NASを使って複合機やプリンターをもっと活用しよう

NASという言葉を聞いたことありますでしょうか?

「Network-Attached Storage」の略で、ストレージと記述がある様に記録媒体の機器です。

ん?外付けのハードディスクと、どう違うんだ?と感じた方は鋭いです。
異なる点は色々とありますが、NASは複合機と組み合わせることで大きなメリットがあります。

NASとは?

NASを一言で表現するなら、パソコンを用いる事無くLANで社内ネットワークに接続出来る外付けのハードディスクということになります。

普通の外付けハードディスクやUSBメモリーでも、データの保存は出来ます。
別のパソコンに受け渡しをする場合は、それらを挿し替えて使う事が出来ます。

次の段階として、扱う人数が増えたりデータの量が増えたりしてくると、ネットワーク内でパソコンのファイル共有を利用するようになります。

NASは、このパソコンで行うファイル共有に近いことを、機器単独で行うことができます。社内ネットワークに組み込まれたデータ保管スペースとして、他のパソコンの電源ONOFFに一切影響を受けません。
社内だけで無くインターネットに接続する設定をしておけば、外出先のパソコンやスマートフォンからも、データへのアクセスが可能です。

NASのメリット

冒頭でお話しした複合機との組み合わせメリットの前に、基本的なNASのメリットについて大まかにご説明します。

複数での共有

ネットワークを通じて複数人・複数のデバイスでデータの共有と作業が可能になり業務効率の向上が期待出来ます。

各パソコンの有効活用

共有で使うデータをNASに集約することで、多人数で同じデータを各自のパソコンに保存する必要が無くなります。
ハードディスクの消費がデータで圧迫される事を防ぎます。また、共有のバックアップスペースとして活用することで、各パソコンの外付けハードディスクが不要になります。

仕事をしようと思ったら、データ移行やファイルのコピーをすることなく、どんな機器からでもNASにアクセスすることで開始できる、オフィスのフリーアドレス化を実現します。

複合機とNASを組み合わせるメリットは、大きく二つあります。
この場合の複合機はNAS連携機能に対応しているタイプで、社内LANに組み込まれている前提です。

受信したFAXのNASへ保存

通常は受信したFAXは紙にプリント出力されます。複合機で受信したFAXを印刷するのではなく、NASに社内LANを通じてデータとして保存する事が出来ます。
不要なプリントを制御する事が出来てペーパーレス化を促進するだけでなく、「あのFAXどこ行った?」という事も無くなります。

到着したFAXは即時データの共有も可能になり、外出先からも内容確認が可能になります。必要なものは当然プリントアウト出来ます。

スキャンデータのNASへ保存

複合機でスキャンしたデータを社内LANでNASに保存する設定にしておけば、スキャンしたデータを即時に全員で共有が可能になります。

外出先からもデータにアクセス出来るので、スマートフォンからも確認出来るほか、パソコンやUSBストレージ等にデータコピーも不要でセキュリティの面からも安心です。

NASのファイル共有は制限が可能で、社内でもチーム内のみ閲覧可能などの設定が出来ます。

NASのデメリット

通常のUSB外付けディスク等に比べて導入時の設定が難しい事や、ネットワークを介在するやり取りのため、ネットワーク環境に問題が起これば使えなくなるデメリットがあります

それよりも一番怖いのはNAS自体に問題が起こることです。

データの一元管理をするということは、万が一NASのデータが使えなくなれば・・・想像するだけでも恐ろしい事態です。
ハードディスクは消耗品であり、永遠ということはありません。NASもデータ保存媒体としてハードディスクを使っています。

その不安部分解消の手段として、NASを選ぶ時にはRAIDシステムを搭載しているタイプをオススメします。RAIDシステムは、NASの中に複数のハードディスクを搭載していてデータ保存するものです。
複数のハードディスクが全く同時に寿命を迎えて故障する事は考えにくく、問題が起きる時には内蔵された中の一つのディスクです。このディスクはカートリッジ式になっていて、簡単に抜き差しで交換することが出来ます。

通常のハードディスクと比較すれば、RAIDシステム専用のハードディスクが高価である事もデメリットですね。

本体の機器不具合にも備えて、さらにUSB外付けディスクをNASに接続して、丸ごとバックップする用心深さが必要です。

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名古屋在住のIT・通信・格安SIMライターです。 プリンターはDOS時代のドットプリンターから使い始めて 初期のインクジェット、モノクロレーザープリンター カラーレーザープリンターを使ってきて モノクロ複合機を経てカラーデジタル複合機リースに到達。 業務用テキスタイル熱転写プリンター 業務用テキスタイルインクジェットプリンター見学に 国内・海外工場に何度も足を運ぶマニアで 日夜情報収集に励んでいます。