企業や組織でコピーやプリントが必要なとき、リースで大型複合機を導入することが多いと思いますが、コストパフォーマンスを考えると、レンタルプリンターという選択肢も検討するべきです。
特にリース機の契約で発生する「カウンター代」が高く付くこともあるため、契約前にある程度の資産をして、よりお得に印刷できるようにした方が良いのです。
リース契約のカウンター代とはどんなものか？
ではまず、リースで複合機を利用する場合のカウンター代とは何かについて見ていきましょう。
なぜカウンター料金が必要となるのか？
リースで契約する大型の複合機には「カウンター」という機能がついています。
このカウンターには、複合機が何枚どんな印刷をしたかという情報が記録されています。
なぜこのような数字をカウントしているかといえば、リース会社はこのカウンターに記録された情報をもとに、カウンター料金として印刷した枚数分の料金を後から請求するからです。
印刷するものによってカウンター料金が異なる
ではそのカウンター料金とはいったいいくらくらいになるのでしょうか。
カウンター料金はリース会社によって異なりますが、おおよそ次のような料金体系が基本となります。
- モノクロ印刷：2円/枚
- カラー印刷：15円/枚
ということは、月にモノクロ印刷を1,000枚した場合のカウンター料金は2,000円。
カラープリントを1,000枚した場合は15,000円。
モノクロ、カラーをそれぞれ1,000枚、合計2,000枚のプリントをした場合、12,000円がカウンター料金ということになります。
この料金は一般的に印刷速度で変動します。
早く印刷できる機種の場合、カウンター料金が若干安くなります。
さらにカウンター料金は全国一律で同じ金額というわけではなく、地域によって異なることもあり、競争の激しい都心部の方が安く設定されていることもあります。
カウンター料金に含まれる保守契約
カウンター代は正確には「カウンター保守契約」と呼ばれる場合もあります。
カウンター代は修理や定期メンテナンスなどの保守契約とセットとなっていて、この契約にしていれば万一のトラブルの際に、修理費用などが無料となるのです。
さらに消耗品としてリース契約の大型複合機の場合はインクではなくコストの高いトナーを使っていますが、この交換もカウンター保守契約を結んでいれば無料となります。
とは言っても印刷するたびに減っていくトナーは消耗品ですから、カウント数によって料金が発生するカウンター代に含まれるのは当然とも言えるでしょう。
ほとんどのリース契約ではこのカウンター代がセットで契約するのが当たり前ということになっています。
カウンター代の注意点とは？
このようにカウンター代は少し特殊な料金体系と言えるため、使用する際にはいくつかの注意点があります。
この注意点をしっかり認識しておかないと、思わぬ経費の無駄遣いにつながってしまいますので注意が必要です。
トータルコストをしっかりチェックしよう
カウンター代の内容をよくチェックすると、モノクロ、カラー印刷の一枚あたりの金額のほかに、最低利用料金というものが設定されていることがわかります。
この最低利用料金とは、仮に全く印刷しなかった月でも支払わなければならない基本料金ということになります。
そのため、月の印刷枚数が少ないと、1枚あたりの印刷コストはグッと上がってしまうというわけです。
さらに、カラー印刷はモノクロと比較して10倍程度高い料金設定となっていますので、使用する側はしっかりコスト計算しながら何を印刷するか分別する必要もあります。
カウンター代で料金が分かりにくいリース契約
たまに見かけるのが、印刷コストを削減する目的で「両面印刷」をする人もいるのですが、カウンター代ということを考えればこれは全く節約にはなりません。
カウンターの1枚あたりの料金は厳密にいえば「片面」のことを意味しますから、両面印刷をしても片面だけ印刷しても、カウンター代は同じ「2回」になります。
紙の節約にはなりますが、カウンターの節約にはならないのです。
このように若干わかりにくいカウンター代という費用と、さらにそもそものリース料金が合算して請求されるリース契約は、コストがわかりにくいということがデメリットの一つとなります。
リース契約以外で複合機を使う方法は？
一昔前まではコピー機や複合機をオフィスに導入する方法としては、ほぼこのリース契約しかないというのが当たり前でした。
大型複合機は本体価格が100万円を超えるような高額な機器でしたから、これを現金一括でポンと購入するということは、ほぼ考えられません。
さらにリースにして月額で本体料金を分割することで、経費の計上面でのメリットもあるため、リース契約は好んで使われていたのです。
しかし、最近ではリースに変わり「レンタル」で複合機が利用できる「レンタルプリンター」というサービスが登場しています。
ではこのレンタルプリンターは、リース契約に取って代わるだけのメリットを持っているのでしょうか。
レンタルプリンターというサービスもある
レンタルプリンターとは文字通りプリンターをレンタルして利用できるサービスです。
レンタルですから、本体を購入するための初期費用も必要ありません。
レンタル費用は月額固定で支払うことになりますが、リースのように本体価格を分割して払うわけではなく、1ヶ月単位での契約となりますから不要になればいつでも違約金なしで解約できるという手軽さがメリットと言えるでしょう。
必要十分なスペック中型機が利用可能
レンタルプリンターの場合、レンタルできる複合機はリースで利用できる大型機よりもワンサイズダウンした中型機以下になります。
そうは言っても機能的には一般的な使い方なら全く問題ないレベルですから、乗り換えてから使えなくて困るということはほぼないと言っても良いでしょう。
むしろ中型機は大型機ほど設置場所を占有しないため置き場所に困らないなどというメリットもあります。
レンタルプリンターにカウンター代はある？
ここで気になるのが、リースのようなカウンター代はレンタルプリンターにも必要なのかどうかということかもしれません。
もしないというのであれば、リースにおける保守契約などの付帯契約はどうなるのでしょうか。
プリントし放題サービスから料金が固定
結論から言えばレンタルプリンターにはカウンター代という費用はありません。
では気になる保守契約はどうなるかと言えば、これはレンタル費用に含まれています。
ただしサポートはリースのような訪問サポートではなく、電話やメールで使用者が自分でメンテナンスできるようにサポートすることになります。
レンタルプリンターの場合さらに特徴的なのが、「プリントし放題」といった定額で何枚でも印刷できるという料金体系です。
このサービスを利用すれば印刷枚数を気にすることなく、必要なだけ印刷できるようになるのです。
リースとレンタルのコストを比較してみよう
リースは高性能な大型複合機が利用できるというメリットがありますが、その反面印刷枚数によってカウンター代が増えてしまったり、そもそものリース料が比較的高額なため、経費面から見ると結構な負担になることもあります。
その点、レンタルプリンターであればプリントし放題サービスを利用して、毎月固定の料金で好きなだけ印刷できるというメリットがあります。
もし今新たに複合機の導入を検討しているのであれば、両者のコストをシミュレーションしてみて、どちらがお得かをチェックしてみると良いのではないでしょうか。
