営業時間中は、大型複合機コピー機が殆ど稼働している状態で、カウンター料金を含めて印刷費が高額になっている事に悩む、オフィスの担当者にお伝えしたい！
経費の金額的な事はもちろん大切ですが、その状態は業務効率が大幅に落ちていませんか？
大型複合機コピー機の稼働状態は、納品した事務機の営業マンに把握されています。
優秀な営業マンが担当しているなら、速攻で増機の提案があり「オフィスの業務効率を考えれば、リース代金が多少増えても（基本的には倍になりますが）、もう一台導入した方が賢明です！」と言われれば、スタッフから不満も出ているし・・・と考えます。
しかし、費用だけで無く、置くスペースを考えると悩ましい！という相談を、筆者は実際に受けたことが有ります。
そんなオフィスの業務効率を上げて、しかも経費を下げる方法を解説いたします。
大型複合機1台の一般的なスペック
大型複合機コピー機の性能スペックは、一般的に一分間にどれだけの印刷枚数をこなせるか？という事に集約されます。
もちろん、多くの印刷枚数可能な機種ほど高額になります。
一般的にオフィスに導入されている大型複合機コピー機のスペックは、概ね以下の通りです。
| 連続印刷枚数 | 月額リース料相場 | 推奨月間印刷枚数 |
| 20枚/分 | 10,000～18,000円 | 1,000～3,000枚 |
| 30枚/分 | 12,000～18,000円 | 3,000～6,000枚 |
| 40枚/分 | 16,000～23,000円 | 6,000～10,000枚 |
もっと低速の機種もありますが、大型複合機コピー機をリースで入れるメリットは殆ど有りません。逆にもっと高速の機種もありますが、一般的なオフィスには金額の問題もあり、導入されるのはレアケースです。
一分間に印刷出来る枚数は、業務効率に直結します。
たとえば、100枚の資料を印刷する場合、10枚機では印刷するのに10分掛かりますが、40枚機では2分半で印刷が完了します。
それほど印刷する機会が無いなら、低速機でも充分事が足ります。
しかし、A4用紙を1日に一束（1セット500枚）を消費するようなオフィスでは、営業時間中の大型複合機コピー機は、常に稼働している状態になります。
1台の運用だと並ぶ、待つ、印刷物が混ざる
大型複合機コピー機は、それなりのスペースを占有しますが、LANで共有されていて、プリンター・FAX・コピー・スキャナー等の機能を、一台でこなすメリットが有ります。
しかし、多機能が故にニーズが重なることも多く、同時にこなす事は出来ません。
スタッフの誰かが、大量のコピーを行っていれば、印刷を出力するのは待たされる事になり、コピー待ちに並ぶ行列が出来ます。
その状態で自席からLANを通じてプリントアウトしても、いつ印刷物が出てくるかは解らず、いつか出てくる事を期待しながら、手の空いた時に取りに行きます。
まだ出力されていない事もありますし、大量に印刷された他の資料やFAXの中から、目的の資料を探すのにウンザリします。
外出する用事があり、出掛ける時間が迫っている時などは、ストレスがMAXになります。
中型機2台で大型機1台と同スペックにすれば全て解決！
こんな状態のオフィスには、プリント革命の中型複合機コピー機を2台導入する事で、すべて解決します。
オフィススペースの有効活用
中型複合機コピーを2台導入しても、占有スペースは大型複合機コピー機1台よりも小さくなります。
オフィス内に分散して設置できる事も、大きなメリットです。
今までデスクから遠く離れていた場所に、大型複合機コピー機が設置されていた人は、近くに複合機を設置する事で、移動距離に要する無駄な時間が減って、業務効率が大幅にアップします。
一方方向・一箇所に向かう、複合機ニーズの導線を分散させることで、限られたオフィススペースを効率良く利用することが可能になります。この点でも当然、業務効率もアップが期待出来ます。
トータル印刷費用の経費削減
印刷枚数が増えても、カウンター料金・初期費用が不要で、固定された安価な月額レンタル料だけで、大型複合機コピー機のリース料＋カウンター料金よりも大幅に経費削減が可能になります。
カウンター料金保守サービス契約をしている、大型複合機コピー機のリースでは、カラー印刷の枚数が増えれば、比例して支払金額が増加します。
たとえば、1分に40枚程度印刷出来る能力のある、月額リース料20,000円の大型複合機コピー機で1万枚のカラー印刷を行えば、カウンター料金が1枚10円の場合（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円が印刷経費として掛かります。
「プリント革命」＜CL-B30プラン＞の月額レンタル料は30,000円です。
同じ1万枚のカラー印刷を＜CL-B30プラン＞2台で行った場合、（月額レンタル料）30,000円×2台＝60,000円です。他にはトナー等の消耗品代や、カウンター料金も一切掛かりません。60,000円が印刷経費になります。半額ですね。
印刷処理スペックも上がる
A4の印刷物だけで支障が無いオフィスでは、CL-B30プランをオススメします。
一分間に印刷出来る枚数は、カラー・モノクロ共に31枚で、2台導入する事で60枚を超えます。通常ではオフィスに導入されない、非常に高額になる、高速プリンターと同等以上の速度の印刷効率を、中型複合機2台導入する事により、比較にならない安価なコストで使う事が出来ます。
毎分40枚の印刷能力のある、比較的高価な大型複合機が入っている場合でも、1,200枚の印刷を終えるのに、30分掛かります。
この中型複合機2台導入する事により、同じ内容の1,200枚を印刷しても、20分かからないで終了します。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、同じプランで揃える必要な無く、A3対応のBIJ-B18プラン＋A4対応高速レーザーCL-B30プランの他、使い方によっては、モノクロレーザーのML-C15プランを加えるのも業務効率が大幅にアップします。
A3サイズ印刷を頻繁に使うなら、BIJ-B18プランをオススメします。
比較的高速な40枚/分の大型複合機コピー機が導入されているオフィスでも、BIJ-B18プランの印刷スピードは、モノクロで22枚/分・カラーで20枚/分なので、2台導入する事により、1分間に印刷出来る枚数は40枚を超えます。
40枚を超える速度なら、リース料が高額になる大型複合機コピー機と比較しても、見劣りしない印刷速度が実現します。それでいて、印刷経費も削減することが出来ます。
業務効率の向上
仮に印刷速度が同程度にでも、中型複合機を2台導入する事により、2箇所の設置場所に印刷・コピー・スキャン・FAX等のニーズが分散することで、1台の大型複合機コピー機しか無い場合の、順番待ち時間が大幅に短縮出来る様になります。
1台当たりのアウトプットされる印刷物が、2台になれば単純計算で半分になります。
目的の印刷物資料を探す手間等が、大幅に減る事が期待出来て、業務効率は大幅にアップします。
故障時のリスクヘッジ
プリンター・複合機は本来精密機械でありながら、可動部分も多く、使い方の異なる多くの人間が毎日利用する、機械にとっては過酷な状態にあります。
ノントラブルで何年も稼働し続ける事は、現実的に困難だと言えます。
大型複合機コピー機をリース導入している場合は、カウンター料金保守サービス契約を結んでいるため、消耗品のフォローやメンテナンスだけでなく、故障トラブル時には電話一本するだけで、サービスマンが設置場所まで来てくれる事は、大きなメリットです。
しかし、サービスマンの人員には限りが有り、いつも速やかに来てもらえるとは限りません。どんなに早くても数時間は待つ時間が必要で、その間の大型複合機コピー機は稼働が停止した状態になり、仕事の継続利用が困難になります。
メーカーのサービス拠点は、経費の問題も有って削減する方向にあり、特に都市部以外では、県内に存在していない事も少なくありません。
その場合は、早くても到着が翌日になり、場合によっては営業日の関係で数日掛かる事もあったります。店舗等で土日にコピーや印刷必要な場合などは、業務に多大な影響があります。
中型複合機2台導入する事で、仮に1台に何らかのトラブルや故障で稼働できなくなっても、確率的に同時に2台がトラブルや不調になることは考えにくく、正常に稼働する1台で業務の継続が可能になります。
しかも、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスなら、トラブル時にも専門スタッフが電話にて速やかに、かつ徹底的にサポートします。9割のトラブルが解決しています。
電話で解決出来ない場合は、12:00までの連絡なら即日交換プリンターが発送され、本来の業務効率を最小限の期間で再開できます。
