プリンターの経費はどの勘定科目？導入方法によって変わる

2021年3月15日2023年4月17日

業務用にプリンターを購入した際、気になるのがプリンターの経費の扱いについてです。実はプリンターの勘定項目は導入方法によって異なるため、それぞれの違いを押さえておかなければなりません。

プリンターを購入した場合、リース契約した場合、レンタルした場合の違いについて、ご紹介します。

購入した場合

まず、プリンターを購入した場合の勘定項目についてですが、こちらは消耗品費、あるいは備品費として扱われます。

家庭用プリンターなど、10万円未満のプリンターを導入した場合は消耗品費用として勘定できます。一方、10万円を超えるプリンターの場合には、備品費用としての勘定が必要です。

また、プリンター設置・利用に伴う経費についても、厳密には異なる勘定項目が設けられています。

例えばインク・トナーカートリッジを購入した場合、これは消耗品費用として計上されます。一方、コピー用紙を購入した場合には事務用品費として計上されるため、これらは合算して考えることができません。

また、搬入や設置に伴う費用には消備品費、メンテナンスには修繕費が当てはまります。適切に経費計算を行うためには、これらの違いについても理解しておく必要があります。

購入した場合の勘定科目

10万円以上20万円未満で取得購入したものは、個別の減価償却を行わずに、3年間に渡り3分の1を必要経費として計上することができます。
「一括償却資産」に計上した上で、3年かけて均等償却を行います。

150,000円のプリンターを購入して、均等償却を行う場合の仕訳

購入日

借方		貸方
一括償却資産	150,000円	現金	150,000円

決算仕訳

借方		貸方
減価償却費	50,000円	一括償却資産	50,000円

決算仕訳を、3年間同金額を計上します。期中で取得時にも、減価償却の月割り計算はしません。

青色申告を行っている中小企業の事業者（個人事業主を含む）は、取得購入金額が30万円未満のものを少額減価償却資産として処理が出来て、一括で全額を必要経費にして処理する事が出来ます。（年間合計300万円まで）

250,000円のプリンターを購入して、少額減価償却資産の特例適用時の仕訳

購入日

借方		貸方
工具器具備品	250,000円	現金	250,000円

決算仕訳

借方		貸方
減価償却費	250,000円	工具器具備品	250,000円

固定資産台帳にも記入してください。

大型複合機コピー機は、30万円以上の金額になる事が大半です。
法定耐用年数に応じて時間の経過と共に、価値の下がる償却資産で、5年間で減価償却を行う必要があります。
減価償却には、定額法と定率法の2つが有り、どちらかを任意で選択します。

1,000,000円のプリンターを購入して定額法で減価償却

定額法償却率は「0.2」で、残存価格は取得価格の10％で計算します。
大型複合機コピー機を100万円で購入した場合は、

（取得金額100万円－残存価格10万円）×0.2＝18万円

1年間に償却出来る金額は、18万円になります。
5年で残存価格は10万円です。

年度途中での購入初年度は、使用した月数÷12ヵ月（1年間）の数値を掛けます。

決算仕訳

借方		貸方
減価償却費	180,000円	工具器具備品	180,000円

1,000,000円のプリンターを購入して定率法で減価償却

定率法償却率は「0.5」です。
大型複合機コピー機を100万円で購入した場合は、

1年目　100万円×0.5＝50万円
2年目　50万円×0.5＝25万円
3年目　25万円×0.5＝12万5千円
4年目　12万5千円×0.5＝62,500円
5年目　62,500円×0.5＝31,250円

償却出来る金額は年数によって変わり、5年で残存価格は31,250円になります。

1年目の決算仕訳

借方		貸方
減価償却費	500,000円	工具器具備品	500,000円

2年目の決算仕訳

借方		貸方
減価償却費	250,000円	工具器具備品	250,000円

の様に、5年目まで繰り返します。

リース契約した場合

プリンターをリース契約した場合には、リース資産として計上する必要があります。この場合は減価償却によって費用として計上されるようになりますが、これが適用されるのは一定の金額を超えた場合のケースです。

お使いのプリンターがリース試算に当てはまるかどうかは、会計士に相談するなどして計上するようにしましょう。

また、契約者が中小企業の場合には、リース契約のプリンターも消耗品費用として計上できるケースも存在します。

例えば、リース契約の金額が300万円に満たない場合には、消耗品として扱うことができます。また、リース契約の期間が1年以下の場合にも、消耗品として扱えます。

リース契約で短期間の契約というケースは珍しいですが、特例的に当てはまるという場合には、制度をフル活用すると良いでしょう。

リースした場合の勘定科目

本来は、すべての所有権移転ファイナンス・リース契約＋一部の所有権移転外ファイナンス・リース契約については、売買取引に準じた会計処理を行います。
リース物件（使用する権利）をリース資産・リース債務をリース負債として計上して、リース料支払い時には、借方にリース負債と支払利息・貸方に支払い方法（普通預金等）と仕訳をした上で、決算処理として、リース資産に対する減価償却費計上と、リース負債の短期と長期振替をします。

しかし、中小企業では殆ど行われていません。一般的には支払ったリース料を、そのまま勘定科目で仕訳します。