今オフィスで使っている複合機やプリンター、コピー機を他のオフィスに移設したいという時には、いくつか注意しなければならないポイントがあります。
何より一般的な大型の複合機やコピー機はサイズが大きく、普通の宅配便などでは送ることができないため、輸送する際には特殊な方法が必要となります。
仮に大型の機械でなかった場合でも、複合機やプリンターは適当に梱包して輸送すると、機械が故障してしまうリスクがあります。
そこで今回は複合機やコピー機、プリンターを他の場所に移設する際の方法や注意点について説明していきます。
複合機とはどんな機械？
複合機とはカラーコピー機能を持つコピー機に、スキャナやFAX、プリンターなどの機能を複合させた、オールマイティーな機械のことを意味します。
従来はコピー機がオフィス機器の主役と言えましたが、現在ではその機能を拡張して、様々な役割を果たしています。
そのため複合機は一般的なコピー機と比較して複雑な機械となっています。
複合機は取扱注意の精密機械である
機能が複雑であるということは、言い換えれば精密機械と呼ぶことができます。
精密機械は乱雑に扱うと故障してしまいます。
乱雑と言わなくても、輸送する際に通常の荷物と同様に扱ったとしても、故障のリスクは避けられず、取扱注意の丁寧な輸送手段が必要となります。
重量もあるため一人では運べない
さらに大型の複合機やコピー機はその重量も特別なものとなっています。
一般的に使われている大型複合機の重量は、50kg〜100kg、物によっては150kgを超える場合もあるため、オフィス内を一人で動かすことすらひと仕事になります。
それだけの重量のあるものを他のオフィスに移動するためには、やはり特別な方法が必要となるのも、理解できるはずでしょう。
大型複合機は通常の発送方法では送れない
ではもし大型複合機を他のオフィスに移設したいときには、どのような方法を使えばよいのでしょうか。
輸送時にはリース会社に確認する
大型複合機を他のオフィスに移設したい場合、移設の方法を手配する前にしなければならないことがあります。
もし大型複合機をリース会社とのリース契約で使っている場合、使用する場所を変更するためにはリース会社にその旨を確認しなければなりません。
なぜならリース契約の場合は保守メンテナンス契約が含まれている場合が多く、その契約は現在のオフィスで使うことが前提となっているからです。
もしリース会社に対して何の連絡もせずに勝手に複合機やコピー機を他の場所に移してしまうと、その後の保守メンテナンスをリース会社ができなくなってしまいます。
さらに条件によっては今使っている場所と移設する場所で、保守メンテナンスのサポートエリアなどの問題で契約自体が変更になるか、場合によってはサポートが受けられなくなってしまう可能性すらあるのです。
そのため他の場所に移設が可能かどうかを、まずはリース会社に確認するのが先決ということになります。
リース会社によっては輸送してくれる場合も
さらにまずリース会社に確認を取る理由として、場合によってはリース会社が移設作業をしてくれる場合もあるからです。
後ほど説明しますが大型複合機の輸送はできるだけ専門の業者に依頼するのが望ましく、そういう意味でリース会社は複合機の輸送や設置に関しては最も得意とする業者といえるため、選択肢としてはベストとなります。
さらに他の輸送してくれる業者を探しても、もちろん料金的によりリーズナブルにすることも大切ですが、信頼性や途中のトラブルがないかなどを厳しくチェックするのも思ったより手間がかかるものです。
その点既に取引があるリース会社に依頼すれば、信頼性とともに無駄な労力や時間をかける必要がないというメリットも大きいといえるでしょう。
輸送先に設置スペースがあるかを事前に確認する
大型の複合機やコピー機を他のオフィスに移設する際には、その物理的なサイズに関わる問題がないかどうかを確認しなければなりません。
具体的には新しく設置するオフィスに、大型複合機を設置するスペースがあるかどうか、そして輸送するにあたってオフィスのエレベーターや階段、入り口ドアなどを使って通ることができる角押下を確認するということになります。
設置スペースは本体の縦横高さの広さと、当然ですがそれにプラスして若干の余白スペースが必要となりますので、きちんと本体サイズを測って空きスペースを確認しなければなりません。
設置スペースが取れたとしても設置するために通る導線を確保する必要もあります。
入口や通路などのサイズを測って、本体を通すことができるかどうかもチェックしておきましょう。
複合機を輸送する方法
では複合機を実際に移設する際には、どのような方法があるのかについてみていきます。
まず数ある輸送商社の中から大型の複合機やコピー機を輸送してくれる業者を探してみましょう。
大手の輸送会社の中でも対応してくれる業者はいくつかありますので、そのような業者から見積もりを取ってみてもよいでしょう。
大手の場合万一のトラブルや破損に対して、一定の保証をつけている場合もあるため安心して任せられると言えます。
複合機の輸送が可能な運送サービスを探す
大手の輸送業者以外に大型複合機やコピー機を輸送してくれるのが、引越し業者です。
引越し業者は多くが自社で大型の荷物を運ぶためのトラックやそれに伴う設備を持っていますので、ある程度安心して輸送を依頼できます。
中型以下の複合機・プリンターの輸送も要注意
大型の複合機やコピー機ではなく、中型、小型の複合機やプリンターを輸送したいという場合も、一般的な荷物の輸送以上に注意が必要となります。
そのため自分で梱包する際にも、ただ箱に詰めるだけでは輸送中のトラブルのリスクが高まりますので、必ずきちんと梱包するようにしてください。
サイズが小さくても精密機械であることは変わらない
仮にサイズが中型や小型であったとしても、複合機やプリンターが精密機械であることには変わりありません。
プリンターは内部的な稼働部分が多く、さらに動作の精度も非常に繊細なものとなっています。
そのため内部的に稼働部分をきちんと固定しないで輸送などの際に大きな動きや衝撃を与えてしまうと壊れてしまう可能性があります。
たとえばインクジェットプリンターのヘッドは1ドット単位の繊細な動きでインクを狙った位置に塗布します。
しかし輸送中の衝撃などでこのヘッド位置がずれてしまうと、正確な位置にインクを吹き付けられなくなり、色がずれてしまうようになります。
中型以下の複合機を輸送する前にやるべきこと
複合機プリンターの機種によっては「輸送モード」という機能があり、プリンター側でこれを設定しておけば輸送の際の破損が防げるようになります。
もし複合機やプリンターを輸送する際にはまずこの輸送モードがあるかどうかを確認し、ある場合は必ずこのモードにしてから輸送しましょう。
さらにメーカーのホームページに輸送時の注意点などが紹介されているページがありますので、輸送の際には必ずその内容を確認して実施しながら梱包するようにしましょう。
購入時に入っていた箱で梱包する
梱包する際には、梱包する箱にも注意してください。
理想を言えばプリンターを購入した際に入っていた箱にそのまま入れるのがベストです。
さらに箱の中のサポート材や緩衝材があれば、輸送時の衝撃を和らげることが可能となります。
もし購入時の箱がない場合は本体がしっかり入るサイズの箱を用意し、さらに緩衝材などを詰めて中でプリンターが動かないよう、しっかり固定してください。
