あなたは「オフィスにおいての印刷コスト」を正しく把握されていますでしょうか。
印刷コストとは、印刷に必要な消耗品であるインクやトナー、そして用紙に関するコストで、当然ですが全体的な印刷コストは経費として把握で可能なはずですが、案外コストダウンという視線からは外れてしまっています。
そんな今までの慣習に従って毎月の料金を支払っているということはありませんでしょうか。
しかし印刷をする複合機やコピー機の業界に注目してみると、まだまだコストダウン可能な要素があるのです。
今回は特にリース契約の終了やプリンターの買い替えのタイミングに際にチェックするべき、印刷に関するコストダウンの手法についてご紹介していきます。
現状のコストを計算してみる
印刷コストを計算する際には、まずある程度正確なコスト計算する必要があります。
会社でのコスト計算は直接的な利益に関する原価などに関してはしっかりなされていますが、印刷の経費に関しては案外アバウトにしか把握されていないことも多いようです。
今までずっとこのやり方でしてきたから、というこれまでの慣習的な理由で印刷コストがチェックされないことも多いようです。
もし印刷するための複合機やコピー機、プリンターなどの機器を買い換える予定があるのなら、ぜひ一度印刷に関するコスト計算をした上で、今以上にコストダウンできないかを検討してみてはいかがでしょうか。
買い替えするときのイニシャルコストも折り込むべき
印刷のコスト計算をする際には、まず印刷するための機器のコストを計算してみましょう。
これはリース契約であれば月額のリース料金に当たりますし、もし新規一括で購入しているのであれば、それを利用年数で割ったものとなります。
リース契約の場合はほとんどの企業では月額の料金が決まっているはずですから、支払い金額は明確になるはずです。
中型の複合機やプリンターなどを利用している場合は、始めにイニシャルコストとして機械の購入代金を支払うことになります。
新規で一括購入する場合の課題とは
新規で一括購入すると100万円を超える本体価格となってしまう大型の複合機と比較して、中型の複合機は比較的低価格となっていますが、それでも本体を一括で購入すると、数万円〜10万円以上となります。
もちろん一括で購入しても問題はありませんが、10万円を超えるか超えないかで経理としてどう計上するかが変わってきますのでどう判断するかは都度検討しなければなりません。
案外負担になるランニングコスト
印刷に関するコストとしてはやはりランニングコストが重要なポイントとなります。
ランニングコストを計算する際には、平均的に月額でどのくらいのコストがかかっているのかを計算しても良いですし、1枚あたりの印刷コストを計算すればより限界式が明確になるはずです。
インクもトナーも想像以上に高コスト
インクジェットプリンターのインクは、交換するインクのコストが思ったより高く、レーザープリンターで使うトナーもまた交換するとそれなりの費用が発生します。
しかしこのようなランニングコストは、案外厳しくチェックせずに今まで通り使っていることもあるはずです。
そこで印刷コストをチェックするために、月額、あるいは1枚あたりの印刷コストを把握して、それをベースにどう節約していくかを検討するべきでしょう。
消耗品のコストを正確に把握していますか？
リースで複合機やコピー機を利用している場合は、カウンター料金という形で印刷した枚数によって費用がかかります。
そのためリースの場合は印刷した枚数がカウンターで数えられているため明確になりますので、月間のカウンター料金を印刷した枚数で割ればランニングコストが簡単に算出可能です。
月額コストを算出し、もしそれがあまりにコスト高と感じるのであれば、例えば無駄な印刷を避けるために書類のデジタル化を進めたり、印刷枚数を制限するための工夫をするように周知するなどして、コストダウンを進めます。
さらに印刷1枚当たりのコストを計算して、そのコストをスタッフに周知することで、印刷コストの意識を持って印刷をしてもらいコスト削減を図ることも可能です。
イニシャルコストもランニングコストも大幅に圧縮可能
しかしいくら印刷枚数を減らすなどのコストダウンを図ったとしても、印刷自体をやめるわけではないためそこまで大きなコストダウンはできないかもしれません。
もし印刷コストを大幅に低減したいのであれば、根本的な複合機やコピー機の運用方法を改善してみてはいかがでしょうか。
最近ではリースで複合機やコピー機を導入したり、あるいは新規で複合機やプリンターを購入する以外に、レンタルプリンターというサービスを使う方法が話題となっています。
レンタルプリンターなら圧倒的なコストダウンが可能
レンタルプリンターとは、大型複合機の代わりとなる中型の複合機をレンタルで導入するというもので、リースと比べて圧倒的なローコストで印刷が可能になる方法です。
レンタルですから新規で複合機を一括購入すると発生するイニシャルコストが不要となり、リーズナブルな月額料金で今すぐプリンターが利用できるようになります。
月額サブスクで使い放題サービスも
さらにレンタルプリンターには「プリントし放題」というコースが用意されているのも、コストダウンをしたいのであれば魅力的なポイントとなります。
プリントし放題プランというのは、月額固定の費用で何枚印刷しても料金はそのままという、特に大量に印刷をするオフィスでお得に利用できるプランとなっています。
ここまで説明した印刷コストのなかでも負担の大きいインクやトナーなどの消耗品費用を、負担の少ない月額のサブスク料金で利用できるようになるため、大幅なコストダウンが実現できるのがこのレンタルプリンターのプリントし放題プランなのです。
レンタルプリンターを活用するメリットとは
しかしレンタルプリンターについてまだよくご存知ない方は、サービス自体に不安を感じるかもしれません。
実際のところレンタルプリンターはトータルでどのようなサービスを提供してくれるのでしょうか。
月額定額にすれば安心して利用できる
まずレンタルプリンターのメリットの一つが、プリントし放題プランを契約すれば、印刷コストが月額定額になり安心して何枚でもプリントできてしまうという点にあります。
しかし定額とはいえその金額が高すぎるのではと疑問を持たれるかもしれませんが、例えばプリント革命のプリントし放題プランは月額8,800円〜とかなりリーズナブルな料金設定となっていますので、無理なく安心して利用できます。
保守メンテナンスもコミコミ料金
レンタルと聞くとリースのようなしっかりした保守やメンテナンスが受けられないのではという疑問が湧くかもしれません。
しかしレンタルプリンターは月額のレンタル料金の中にしっかりとサポート料金が含まれています。
もちろんリーズナブルな価格設定となっていますので、訪問サポートなどの過剰なサポートではありませんが、電話やメールによる遠隔サポートで、万一のトラブルにもしっかり対応しています。
もし遠隔サポートでも問題解決しない場合は、本体を交換するという形で対応してもらえます。
使い方に合わせて機種の選択も可能
高額な複合機を購入したり長期のリースで導入すると、もしその機能が業務にマッチしなかったとしても、長期間利用しなければなりません。
しかしレンタルプリンターなら原則的に1ヶ月ごとの契約となりますので、プリンターが不要になったら契約を解除できたり、機種がマッチしない場合には他の機種で契約し直すなどの、柔軟なプリンターの選択が可能となることにもあります。
新規で複合機をの導入を検討しているのなら
レンタルプリンターを活用すれば、複合機・コピー機の新規導入からランニングコスト、更には利便性までを一気に向上できるようになります。
機種の買い替えや新規導入を検討しているのであれば、ぜひまずはレンタルプリンターについて、より詳細をご確認してみてください。
