失敗しないペーパーレス化の適切な進め方【準備編】

ペーパーレス化にチャレンジしても、失敗する企業が後を絶ちません。

「せっかく先行投資までしたのに・・・無駄になった」話を聞くと、躊躇する方も多くなります。

でも日本だけでなく、世界的にペーパーレス化を推進する流れは大きくなっています。
ペーパーレス化が成功すれば業務効率が大きく向上し、企業の競争力が増します。
自社内のペーパーレス化を達成しなくては、そんな企業との取引も難しくなってきます。

ペーパーレス化に成功している企業は、共通点があります。
それは、例外なく綿密で的確な導入準備を事前に行っている事です。

ペーパーレス化に失敗しない、適切な準備について説明します。

現状把握

自社の現状把握を最初に行います。

無駄をあぶり出す

漠然と羅列するだけでは無く、現状ある無駄を把握する視点を持って進めましょう。

現状の業務で使用する部署別の印刷コスト(紙代やインク代、それにまつわる時間コストや機器コストも含めて)を明確化しておくと、その後の成果もハッキリします。

ペーパーレス化の理由・目的をハッキリさせる

目的を事前に明確化することで、その後の進め方が変わってきます。

「コストを削減したいのか?」「収納スペースを空けたいのか?」「横断的な使えるデータベースの構築がしたいのか?」等、ビジョンを具体化させることで、ペーパーレス化するデータの扱いが解りやすくなります。

ペーパーレスに向いている業務の把握

効果が出やすい業務から進めると、スムーズにペーパーレス化が進められます。

具体的に業務内容を精査して、ピックアップします。
以下は、特に向いている業務内容の特徴です。

どんどん更新する必要がある業務

デジタル化することで簡単に編集出来る事は、即座に変更が反映されるメリットが出ます。

進行状況の管理や、作業状況や内容のチェック等がリアルタイムに可能で、進捗状況が刻々と変わっていく内容が合理的に複数の利用者で共有出来て、ペーパーレス化への賛同を得る可能性が高く、向いています。

稟議書

申請や承認を求める書面は、ペーパーレス化がしやすい業務です。

それに特化したサービスも提供されていて、導入へのハードルが低く、稟議書からペーパーレス化を始める企業も多く有ります。

スピード感が増して、組織が活性化します。

複数人で利用する書類

業務マニュアルや共有化したいトラブル情報など、全国に拠点が多く有る企業ほど、デジタル化は有効な手段になります。

変更や情報の更新も即座に反映されて、場所や時間を選ばずに複数の人が利用できる書類は、ペーパーレス化の解りやすい大きなメリットが出ます。

複数人で取り組む業務

書類の閲覧だけで無く、同時に編集できる作業も効果的です。

別部門や営業所と連携して進める業務の管理等はその典型で、管理者もタスク管理が容易になる事から、メリットが解りやすくなります。

社内周知

ペーパーレス化は、文書の電子化をすればOKではありません。
実際に行う際には、明確な「ルール」を決めて運用していく必要があります。
そのルールを社内で共有していく事が、最初に取り組む課題です。

「ペーパーレス化」が何故必要なのか?「ルール」が何故存在するのか?
説明と同意が無くペーパーレス化を進めても、決して上手くいきません。

紙を無くす事が目的では無く、業務を効率化する事で、もっと大きな仕事に取り組む為のツールが「ペーパーレス化」であり、そのためには「ルール」が必要である旨を周知します。

ルールを守ってペーパーレス化を遂行するために、ITリテラシーの向上も必須です。
そのためには、社内全員で学ぶ機会が必要です。

ルール無く電子化を進めることで、ペーパーレス化には絶対に必要な「共有」が崩壊します。

ルールが有っても、ITリテラシーが足りなかったり、守られない共有ルールが混在したりすれば、探したいデータファイルに簡単には辿り着けません。
業務が停滞するだけで無く、次の業務が停滞しないように、サーバーではなく自分のパソコンに保存する・紙で出力する行為に繋がり、ペーパーレス化は崩壊します。

一方的に「ペーパーレス化するぞ!」という事を周知させても、確実に失敗します。
周知させる内容として事前にルールを決めて、ペーパーレス化が何故必要かを説き、社内セミナー等でITスキルの向上を図るまでが、ペーパーレス化の社内周知です。

コア業務のペーパーレス化から取り組む

何からペーパーレス化に取り組むか?には色々な考え方が有ります。

コア業務のペーパーレス化は、目に見える直接成果に繋がる即効性があります。
そのためにはまず、コア業務が何か?を部署別に明確にします。
コア業務のプロセス全体を見直し、業務の中に無駄が無いか?見直す中でペーパーレス化を進めていきます。

コア業務の生産性向上に、現状は妨げになっている業務をペーパーレス化によって廃止・簡素化が出来れば、組織全体の生産性が結果として大きく向上します。

コア業務になら、ペーパーレス化のための投資も、し易いと言えます。

まとめ

ペーパーレス化の準備に、特別なことは何もありません。

業務内容の見直しを同時に進められる事で、方向性も明確になります。

準備段階でスタッフのペーパーレス化への理解が深まれば、実際に進める中で強力なリーダーになります。

ABOUTこの記事をかいた人

enblo

名古屋在住のIT・通信・格安SIMライターです。 プリンターはDOS時代のドットプリンターから使い始めて 初期のインクジェット、モノクロレーザープリンター カラーレーザープリンターを使ってきて モノクロ複合機を経てカラーデジタル複合機リースに到達。 業務用テキスタイル熱転写プリンター 業務用テキスタイルインクジェットプリンター見学に 国内・海外工場に何度も足を運ぶマニアで 日夜情報収集に励んでいます。