コピー機やプリンターのセキュリティは「透かし印刷機能」で!そのメリットや注意点をチェックしよう

最近ではビジネスにおける要注意ポイントとして「セキュリティ」という要素が重視されています。

セキュリティというのは基本的に情報漏洩を防ぐという意味合いで使われますが、ではこの情報漏洩は、どのような「媒体」で起きているかご存じでしたでしょうか。

コピー機にも求められるセキュリティ

一般的なイメージとしてセキュリティは、パソコンやスマホから漏洩すると異様に思われているかもしれません。

しかし実は情報漏洩を最もたくさん引きおこしているのは、インターネットやUSBメモリ、あるいはスマホなどのデジタル媒体ではないのです。

日本ネットワークセキュリティ協会の「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によれば、2018年のデータでもっとも情報が漏洩した媒体のナンバーワンが、インターネットを抑えて「紙媒体」と報告されています。

そうなるとデジタルデータのセキュリティだけに注目するのではなく、いかに紙媒体、つまりコピーやプリントした情報のセキュリティを確保するかも、しっかりと検討しなければなりません。

情報漏洩してしまうことのリスクとは

情報漏洩するとどうなるかというリスクは、個人情報の流出や、社外秘の情報流出、あるいは守秘義務のある情報が流出するなど、さまざまなパターンが存在します。

しかしどのパターンであっても本来外部に流出してはいけない情報が漏れてしまうと、必ず何らかの問題が発生します。

では、企業から情報が流出した場合、どのような問題が起こりうるかについて、簡単にチェックしていきましょう。

個人情報を流出させてしまった場合

個人情報に関しては顧客情報の一覧などが外部に漏れてしまうケースがほとんどです。

この個人情報の流出の多くは、データベースやUSBメモリーからの流出が大多数を占めますが、そのようなデータをプリントして保管している場合もあるはずです。

個人情報の流出は、原則的に個人情報保護法で罰則が定められているほどシビアな問題となります。

万一個人情報を流出させてしまうと、法的な問題にまで発展する可能性もあり、舌苔に避けなければならない情報漏洩ということになります。

さらには情報流出してしまった分の補償をしなければならない場合もあり、もちろん流出によって自社の業務に大きなダメージが与えられる可能性も高くなります。

社外秘の情報が漏洩してしまった場合

社外秘の情報にはいろいろな種類のものがありますが、当然ながら社外に漏らすことで不利益になるから社外秘扱いになっているわけです。

もし新製品の情報がリークしてしまえば大きな損害になりますし、経営方針が漏れてしまえばライバル企業がそれに対抗してくるかもしれません。

 

外部に対しての補償などはありませんが、社外秘に指定した情報が漏れてしまうと、将来的に大きな損害を被る可能性もあります。

守秘義務のある情報が流出してしまった場合

業務の内容によっては取引先と守秘義務契約を結ぶ場合もあります。

子の守秘義務契約は携わっている業務に関して、その内容を外部に漏らしてはいけないというものです。

そのため、万一外部に情報を漏らしてしまうと守秘義務契約違反となりさらに情報漏洩したことに関して、損害賠償が請求される可能性もあります。

不正な複製を防ぐための透かし機能

情報漏洩は企業にとって非常にリスクの高いものですが、はじめに説明したとおりコピーや複合機、プリンターで印刷した紙媒体もまた、セキュリティでしっかりと情報を守る必要があります。

しかし印刷時のセキュリティに関してよく知らないと、セキュリティをどう保ったらいいかが分からないかもしれません。

じつは最近の複合機やプリンターには、情報セキュリティのための「透かし機能」が用意されています。

透かし機能とはプリント時に印刷物へ「透かし」を入れることで、情報漏洩を防ぐための仕組みです。

ではこの透かし機能とは一体どのように活用すれば良いのでしょうか。

見えるすかしと見えない透かし

透かし機能は大別して二つの種類があります。

それは「見える透かし」と「見えない透かし」です。

見える透かしとは印刷物を見れば透かしであることが分かるものです。

見えない透かしとは印刷物を見ても視認できないような透かしを印刷し、特定条件でチェックすることで透かしが見えるようになるものです。

セキュリティが必要な書類を、このプリンターや複合機などで印刷することで、見える透かしと見えない透かしを使い分けて、情報漏洩を防ぐことが可能となるのです。

それではその手法を順番にチェックしていきましょう。

漏洩していけない書類であることが分かる

見える透かしの代表例が、ヘッダーやフッター、あるいは書類全体に透かしを入れるという方法です。

これによってその書類が重要で漏洩していけない書類ということが一目で分かり、閲覧したり配布された人に、重要であることを伝えることができます。

さらに心理的にも機密書類であるという意識を持たせることで、書類の取り扱いがより厳重になるというメリットもあります。

コピーすると隠し文字が浮かび上がる

見えない透かしとして、この「隠し文字」が浮き出るという透かしがあります。

この隠し文字の透かしは一見しても透かしが入っているようには見えませんが、この印刷物を原本としてコピーを取ると、コピーした方に透かしが浮かび上がるというものです。

これにより無断でコピーしたものは原本ではないことが分かってしまうため、不正なコピーの抑止や偽造を防止するために利用できます。

この機能はセキュリティ的な使い方の他に、クーポンや処方箋などコピーで偽造されると行けないものに対して利用することも可能です。

漏洩した場合にすかしで漏洩元を特定できる

万一機密書類が漏洩してしまった場合、どこから漏洩したかを特定することも透かし印刷を使って可能となります。

これも見えない透かし印刷技術を利用して、書類に個別に特定の情報を振っておき、万一漏洩してしまった場合にその透かしを読み込むことで、誰から、どこから漏洩したかを確認できるという手法です。

コピー機の透かし機能を使う際の注意点

企業に対するセキュリティへの要望は今後ますますシビアになっていきますので、デジタルデータのセキュリティと同様、コピー機や複合機、プリンターなどで印刷する紙媒体

に関しても、今まで以上に意識して情報漏洩を防がなければなりません。

印刷に関しては今回紹介した透かし機能をしっかり活用すれば、より確実に情報漏洩を防げるようになるはずです。

さらに紙媒体からの情報漏洩の他に、コピー機や複合機、プリンターでは、印刷するためのデータをネットワーク経由で漏洩してしまうリスクもありますから、もしこれから新しい機種を導入する予定があるのなら、透かし機能を含めた最新のセキュリティ機能を持つ機種を探してみることをおすすめします。

紙媒体からの印刷セキュリティを高めたいとお考えでしたら、例えばレンタルプリンターサービスを利用するという方法もあります。

レンタルプリンターなら月ごとの契約となりますので、必要な時にすぐに最新機種にアップグレード可能です。

気になる最新モデルがレンタルできるモデルに登場する時に、新品を買い換えるのではなくレンタルで最新のセキュリティ機能を持つ複合機やプリンターへの交換が可能となります。

 

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