

借方 貸方
減価償却費 250,000円 工具器具備品 250,000円

固定資産台帳にも記入してください。

大型複合機コピー機は、30万円以上の金額になる事が大半です。
法定耐用年数に応じて時間の経過と共に、価値の下がる償却資産で、5年間で減価償却を行う必要があります。
減価償却には、定額法と定率法の2つが有り、どちらかを任意で選択します。

1,000,000円のプリンターを購入して定額法で減価償却

定額法償却率は「0.2」で、残存価格は取得価格の10%で計算します。
大型複合機コピー機を100万円で購入した場合は、

(取得金額100万円-残存価格10万円)×0.2=18万円

1年間に償却出来る金額は、18万円になります。
5年で残存価格は10万円です。

年度途中での購入初年度は、使用した月数÷12ヵ月(1年間)の数値を掛けます。

決算仕訳

借方 貸方
減価償却費 180,000円 工具器具備品 180,000円

1,000,000円のプリンターを購入して定率法で減価償却

定率法償却率は「0.5」です。
大型複合機コピー機を100万円で購入した場合は、

1年目 100万円×0.5=50万円
2年目 50万円×0.5=25万円
3年目 25万円×0.5=12万5千円
4年目 12万5千円×0.5=62,500円
5年目 62,500円×0.5=31,250円

償却出来る金額は年数によって変わり、5年で残存価格は31,250円になります。

1年目の決算仕訳

借方 貸方
減価償却費 500,000円 工具器具備品 500,000円

2年目の決算仕訳

借方 貸方
減価償却費 250,000円 工具器具備品 250,000円

の様に、5年目まで繰り返します。

リース契約した場合

プリンターをリース契約した場合には、リース資産として計上する必要があります。この場合は減価償却によって費用として計上されるようになりますが、これが適用されるのは一定の金額を超えた場合のケースです。

お使いのプリンターがリース試算に当てはまるかどうかは、会計士に相談するなどして計上するようにしましょう。

また、契約者が中小企業の場合には、リース契約のプリンターも消耗品費用として計上できるケースも存在します。

例えば、リース契約の金額が300万円に満たない場合には、消耗品として扱うことができます。また、リース契約の期間が1年以下の場合にも、消耗品として扱えます。

リース契約で短期間の契約というケースは珍しいですが、特例的に当てはまるという場合には、制度をフル活用すると良いでしょう。

リースした場合の勘定科目

本来は、すべての所有権移転ファイナンス・リース契約+一部の所有権移転外ファイナンス・リース契約については、売買取引に準じた会計処理を行います。
リース物件(使用する権利)をリース資産・リース債務をリース負債として計上して、リース料支払い時には、借方にリース負債と支払利息・貸方に支払い方法(普通預金等)と仕訳をした上で、決算処理として、リース資産に対する減価償却費計上と、リース負債の短期と長期振替をします。

しかし、中小企業では殆ど行われていません。一般的には支払ったリース料を、そのまま勘定科目で仕訳します。

20,000円のリース料支払い時の仕訳

借方 貸方
リース料 20,000円 普通預金 20,000円

カウンター料金はリース料と別途支払いますが、全額消耗品費で計上します。

10,000円のカウンター料金支払い時の仕訳

借方 貸方
消耗品費 10,000円 普通預金 10,000円

コピー用紙を事務用品費で計上している会社は、カウンター料金の勘定科目を事務用品費で計上することもありますが、どちらでも問題ありません。

レンタルした場合

次に、プリンターをレンタルで導入した場合の勘定です。レンタル契約の場合、コピー機の費用は賃借料として計上できます。

リース契約とは扱いが異なるため、リースからレンタルへ切り替える際には勘定項目の変更にも気を付けておきましょう。

また、レンタル契約の際に発生するその他のサービスについては、別個に経費精算を行う必要もあります。契約書や利用明細を確認し、何のサービスにどれだけのお金がかかっているのかを把握しておかなければなりません。

レンタルした場合の勘定科目

複合機・プリンターをレンタルした場合も、仕分け作業はシンプルです。
支払った費用の全額を、貸借料として計上します。

20,000円のレンタル料を支払い時の仕訳

借方 貸方
貸借料 20,000円 普通預金 20,000円

プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、カウンター料金も別途インク代の請求も、メンテナンス費用も掛からないため、簡単な一つの仕訳で完結します。

おわりに

プリンターの経費精算において、もっとも厄介なのはプリンターを購入する場合の計算です。10万円未満であれば、プリンターは消耗品として計上できますが、それ以上の価格のプリンターを購入する場合、消耗品として認められません。

プリンター購入の前に、リースやレンタル契約の勘定項目について確認し、最適な選択肢を選べるように準備しておきましょう。