コピー機や複合機はデジタル化が進んだ今でもなお、ビジネスにおいて非常に重要なツールです。
重要なものだけにコピー機や複合機を新調する際には、いろいろな要素を検討しながら契約したいものです。
中でも重要なのがメンテナンス契約。実はこれを「どこと」するかによって利便性やコストが変わってくることをご存知でしたでしょうか。
メンテナンス契約が必要な理由
コピー機や複合機は、精密機械が動作する複雑な機器です。そのため定期的なメンテナンスは必須となり、これを怠ると故障の原因となってしまいます。コピー機や複合機は日常的に使われるため、万一故障して動かなくなってしまうと、ビジネス的な損失が発生することは日常の業務を経験しているのなら明白なことでしょう。
どうしてもすぐにコピーが必要な時や契約書を今すぐプリントしなければいけない時など、急ぎの時に限って紙詰まりなどで印刷できないというトラブルは、一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
実はこの大切なメンテナンス契約には、二つの方法があるのです。一つはコピー機や複合機を作っている「メーカー」と契約する方法。そしてもう一つがコピー機や複合機を販売している「販売店」と契約する方法です。このどちらかを選択するかによって、それぞれメリットデメリットがあるわけです。
今回はコピー機や複合機販売する、販売店とメンテナンス契約をした場合のメリットデメリットについて見ていきましょう。
メンテナンス契約を代理店とするメリットとは？
販売店とメンテナンス契約をした場合のメリットは、その対応の柔軟性にあるといえます。
「メーカー」は全国展開する日本有数の大企業ですからものづくりに関しては間違いなく、サポートエリアが広いというメリットがありますが、その反面柔軟性を持った対応がしにくいという問題があります。
その点販売店は地域密着型で、万一のトラブルや定期的なメンテナンスに関して、ある程度幅を持って対応してくれます。メーカーであれば保証の対象だけのサポートが基本ですが、販売店とメンテナンス契約をしておけば例えば機器の便利な使い方や、サポート範囲外での対応なども依頼できます。
さらに、メーカーサポートだと夜間や土日の対応がしてもらえなかったり、割高の料金が請求されたりしますが、販売店の場合そのあたりも柔軟に対応してもらえることがほとんんどです。
メーカーの杓子定規で融通の効きにくいサポートではなく、時間や内容に柔軟性を持たせたサービスに魅力を感じるのなら、販売店とメンテナンス契約を結ぶのがオススメです。
メンテナンス契約うを代理店とするデメリットとは？
一方で販売店とメンテナンス契約を結ぶことに、デメリットもあります。
修理などのテクニカルなサポートは、大手のメーカーのスタッフは技術的にも知識的にもしっかり教育されていますが、販売店のスタッフはあまりに複雑なトラブルなどの場合、修理できなかったり時間がかかるかもしれないというリスクがあります。
さらにサポートスタッフの「質」に関しても、メーカーのスタッフは一定のレベルをクリアしていますが、販売店の場合はある程度のばらつきがあるのも事実です。
企業規模の違いというのも、長期にわたって契約する場合はメーカーと販売店を比較すると違いが出てきます。
大手メーカーは企業基盤が安定していますが、販売店の場合は景気などの要素によって経営困難になり、時にはそのまま倒産してしまう可能性もあります。そうなるとメンテナンス契約は継続できず、モノによっては使えなくなってしまうというリスクがあります。
まとめ
このようにコピー機や複合機のメンテナンスは、メーカーに頼むか販売店に頼むかによって、若干の差異があります。
メーカーメンテナンスに比較して販売店と契約すれば柔軟性のある対応が可能ですから、日常のメンテナンスや故障時の修理などの際に、ある程度フレキシブルに対応して欲しい場合は、販売店との契約がオススメです。
コピー機や複合機の使い方により、自分の場合はどうだろうとチェックしてから、契約先を決めるのがベストです。
