機密文書の扱いは、企業にとって非常に重要な問題と言えるでしょう。
特に守秘義務契約を結んでいる場合、機密文書の扱いはきちんとルール化しておくべきです。
注意したいのは機密文書が不要になった際の処分方法です。
書類を使っている間はある程度機密に関する注意を払っているものですが、不要になったからといって適当に扱ってしまうと機密が漏洩してしまう可能性があります。
では機密文書が不要になり処理したいときには、どのような方法を用いればよいのでしょうか。
機密性の高い文書の処理方法の使い分け
機密文書を処理する方法は、大きく分けると二つあります。
一つはオフィスには必ずあるといってもよいシュレッダーです。
シュレッダーはペーパーを細かく切り刻み処分するための機械で、外部に漏れてはいけない文書を破棄する際に使います。
もう一つが溶解処理で、これは紙を溶解、つまり溶かすことで処理する方法です。
これらの処理方法はそれぞれメリットデメリットがあり、機密文書の種類によって使い分ける必要があります。
では、どのように使い分ければよいのでしょうか。
簡単に処理できるシュレッダー
それほど機密文書が多くない、あるいは機密レベルが低いという企業の場合は、シュレッダーを使って不要な文書を処分します。
シュレッダー時代はそこまで効果的ではないため、規模の小さな企業でも簡単に導入でき、さらに自社内で随時使用可能ですから機密レベルの低い文書でも気軽に利用できるのがメリットです。
しかし機密保持のために使うという意味では、シュレッダーは必ずしも完璧とは言えません。
なぜならシュレッダーで切り刻んだペーパーは、その気になれば再現することも可能だからです。
特にシンプルに縦方向の短冊状に切り刻むタイプのシュレッダーは、専用の再現ソフトがあるほど、復元可能なものと言えるのです。
もし機密保持を厳重に管理したいのであれば、このシュレッダーによる処分を避けるか、マイクロ状に切り刻むタイプのシュレッダーを使うなど、処理方法に留意しなければなりません。
一気に大量の処理ができる溶解処理
もう一つの方法が、文書の溶解処理という方法です。
この溶解処理とは専門の工場で機密文書を段ボールなどに詰め、専用の薬液を使って溶かして処分するというものとなっています。
この方法を使えば一度の大量の文書を処分でき、文書自体も溶かしてしまうため処理後に再生することはできなくなります。
コピー機のデータ処理も忘れずに
ペーパーにプリントした機密文書の処分は面倒で頭の痛い問題ですが、そのほかにも機密書類の処理方法に関して気をつけなければならないものがあります。
それがコピー機のセキュリティです。
最近のコピー機や複合機にはコピーする際に読み込んだ原稿のスキャンデータを、一定期間本体内に保持するという機能があります。
これは改めて後から追加でコピー枚数を増やしたい時などに利用できる便利な機能なのですが、機密文書を扱う場合はこの保存されたデータから情報が漏れてしまう可能性もあるのです。
保存されたデータは複合機がネットワーク接続され、さらにそのネットワークがインターネットにつながっている場合、外部からのハッキングによって流出するリスクがあります。
そのため機密文書のコピーを取ったときには、即座に複合機内に保存されたデータを削除するなどのルール作りが必要となります。
さらには外部のインターネットからハッカーが侵入しないようなセキュリティの充実も大切です。
文書処理にはリサイクルも意識しなければならない時代
しかしこのような方法で機密文書をはじめとする不要になった文書を処分する場合、特にシュレッダーを使った場合、セキュリティ面以外に大きな問題が発生することにお気づきでしょうか？
それはリサイクルの問題です。
もちろんシュレッダーで処分した切り刻まれたペーパーをリサイクルとして出すことは不可能ではありませんが、シュレッダーは再現される可能性もあり、処理先がどこになるかわからないような業者には任せられません。
しかし現在では資源のリサイクルは決して無視できる問題ではなく、仮に機密文書だからといってリサイクルを無視して可燃ゴミなどに出してしまえば、企業としての信頼性を損なってしまう可能性も高くなります。
さらに溶解処理するために外部に文書を出すにしても、それが機密文書である場合どこの誰かわからない業者に依頼すると、最悪の場合情報漏洩のリスクを背負ってしまいます。
ではいったいどのように機密文書を処分するのが正解なのでしょうか。
実は機密文書の処分方法には、信頼できるセキュリティを確保して処分してもらえる業者があるのです。
機密文書を処理する専門サービス
機密文書は万一情報が漏れた場合、非常に大きな問題となる可能性を持っています。
一般的には溶解やシュレッダーといった方法で処分されることが多いのですが、しかしそれだけで本当に機密が守れるかは保証されません。
では、そのほかにもっと効果的な方法で機密文書を処分する方法はないのでしょうか。
もしどうしても安全に機密文書を省文したい場合は、機密文書を確実に処分してくれる専門サービスを利用する方法があります。
プリント革命の機密文書処理サービスとは？
意味つ文書の処理サービスとしてチェックしておきたいのが、レンタルプリンター業者の「プリント革命」が提供する「機密文書処理サービス」です。
この機密文書処理サービスは、プリントのコスト削減を実現しながら、安心安全で、さらにはリサイクルを活用することで環境にも優しい、充実したサービスとなっています。
プリントし放題プランで必要な文書を好きなだけプリント可能
プリント革命はレンタルプリンターサービスにより印刷コスト低減を実現できるサービスです。
プリント革命にはプリンターをレンタルするサービスにプラスして、必要な文書はしっかり必要な枚数だけプリントすることが可能です。
さらにこの機密文書処理サービスを利用すれば、不要になった紙をワンストップで廃棄可能となります。
機密文書を安心安全で廃棄できる
プリント革命の機密文書処理サービスのポイントとなるのが、「情報セキュリティ認証ISO27001」を取得していることにあります。
この認証によって80年の実績を持つ情報抹消の専門工場が利用でき、なおかつ文書を高いセキュリティのもとで処分可能となるのです。
都合に合わせて回収します
不要になった資料の回収は、ご都合に合わせて回収してくれます。
方法としては随時改修を実施するスポット回収や、定期的に回収にうかがう定期回収など、フレキシブルな改修を実施しています。
プラン選択から廃棄までの流れ
まずはプリント革命のサイトから、お申し込みいただき企業の情報や、希望される条件などを入力します。
あとは提携専門会社から回収する日時や料金などをご連絡しいます。
指定された日時に回収業者が伺い、そのまま情報抹消の専門工場に不要になった文書を届け、文書の処分とリサイクルが行われます。
機密文書の抹消に関しては、証明書を発行して請求書と共にお送りいたします。
このプリント革命が提供する機密文書処理サービスであれば、情報漏洩のリスクを避けつつリサイクルも可能となる、一石二鳥の効果が期待できます。
これからの企業のあり方をよりクリーンに進みたいというのであれば、是非一度検討する余地があるのではないでしょうか。
