コピー機を導入する前に確認したい事柄【オフィス編】

コピー機(複合機)はオフィスに欠かせない機材のひとつです。

印刷だけでなく、FAXやスキャンなどの機能も兼ね備えているため、作業効率アップを考えてコピー機(複合機)の導入を検討するも場合も多いでしょう。

汎用性の高いコピー機(複合機)ですが、いざ導入するとなると、選び方や配置に迷ってしまいますよね。コピー機(複合機)をオフィスに導入する際に、気を付けたいポイントをご紹介します。購入から設置までスムーズに行えるように、事前に確認しておきましょう。

通路や従業員の動線をチェック

コピー機(複合機)を導入するには、まず設置場所を決めなければなりません。

一旦置いてしまうと、簡単に移動させることができないため、オフィスの通路や従業員の動線を考慮した上で位置を決めましょう。動線を無視した場所にあると、作業がストレスになり、業務効率も落ちてしまいます。コピー機(複合機)を利用する全員にとって、最短で移動できる位置に導入するのが理想的です。

けれどコピー機(複合機)は動作音が大きいため、使いやすいとしても、応接室や会議室は控えましょう。業務内容について書かれた印刷物もあるので、来客者の多い入り口付近も避けるのが無難です。業務に支障をきたすことがないように、適切な場所に導入してくださいね。

仕事に合った機能があるものを選ぼう

どれだけ素晴らしい機能が備わっていても、利用する機会がなければ宝の持ち腐れです。

仕事の内容を考え、必要な機能が付いたコピー機(複合機)を選びましょう。機能が充実しているのかではなく、使用頻度や業務内容に合っているかを考えることが重要です。

コピー機(複合機)をオフィスに導入する前に「いつ・どのように・どれだけ」使用する予定かを書き出してみましょう。もし印刷物が多いオフィスの場合なら、印刷速度に特化した商品を選ぶと効率的です。

高画質な印刷を求めて、用紙や彩度にもこだわるなら、用途に合わせたインクが必要になります。そのためコピー機(複合機)も、選んだインクが使用できるタイプのものを導入しなくてはなりません。他にも、最低限の機能のみでコストを抑えた機種や、情報漏洩防止のためにセキュリティが強化された機種などがあります。コピー機(複合機)を選ぶ際には、目的に応じた商品を慎重に選びましょう。

周辺の作業スペースに要注意

コピー機(複合機)を導入するときは、周辺の作業スペースとの兼ね合いも考えましょう。

一般的なオフィス用のコピー機(複合機)は、幅と奥行きが60cmほどあり、高さは1mを超えます。紙の補充でトレイを引き出したり、手差し印刷したりする場合もあるため、それらの作業がスムーズに行えるぐらいのスペースが必要です。

コピー機(複合機)が収まるかだけでなく、周りに十分なスペースが確保されているかを、導入前にチェックしてくださいね。補充する紙を置く場所や、電話越しで先方から指示を受けることも考えて、ラックや電話からもあまり遠すぎないなど、全体の使いやすさを意識しましょう。

さらに配線と、電源の確認も必須です。コピー機(複合機)はLAN回線やFAX回線など、ネットワーク回線を確保しなくてはなりません。ケーブルで接続する必要のない、無線LANやWi-Fiに対応しているコピー機(複合機)もあるので、オフィスに合わせて選んでくださいね。電源は必要になるため、コンセントからの近さや、電気配線に問題がないかも確かめておきましょう。

作業内容やオフィスによって、必要な機能や置き場所は異なります。どんな機能が使用できるか、どこに設置するかは業務効率に影響するため、導入する前によく考えましょう。導入のポイントを押さえて、快適なオフィス環境を整えてくださいね。