コピー機のリースは一般的に5年リースとすることが多く、5年の契約が終了すると、では次の契約はどうするかと検討することになるはずです。
しかしここで忘れてはいけないことがあります。
次の機種を契約する際に、できるだけコストダウンを図るためにはどうするかを、しっかり考えなければなりません。
オフィスによってはこれまでずっと使ってきた業者さんがいるからそこにお任せで、ということで業者から出された見積もりをそのまま通して契約を結んでしまうこともあるようです。
しかしコピー機のリースというものは月々の支払いこそ分割されているため、それほど負担に感じないかもしれませんが、本体価格は高額な場合が多く5年で支払うトータルの金額は、無視できるレベルにはありません。
例えば自分で新車の自動車を購入する場合、数百万円の商品をお得に手に入れるためには値切り交渉をするのは当然のはずです。
コピー機も同様、コストダウンのための値切り交渉はある意味当たり前にするべきことなのです。
しかしただやみくもに値切るだけでは、相手も百戦錬磨の営業マンですから、そう簡単に応じてくれるわけではありません。
そこでまずコピー機を新たに契約する際に、どのような手段を用いて値切り交渉をすれば良いのでしょうか？
原則的に値引きは可能という前提で話をする
まず大切なのが「値切って当然」というスタンスで、値引き交渉に臨むべきと言うことです。
リース会社の営業マンとしては、できるだけ手間をかけずに見積もり通りの契約を結ぶことを優先しています。
そのためあわよくば一切値引き交渉なしで契約できればと考えているため、相手を観察しながら見積もりを提出してくるはずです。
そのため営業マンのペースで話を進めてしまうと、値引きの話は一切できずに終わってしまう可能性もあるわけです。
しかしコピー機に限らず見積もりというのは、はじめから値引き交渉ありきでその分余裕を持った金額からスタートするものです。
まず次の契約の話になった時は、見積もりが出てきたらここからいくら値引きをしたいかというゴールをこちらで設定して、当たり前のように値引き交渉を始めましょう。
相見積もりをとるのは鉄板で
値引き交渉をする際に重要なのは、相見積もりをとることです。
長年付き合いのある業者と次の契約を検討する場合、手間がかかったり、あるいは相手に気を遣ったりして、なあなあで契約の手続きを進めてしまうと言うこともありがちです。
しかし前述の通り効果はコピー機をリース契約するのであれば、少しでも経費を浮かせる努力を惜しんではいけません。
相見積もりはできるだけ同じメーカーで、同じ機種のものをとると良いでしょう。
もし同じメーカーでとれない場合は、同じ程度のスペックのコピー機で相見積もりを取ってください。
もちろん相見積もりを取ったものの方が安いとは限りませんが、それでもおおよその相場を把握しておけば、本命の業者が出してきた見積もりが訂正なのかどうかの判断材料にはなるはずです。
もちろん相見積の方が安いのであれば、それは決定的な値引き交渉の材料となります。
ネットでランニングコストなどを調べておく
コピー機のリース契約の金額を見る際に見落としてはいけないのが、保守・メンテナンス契約の料金です。
保守・メンテナンス契約の料金は「カウンター料金」として月額のコストとして見積もりが提出されるはずです。
このカウンター料金は定額の基本料金と、印刷した枚数に応じて請求される印刷単価が出されるはずです。
そのため今ひとつ高いのか安いのかが明確にわからないと言うこともあるはずです。
そのような時はネットで相場をチェックしてみましょう。
ランニングコストは毎月ずっと支払い続けるコストですから、こちらも忘れずにしっかりと値引きしておかなければ総合的なコストダウンができなくなってしまいます。
知名度や販売実績の高いリース会社を探す
根本的にコピー機のリース契約をよりリーズナブルにしたいのであれば、契約するリース会社をできるだけ安い業者にするという方法もあります。
では、どのような業者と契約するのがリーズナブルなのでしょうか。
その一つの判断基準になるのが、ビジネスの規模です。
なぜなら販売実績が多く、知名度の高いリース会社はたくさんの顧客を持っているため、多少のディスカウントに応じるだけの体力を持っているからです。
それに加え、企業規模はよりたくさんの顧客を満足させた結果であるともいえます。
もちろん必ずしも大きな会社が安くてサービスが良いかと言えば、そうとも言い切れませんが、一つの判断基準として販売実績などをチェックしてみるという方法も有効です。
見積もり時の印刷枚数は多めに申告する
コピー機のリース契約の見積もり自体をできるだけ安く出すためには、見積もりを出す以前のヒアリングなどで一工夫しなければなりません。
それは、印刷枚数を伝える際には、実際に想定している枚数よりも若干多めに申請すると言うことです。
これは保守・メンテナンス契約のカウンター料金の印刷単価は、印刷枚数が多ければ多いほど安くなるからです。
ただしカウンター料金の印刷単価が減っても基本料金がそれによって高くなることもあるため、実態からかけ離れたような印刷枚数を伝えると、かえって損をする可能性もありますので注意してください。
カラー印刷は印刷単価が高く設定されていますので、同様にカラー印刷が多めであるならその分担額が安くなります。
セールストークは鵜呑みにしない
値引き交渉の際に気をつけなければならないポイントとしては、リース会社の営業マンの言うことを鵜呑みにしてはいけないと言うことです。
値引きをする際に営業マンはそれに対して「いかにうちの会社のサポートが充実しているか」「いかにこの機種の性能やオプション機能が素晴らしいか」などのセールストークで返してきます。
それを聞いているとつい、「それならある程度お金を払っても仕方ないか」と思ってしまいがちですが、サポートの充実はある意味当然ですし、機種の優秀さもよく考えれば値引きとは関係ありません。
このように値引き交渉をしている際にはいろいろなやりとりがされるはずですが、相手のペースに合わせるのではなく、しっかりとこちらの主張を伝えることが大切です。
何を値引きするかはカウンター料金に集中する
値引き交渉の方法として大切なのは、値引き可能な部分に集中して話を進めることにあります。
もちろん常軌を逸したようか大幅な値引きを求めてもそれに応じてもらえることはありません。値引き交渉はある程度現実的なレベルでするのが正解です。
さらによく考えてみるべきなのが、見積もりのどの部分を値引きしてもらうのかと言うことです。
本体価格を分割しているリース料金自体は、本体の原価が決まっているものなのでそこまで大きな値引きはできません。
値引き可能なのは実は保守・メンテナンス費用を含むカンター料金の部分となります。
あれもこれもといろいろな部分に対して値引き交渉をすると、自分自身も、値引き交渉している営業マンもだんだん何に関する値引きの話をしているのかわからなくなってしまいます。
そこで値引き交渉をするのなら、このカウンター料金に集中して交渉した方が、説得しやすくなるはずです。
まとめ
コピー機のリース契約は値引きすることで経費が低減できるため、ぜひしっかりと交渉をしてみることをオススメします。
その際には相見積もりをとってそれを材料に交渉を始め、最終的にはどこを値引きしてもらうかしっかりと集中して話を進めるのが正解です。
