複合機はデータのプリントアウトや書類のコピーだけでなく、ペーパーレスを推進するための機器としても利用できます。
その一例としてポピュラーなのが、名刺管理のデジタル一元化です。
名刺をデジタル管理することのメリットや、そのためのサービスについて、ご紹介していきます。
複合機のスキャン機能を使った名刺管理とは
近年の複合機では、スキャン機能を使ってこれまで保管していた紙の名刺を、まるごとデジタルデータに変換することができます。
名刺データをデジタル化
名刺は一般的に紙媒体で配ったり、あるいは取引先などからもらったりすることが多い個人情報です。
コンパクトで持ち歩きやすく、渡しやすいということもあって今でも利用されることは多い名刺ですが、いただいたものを管理するとなると話は異なります。
紙のサイズは一緒でも、フォーマットが異なるために情報を一目で把握することは難しいもので、保管や後からの閲覧に苦労するケースもあったのではないでしょうか。
しかし、複合機を使って名刺をデジタルデータに変換することで、全ての名刺データを同一フォーマットで、なおかつ見やすい表形式にして管理することが可能になります。
OCRでテキスト抽出も完璧
少し前では名刺をそのままデジタルデータにし、画像データとして名刺を管理するという方法も行われていました。
しかし近年の複合機の性能向上により、OCRと呼ばれる光学文字認識機能を使い、名刺上の文字をテキストデータとして抽出することも可能になっています。
そのため、名刺上のテキストを全てエクセルなどの表にまとめてしまうこともでき、名刺情報の使い勝手も格段に向上します。
名刺を一元管理するメリット
ここで、具体的な名刺一元管理のメリットについて、見ておきましょう。
ペーパーレス化の推進
一つは、ペーパーレス化の推進です。名刺を紙媒体のまま保管する必要がなくなるため、デジタル化した名刺は全て破棄してしまい、保管スペースの圧迫を回避することができます。
名刺データの利活用を実現
名刺データをデジタル化することで、営業ツールなどと連携し、名刺の利活用を進めていくことができます。
得意先企業の関係性を把握したり、新しい営業先の開拓に活かしたりするなど、名刺に眠っていたデータの掘り起こしも実現します。
セキュリティの強化
名刺は気軽に渡したり頂戴したりするものではありますが、そこに記入されている情報は立派な個人情報です。
そのため、名刺を紛失したり、無用心に管理したりすることは大きなセキュリティリスクもはらんでおり、場合によっては責任問題に発展することもあります。
名刺をデジタル化して一元管理を実現すれば、名刺を紛失して第三者の手に渡る心配もなくなるため、セキュリティの強化に役立ちます。
情報の即時共有
名刺のデータをクラウド上に保管しておけば、取引先の担当者情報が必要になったときなど情報を即時見に行くことが可能です。
紙の名刺の場合は担当者間で連絡先を聞く、名刺を探す、連絡先などをメモする、といった手間がかかりますが、一元管理することで業務効率化につなげられるでしょう。
名刺を一元管理する際の懸念点
名刺をデジタル管理できることは仕事を進めるうえで大きな助けになりますが、一方でいくつか懸念点があります。
別途費用がかかることも
複合機に名刺スキャン機能が含まれている場合は問題ありませんが、機種によっては別途名刺管理ソフトなどが必要になり、ランニングコストが発生する場合があります。
紙の名刺を管理するだけならコストはかかりませんが、ソフトなどを使うことで一定のコストが発生するため費用対効果を意識しておく必要があるでしょう。
スキャンする作業が面倒
名刺管理をするためにはスキャンする作業が必要です。
忙しいビジネスパーソンの中には、名刺をスキャンする時間も惜しいと感じる人も多いと思います。
そのためスキャンする枚数が多い場合はアシスタントにお願いしたり、余裕のある時にまとめてスキャンしたりするなど工夫することが大切です。
スキャンが面倒でもゆくゆくは会社の役に立つものですから、途中でやらなくなってしまうことが無いよう呼びかけすることも意識しましょう。
名刺管理ができる複合機サービス5選
最後に、名刺管理を実現する複合機のサービスについてもご紹介します。
やさしく名刺ファイリングPRO(東芝テック)
東芝テックが提供する「やさしく名刺ファイリングPRO」は、東芝テック複合機の原稿送り装置を使って名刺をデジタル化することができるサービスです。
分速74枚という高速読み取り機能や、ツールへの名刺データ送信機能を活用し、デジタルデータの活用を促進してくれます。
公式サイト：https://www.toshibatec.co.jp/products/solution/epcs.index.html
Quickスキャン V5(大塚商会)
大塚商会が提供する「Quickスキャン V5」は、複合機に様々な機能を追加してくれるサービスです。
名刺のデジタル化はもちろんのこと、クラウド上でのデータ管理を実現し、拡張性と情報共有能力に優れた環境を実現します。
SkyDesk(フジゼロックス)
フジゼロックスのSkyDeskは、複合機からのスキャンデータをPCに直接送ることはもちろん、専用ツールにデータを送信することもできるサービスです。
社内共有やスマートフォン利用も可能なので、全社的な利用を検討している場合に検討したいところです。
公式サイト：https://www.skydesk.jp/ja/products/cardsr/functions/register-bizcard/mfp-register.html
TantCard（ウィンディーネットワーク）
TantCardは、富士フイルムビジネスイノベーション社が提供するソフト「DocuWorks」を使って名刺管理を可能にしたソフトウェアです。
複合機の他にスマートフォンのアプリからも名刺情報を取り込めるので、外出先からも取引先の情報などを共有することが可能です。
グーグルマップとの連携や他ソフトへのインポートもできて汎用性が高いのが特徴的です。
既にDocuWorksを使っている企業なら比較的導入しやすいといえるでしょう。
公式サイト：https://www.meishi-kanri.jp/tantcard/
簡単名刺電子化アプリfor 連絡とれるくん（RICOH）
RICOHが提供しているサービスの簡単名刺電子化アプリfor 連絡とれるくんは、複合機から複数の名刺をスキャンしてデータベースに移せるサービスです。
メールアドレスなども自動で取り込み可能なため、タイプミスなどがなく効率的に業務を進めることが可能になります。
RICOHの対応機種を利用している必要があるので、詳しくは公式サイトでチェックしてみてください。
公式サイト：https://www.ricoh.co.jp/mfp-ex/input/kantan_meishi
おわりに
複合機の名刺スキャン機能は、優れた業務効率化の可能性を秘める、便利なサービスとなっています。
複合機を有効活用し、業務環境の整備に努めましょう。
