プリンターや大型複合機コピー機の利用方法は、設置してあるオフィスによって全く異なっています。
仕事内容や置いてある部署などにも依りますが、概ね1台が印刷する枚数としては、月に概ね3,000枚程度を印刷する事が多くなっています。
枚数でピンと来ない方も、A4サイズのOA用紙の束は500枚ですから、およそ月に5束を消費していると考えれば、イメージが沸きませんか？
印刷する機会が殆ど無く、でも無いと困る環境ならば、購入して使うのが賢明です。
しかし、月に3,000枚程度の印刷をコンスタントにこなす環境なら、消耗品のコストまで考えて、「リース」「購入」「レンタル」の3通りの導入方法が考えられます。
「メインで長期間利用するから、取り敢えずレンタルの手段は無いな！」と考えるのは、些か早計かもしれません。
レンタルプリンターサービスは、多種多様にリリースされていますが、従来のイメージだと、短期間の必要な時期だけ・イベントなど、必要な時にだけ借りる場合に重宝するというのは、レンタルプリンターの古い捉え方かもしれません。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスは、そのコスパの良さから、印刷経費を大幅に削減する有効な手段として、メインプリンターで利用する企業が増加しています。
論より証拠で、Ａ４サイズで月に3,000枚のカラー印刷を行った場合の印刷コストを、「リース」「購入」「プリント革命のレンタルプリンターサービス」で比較して解説します。
【リースの場合】A4カラー印刷3,000枚の月間コスト
大型複合機コピー機を導入するオフィスの多くが、リース契約を利用しています。
その理由として、高額な機器である大型複合機コピー機を、初期投資をせずに毎月のリース料を支払うことで利用出来る事と、資産として計上する必要が無いため、経理上の手間が掛からずに、リース料は全額経費で落とせる事があります。
また、リース契約をしている大型複合機コピー機の大半は、保守の手間や高額な消耗品費出費を平均化する手段として、毎月のリース代とは別に、印刷枚数に応じて支払う、カウンター料金保守サービス契約を結んでいます。
機種本体の価格は、連続印刷枚数によって変わり、印刷が早い遅いだけでなく、使われるパーツの異なる事が、寿命を迎える総印刷枚数にも影響するため、奨励月間印刷枚数と大きな関係性があり、月間の印刷枚数から機器本体のスペックを選択する事で無駄がありません。
| 連続印刷枚数 | 推奨月間印刷枚数 |
| 20枚/分 | 1,000～3,000枚 |
| 30枚/分 | 3,000～6,000枚 |
| 40枚/分 | 6,000～10,000枚 |
月3,000枚程度の印刷なら「20枚機」が適していますので、今回は20枚機の場合で計算します。
プリンターをリース契約した場合に必要な料金は、
- リース契約の月額料金
- カウンター料金
- コピー用紙代
の3種類です。
リース契約の月額料金
20枚機とは、1分間に連続印刷して出力出来る枚数の事です。
出力出来る枚数が増える＝高性能機＝機種代が高額になり、リース期間が同じなら、毎月のリース料が高額になる
という相関関係があります。
毎月支払うリース料に支払い回数の掛け算をすれば、機種代を超える金額になるのがリース料です。
分割払の場合は金利が乗るため、こちらも支払総額は元々の機種代を超えますが、リースでは更にリース会社の経費が加算されるため、より高額になります。
混同される事もある、レンタルとリースの最も異なるのは、契約期間です。
レンタルでは数ヶ月から長くても1年程度のサービスが多く、その期間を終えた後での解約は基本的に自由です。
リースは概ね5年から6年程度に設定されることが多く、その期間中は解約する事は出来ません。プリンターを返却しても、本来支払うはずだった全ての金額が残債として残り、違約金が発生する場合もあります。
期間5年のリースで、連続印刷枚数20枚機を導入した場合の金額は、メーカーや利用するリース会社でも異なりますが、相場としては概ね1万円強から15,000円程度になっています。
今回のリース料は、仮に月11,000円と仮定します。
カウンター料金
オフィスで使用するプリンターは、精密機械であり運用コストが高額になり手間も掛かります。しかしプリンターは、効率良く仕事を進めるためのツールであり、直接利益を生み出しません。
そのため、普段からのメンテナンス等に要員を割くことは避けたい事と、高額になる補修費用や消耗品による出費に対して、月々の支払いを均一化したいニーズがあります。
これに応えるのが、印刷枚数に応じて支払う「カウンター料金保守サービス契約」です。
1枚あたりの単価はモノクロとカラーで異なり、機種や過去の付き合い、導入台数によっても変わってきます。この単価がカウンター料金です。
カウンター料金の相場としては、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度です。
今回は少々下を見て、カラー1枚のカウンター料金を1枚15円とします。
20枚機の月額料金の相場は11,000円。カラー印刷のカウンター料金の相場は1枚あたり15円なので、3,000枚x15円＝45,000円となります。コピー用紙は500枚で500円程度ですから、500円x6＝3,000円です。
合計すると「11,000円＋45,000円＋3,000円＝59,000円」となるので、リースの場合の月間料金は59,000円となります。
【購入の場合】A4カラー印刷3,000枚の月間コスト
プリンターを購入する場合は月間コストを出しにくいのですが、先ほどのリース機に揃えてみましょう。
月額リース料を計算するのには、リース総額にリース料率を掛け合わせる事で算出出来ます。
一般的な5年契約のリース料率0.02から、月額11,000円のリース料を計算すると、リース総額は55万円になります。
金利手数料等を差し引けば、概ね本体機種代は50万円程度になります。
プリンターを購入した場合に必要な料金は、
- 本体料金
- コピー用紙代
- インク代
です。
1ヶ月あたりのプリンター本体の価格は、
- 50万円÷5年＝100,000円/年
- 100,000円÷12ヶ月＝78,333円/月
となります。
トナーなどの消耗品費用や、メンテナンス・補修修繕料金等は、購入の場合は計算しにくいのですが、購入の場合でもカウンター料金保守サービス契約への加入は可能です。
リースした場合と比べて、購入した場合は同程度のカウンター料金に設定されるか、若干高額になります。
仮にカラー1枚あたりのカウンター料金を20円に設定して、3,000枚を印刷した場合の支払いカウンター料金は60,000円になります。
合計すると「8,333円＋3,000円＋60,000円＝71,333円」となるので、購入の場合の月間コストは約70,000円です。
【プリント革命との比較】A4カラー印刷3,000枚の月間コスト
では最後に、プリンターレンタル会社のプリント革命でレンタルした場合の月間コストと、リースと購入の月間コストを比較してみましょう。
プリント革命はレンタルなのでカウンター料金は必要なく、月額のレンタル料金とコピー用紙代のみが必要な料金です。
月額レンタル料金は「プリント放題プラン」と「ライトプラン」の2種類ありますが、今回はカラー印刷3,000枚の費用を比較するので、印刷上限が3,000枚のライトプランの料金を見ていきます。
前述のリースや購入で基準になっているのは20枚機ですから、同程度のスペックをピックアップしたいところですが、ピッタリの印刷速度の機種が無いため変則的になります。
BIJ-E18ライトプラン
A3対応のビジネスインクジェット複合機です。
カラー連続印刷12枚/分に対応しています。
大型複合機コピー機を利用していた方でも、乗り換えに問題が無いA3用紙まで対応していますが、印刷速度は単体では劣るため、2台導入で計算します。
中型複合機を2台導入するメリットは多く、毎分12枚を2台でフル稼働した時には、合計で毎分24枚の印刷をする事が出来ます。
また、利用者の導線が2箇所に分かれる事から、待ち時間が少なく業務効率が向上して、仮に1台にトラブルが発生しても、もう1台の方で復旧まで待つこと無く仕事の継続を止めません。
より詳しい、「業務効率UP!大型複合機1台よりも中型機2台の方が効率的」も、併せてご覧下さい。
1台のレンタル月額料金は13,200円ですから、2台で26,400円になります。
CL-B30ライトプラン
A3用紙の利用が殆ど無かった、大型複合機コピー機を使っていたユーザーが、レンタルに乗り換えるのに最適な、レーザー方式のA4対応複合機です。
この複合機の連続印刷枚数速度は、毎分31枚なので、ここまで基準としてきた毎分20枚機の1.5倍の速さになり、大幅に印刷完了までの時間が短縮されて、業務効率が向上します。
月額のレンタル料は、22,000円です。
プリント革命にカウンター料金はありませんので、用紙代3,000円を加算しても、カラー3,000枚印刷時の月額総額費用は、A3対応のビジネスインクジェット複合機2台で29,400円、中型レーザー複合機で25,000円になります。
レンタルプリンターサービスには、機種代等の初期費用が計上されるサービスもありますが、プリント革命では初期費用が0円です。
消耗インクの補充もオンラインで簡単に注文が出来て、その場合の送料も無料です。
トラブル時にはオンラインサポートが受けられ、その費用も掛かりません。
リースが59,000円、購入は約70,000円が月間コストでしたから、2台導入して業務効率を上げても29,400円・高速印刷で印刷時間を大幅短縮しても25,000円と比較すれば、仕事がスムーズに運ぶだけでなく、月間の印刷コストも大幅に安くなる事を、ご理解頂けたと思います。
まとめ
プリンターの導入方法はリースと購入、レンタルの3種類ありますが、A4カラー印刷3,000枚で計算すると、一番高いのは購入とわかりました。
リースと購入を比較した場合、機種代の部分では購入の方がリース会社の経費等が無い分は安くなりますが、カウンター料金の単価で支払い費用が大きく変わってきます。
同じカウンター料金単価で利用出来れば、購入の方が安くなる計算になります。
それを抜きにしても一般的な企業でリース契約が多いのは、高額な機種代を資産計上しなくても済むメリットがあります。
圧倒的に安いだけでなく、業務効率も向上させるのが、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスです。
プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、カウンター料金を気にすることも無く、当然資産計上する事無く全額毎月の経費として計上出来ます。
