ランニングコストとは、プリンターを購入・導入したあとにかかる費用のことで、どの方法でプリンターを導入するかで費用が変わってきます。
ランニングコストをおさえたいと考えているなら、どの導入方法が一番安いか知りたいはずです。
今回はプリンターをリース・購入・レンタルした場合のランニングコストを比較していきます。最もコストが低いのはどれなのでしょうか？
プリンターをリースした場合のランニングコスト
プリンターを維持して使用していくために必要な費用としては、以下が掛かります。
プリンターをリースする場合、他の事務機器と合わせて事務所丸ごとリース等の形態を利用していなければ、一般的には大型複合機コピー機になります。
ランニングコスト項目
〇消耗品（インク・トナーや、ドラムカートリッジ等）
大型複合機コピー機では、トナーを使うレーザー方式が一般的です。
そのトナーの価格は高価であり、一本数万円から7万円程度の価格で、色数分だけ揃えると、10万円から20万円近く必要なケースも有り、トナーが無くなれば印刷出来なくなるため、常にトナーのストックを用意しておく必要が有ります。
これはユーザーにとって大きな負担になり、一般家電量販店では入手も困難なため、リース導入した大型複合機コピー機では、カウンター料金保守サービス契約を結ぶのが一般的です。
〇メンテナンス・修理代
プリンターは精密機械であり、大型複合機コピー機の場合は、毎日複数の利用者が各別途の使い方をする事もあって、ノントラブルでリース期間を終えることは現実的にあり得ません。
普段からメンテナンスが必要であり、トラブルになればプロのサービスマンを呼んで、対処するしか方法がありません。故障して部品交換が必要になれば、10万円を超える費用請求になる事も珍しく有りません。サービスマンが来る度に、出張費と基本料で万単位の出費が掛かります。
リース導入した大型複合機コピー機では、これらの突発的な高額の費用負担を避けるため、カウンター料金保守サービス契約を結ぶのが一般的です。
〇用紙代
利用した用紙の分だけ、費用がランニングコストとして掛かります。
これは、カウンター料金保守サービス契約に含まれません。ユーザーが用意する必要が有ります。
〇電気代
大型複合機コピー機の電気代は、機種や稼働頻度によっても変わってきます。
最も電気を消費するのは、印刷する準備を整える時です。具体的には、複合機コピー機の電源を入れた時・待機状態から復帰する時です。平均値としては1,100W～1,500Wになります。
稼働時の平均値では、400W～600W程度で、スタンバイモード時には、平均値で100W～150W程度です。
大型複合機コピー機の場合、電源のオンオフは基本的にしません。多くのオフィスで利用されるコピー機は、この状態にある時間帯が多く、平均値としては0.5W～3W程度です。
機種ごとの消費電力量（TEC消費電力量）から、電気代は計算できます。
電気料金は、電力量1kWhあたり27円（税込）（公益社団法人 全国家庭電気製品公正取引協議会による新電力料金目安単価）27円/kWhから導きます。
消費電力量（TEC消費電力量）1.9kWｈ/週の機種では、月間の電気代は約222円になります。
カウンター料金保守サービス契約
用紙代と電気代を除いたランニングコストとして、普段のメンテナンス・修理代料金や、消耗品トナー代だけでなく、技術料や出張費まで含めて、カウンター料金保守サービス契約を結んでいれば、別途費用の支払いが発生しません。
カウンター料金保守サービス契約は、モノクロ1枚2円・カラーで1枚20円程度に設定されている事が一般的で、1ヵ月単位で精算して支払います。
たとえば、この内容で1ヵ月にモノクロ1,000枚・カラー2,000枚を印刷した場合、2円（モノクロカウンター料金）×1,000枚＋20円（カラーカウンター料金）×2,000枚＝42,000円になります。
この月に修理が発生して、その費用が20万円になっても、契約者ユーザーはカウンター料金の42,000円以外の請求が発生しません。
どれだけトナーを消耗しても補充されて、その費用も別途に発生せず、カウンター料金だけで済みます。
大型複合機コピー機の維持に掛かる手間が、外部に丸投げ出来る利便性から、リース契約で導入する大型複合機コピー機は、カウンター料金保守サービス契約を締結しています。
全く印刷利用が無い場合でも、カウンター料金には最低料金が設定されていて、概ね2,000円から3,000円程度が発生します。
毎月支払うコストがランニングコスト
実際に毎月発生する支払料金をランニングコストと考えれば、大型複合機コピー機をリース契約して利用している場合、上記の費用に加えて「月額リース料」が加わります。
リース時のランニングコストとしては
「月額リース料」＋印刷枚数に応じた「カウンター料金」＋印刷枚数に応じた「用紙代」＋稼働状況に応じた「電気代」になります。
購入・レンタルと比較する場合、「用紙代」と「電気代」は印刷状況によって変わり、大きな差は付きません。
導入状況でランニングコストを比較するなら、それ以外の項目比較に絞っても問題ありません。
前述のカウンター料金保守サービス契約をしていて、月額リース料20,000円を支払っている場合、（月額リース料）20,000円＋（カウンター料金）42,000円＝62,000円 に、「用紙代」と「電気代」を加えた金額が、実際に支払う月額のランニングコストになります。
プリンターを購入した場合のランニングコスト
プリンターを購入した場合は、リース契約とは異なり、掛かる費用はその都度負担する必要が有ります。
大型複合機コピー機を購入した場合、トナーを補充する必要が無かった月で、トラブルも発生しなかった場合は、ランニングコストは「用紙代」と「電気代」だけで済みます。
しかし、トナーを補充する月と、トラブルでサービスマンを呼んで修理が必要なった事が重なれば、数十万円の費用負担がランニングコストとして発生します。
高額なイニシャルコストと合わせて、突発的な高額の費用負担が大きく、大型複合機コピー機のリース導入が大半になる理由になっています。
購入するプリンターは、イニシャルコストで大きくランニングコストが変わってきます。
導入する費用が安いプリンターの多くは、インク代等の消耗品費用が割高になり、ランニングコストは高額になります。
導入費用が高い、大型のインクタンクを備えたビジネスインクジェットプリンターは、1枚当たりの印刷コストが安く、ランニングコストは安くなります。
購入する場合は、インクやトナーも自由に選択出来るため、純正インク・トナーだけでなく、互換や再生のインク・トナーを利用する事も可能です。半額近くになる事も珍しくなく、ランニングコストに大きく影響して、購入した場合の大きなメリットになります。
購入した場合は、1年間の保証が付く事が一般的です。
純正トナー・インクを利用して、通常利用の範疇であれば、トラブル時に保証が受けられます。
しかし、保証期間が経過した後には、自己解決するスキルが有るか、サービスセンターにプリンターを発送して、修理を依頼する事になります。
プリンターの機種にも依りますが、修理代は機種代と比較して高額になり、特にインクジェットプリンターのユーザーは、解決出来ないトラブル発生時には買い換える傾向にあります。
そうなれば、新たなイニシャルコストが発生します。
レンタルプリンターの場合のランニングコスト
レンタルプリンターサービスでは、その内容によってランニングコストが異なります。
カウンター料金を枚数に応じて徴収する、レンタルプリンターサービスでは、「月額レンタル料」＋「カウンター料金」＋「用紙代」＋「電気代」になります。
「メンテナンス費用」を別に徴収するレンタルプリンターサービスでは、更にそれを加算する必要が有ります。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、請求される費用は「月額レンタル料」のみで、「カウンター料金」や「メンテナンス費用」がありません。
そのためランニングコストとしては、「月額レンタル料」＋「用紙代」＋「電気代」だけで済みます。
ランニングコストが安いのは「レンタルプリンター」
ランニングコストで最も影響があるのは、カラー印刷です。
リース導入している場合の、カウンター料金保守サービス契約では、カラーのカウンター料金がモノクロの10倍程度に設定されている事が多く、カラー印刷が多くなれば飛躍的にランニングコストが上昇します。
購入しているプリンターでも、カラー印刷が多くなれば、高額なインク・トナーを補充する費用と手間が掛かることが避けられません。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、ライトプランなら3,000枚・プリント放題プランで10,000枚までは、規定の月額レンタル料金が一定です。
枚数のみで、モノクロとカラーの区分けが無い為、たとえばライトプランでカラーだけを3,000枚印刷しても、規定の料金に変化が有りません。
まとめ
現代のビジネスシーンにおいて、カラー印刷をすることは解りやすさに繋がり、結果的に業務効率の向上や成功に繋がります。
ランニングコストを抑える為に、カラー印刷を我慢することは有効ですが、それは賢明とは言えません。
ランニングコストを下げながら、躊躇無くカラー印刷が出来るのは、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスが最適です。
レンタル会社「プリント革命」なら7日間無料お試しができるので、一度利用してみたいと考えているならぜひ問い合わせしてみてくださいね。
