通所介護(デイサービス)の印刷コストを削減したときの失敗談!費用削減だけを重要視しないこと

デイサービスを運営していくには、業務日誌やアセスメントシートなど多数の印刷物があるので、印刷コストもそれなりに膨らみます。

そこで「印刷コストを削減しよう!」とさまざまな施策に取り組む方のは良いことですが、やり方を間違えると経営にとってはデメリットとなる可能性があるので注意が必要です。

今回はデイサービスの印刷コスト削減の失敗談を2つご紹介します。失敗を続けると最終的にどうなるのかも説明するので、これからコスト削減に取り組む方はぜひ参考にしてください。

通所介護(デイサービス)の印刷コスト削減の失敗談1.文字を小さくして集約印刷にした

印刷用紙が大きいほど、使うインクの量が増えるので印刷コストは高くなります。そこで集約印刷を使い、印刷用紙を小さくすることで印刷コストを削減しようと考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、集約印刷は向いている書類と向いていない書類があります。

たとえば大まかな図のみが書かれた書類なら、A3からA4に縮小しても特に問題はないでしょう。

しかし、文字やクオリティ重視の写真が載っている書類をA3からA4に集約印刷してしまうと、文字が見にくい、写真の質が下がるなどの問題が起こってきます。

集約印刷すると全てNGというわけではないのですが、文字がたくさん書かれた書類や、高画質な写真を印刷したい場合は、コスト削減より「見やすさ」を重視すべきです。

通所介護(デイサービス)の印刷コスト削減の失敗談2.カラー印刷をやめた

複数の種類のインクを使うカラー印刷は、モノクロ印刷よりも印刷コストが高いのが一般的です。

そのため、コスト削減のためにカラー印刷を控えるケースは多いのですが、全ての書類をモノクロ印刷にするのはおすすめできません。

たとえばデイサービス内に貼るポスターや掲示物、パソコンや備品の使い方を記載したマニュアルは、モノクロ印刷だとパッとせず読みにくくなってしまいます。

モノクロ印刷で事足りる書類のカラー印刷を控えるのはコスト削減として有効ですが、カラー印刷に適した書類をモノクロ印刷してしまうのは控えましょう。

モノクロかカラーかを決めるときは、必ず「どちらのほうが見やすいか」「視覚効果が必要ではないか」を考えてください。

印刷コストが削減できても新たな弊害が生まれる可能性がある

ここまでご紹介した2つの方法を無理やり進めていくと、確かに印刷コストは削減できますが、新たな弊害が生まれる可能性があります。

たとえば、

  • 業務日誌やアセスメントシートの用紙が小さすぎて書きにくい、あとから確認がしにくい。
  • マニュアルが全てモノクロでわかりにくい。その結果作業ミスが起こる。
  • 施設内の掲示物、ポスター、案内板が全てモノクロでパッとしない。「暗い施設」と口コミで広がり利用者が減る。
  • 大事な書類を集約印刷で小さくしすぎて紛失してしまった。再発行に時間と手間がかかった。

などが考えられる弊害です。

もちろんあくまでもこれは一例ですから、やり方によっては致命的な弊害につながる可能性もあります。

そこでおすすめしたいのが、印刷サイズやモノクロ印刷、カラー印刷を気にせず印刷コストを削減できる方法、「プリント革命」の利用です。

プリント革命はプリンターのレンタルサービスで、月額料金を支払えば、上限以内なら印刷し放題です。カラー印刷の枚数は決まっていないので、コスト削減のためにモノクロ印刷を選択する必要はありません。

プリント革命の月額料金には初期費用や保守料、インク代が含まれているので、月額料金以上に請求されることはないのが魅力的。

1枚印刷するごとに印刷コストがかかる方法よりは、印刷するほど料金がお得になるプリント革命のほうがコストを削減できます。

まとめ

印刷コストは経費の中でも比較的金額が大きいので、コスト削減に取り組みやすいのが特徴です。

しかし、やり方を間違えるとコスト削減に失敗し、新たな弊害が生まれて最悪の場合は赤字経営になる可能性は否定できません。

そのため、印刷コストの削減に失敗しにくい、プリント革命の利用がおすすめです。

プリント革命は7日間お試しができますから、気になる方は一度利用してみて、使い勝手や印刷のクオリティなどを体感してみてはいかがでしょうか?