コピーや複合機をリース契約で使っている場合、リース契約が終了すると、仮にリース料金を本体分すべて支払っても、そのまま無料で使い続けることはできません。
しかしそうは言ってもコピー機はその後も必要となりますので、使い続けるための方法が必要となります。
ではコピー機のリース契約が終了した後にコピー機を使い続けるためには、どのような方法があるのでしょうか。
契約を継続するパターンとは？
コピー機のリース契約が終了した場合、通常は二つの方法が用いられます。
ひとつはこれまで使ってきたコピー機を使い続けるための、「再リース」契約を結ぶというものです。
そしてもうひとつが、新しい機種に乗り換える契約を結ぶ方法です。
使っていた機種をそのまま使う再リース
コピー機を使うための方法として、案外知られていないのが、この再リースという方法です。
再リースとは、今まで使ってきた機械がもしまだ使い続けられるようなコンディションだった場合、さらに契約を延長して使い続けるという方法です。
新しい機器に入れ替えする
もう一つはリース契約が終了する際に、次の新しい機種をこれまで使ってきたリース会社と契約するという方法です。
一般的にはこのような新しい機種を新規契約で、改めてまた数年単位で契約するという方法が用いられているのではないでしょうか。
同一のリース会社との契約という意味でこの方法もひとつの継続契約と言うことができるでしょう。
契約を継続しないケースは？
では先ほど紹介した方法以外に、新しいコピー機を調達するのにはどのような方法があるのでしょうか。
コピー機を他のリース会社と契約する
ひとつは新しいコピー機を、これまで使っていたリース会社とは異なる会社と契約するという方法です。
他メーカーのコピー機の方が高機能で使いやすそうだったり、リース費用がよりリーズナブルになる場合、相見積もりを取って最もコストダウンできる方法を選択することも大切です。
・コピー機を購入する
その他にコピー機をリースするのではなく、購入するという調達方法もあります。
大型のコピー機や複合機は100万円を超える高額な器機で、メンテナンス契約もセットで必要となりますが、中型サイズでそれなりのスペックの複合機を購入すれば、トータルでのコストダウンが可能となる場合もあります。
さらに中型の複合機を「レンタルプリンター」で調達すれば、さらなるコストカットが可能となることもあります。
使っていたコピー機を買い取る
あるいは今まで利用してきたコピー機を「買い取る」という方法もあります。
これは実質的に対応してくれるリース会社は少ないのですが、一定金額を支払ってリース契約が終わったコピー機を一括の支払いで買い取り、利用する遠い方法です。
買い取る価格は一般的に中古コピー機として購入した場合と同等のものとなります。
ただしこの場合、保守メンテナンス契約をどうするか、トナーなどの消耗品を自前で調達するのか、あるいはカウンター契約を継続するのかなどといった問題もあります。
契約継続する「再リース」のメリットとは？
さて、リース契約が終了した後に同じ器機を使い続ける、再リースという契約には、どんなメリットがあるのでしょうか。
再リースというのは、通常リース契約が終了するとリース会社に引き取られていくコピー機をそのまま継続して利用するための契約です。
ハードウェアとして、リース契約が終わった後でもまだまだ使えそうであるなら、手放す必要がないと考えるかも知れません。
そんな時に再リース契約で継続すれば、いくつかのメリットを得ることができます。
コストダウンが可能
再リース契約をした場合のリース料金は、新品のリースではありませんので当然ながら今まで支払ってきた料金よりも安上がりとなります。
そのため再リースで当面の間、今まで使ってきたコピー機を継続して利用すればリース料金のコストダウンが可能となります。
使い慣れた機種がそのまま使える
最新機種に乗り換えれば今までよりも印刷の品質が良くなったり、印刷速度が速くなるなど業務にプラスになるメリットを享受できます。
しかしその一方で新しい機種への変更は、使い慣れていないためしばらくの間印刷する際に戸惑ってしまうことがあるかも知れません。
しかし再リースで今まで使ってきた器機をそのまま利用すれば、使い慣れたコピー機が使えますから、業務にも支障を来さないはずです。
契約期間を短くできる
再リースの期間は基本的に一年ごとに契約することになります。
これはメンテナンスの問題で、あまりに長期の契約にしてしまうと途中で故障して使えなくなってしまう可能性があるからです。
しかし1年契約というのは利用する側にとってメリットになるはずで、短期契約を続けることで、次に新しいコピー機を導入するタイミングが自由に選べるようになります。
もし新しい機種に変更した場合、そこから数年間のリース契約となりますが、再リースでとりあえず今の器機を使っておいて、魅力的な新機種が登場したタイミングで切り替えるといった利用法もあります。
再リースのデメリットとは？
では逆に、再リースにはどのようなデメリットがあるのでしょうか。
カウンター保守契約料金は据え置き
再リース契約をした場合、本体のリース料金を抑えることができますが、カウンター保守契約の料金は基本的には据え置きとなります。
たとえ今使っている器機を継続利用しても、定期メンテナンスの内容が変わるわけでもありませんし、消耗品のコストとも言えるカウンター料金も、従来通りの印刷枚数であれば変わらないと言うことになります。
そのため再リース契約が本当にお得になるかどうかは、本体のリース料金だけでなくカウンター保守契約まで含めた費用で比較する必要があります。
故障が増える可能性がある
再リースというのは数年使って、ある程度寿命を迎えつつあるとも言えるコピー機を使い続けることになります。
本来であれば返却するコピー機の状態と言うことになれば、新品と比較して故障する頻度が増えてしまう可能性もあることも考慮しておくべきでしょう。
古い機種を使うためスペックが低い
当然ですが数年前に契約した機種を使い続けるため、コピー機としての性能は期待できません。
新機種に買い換えれば印刷品質や印刷スピードが最新機種の性能に切り替わりますが、今まで使ってきた機種を継続利用するとなると性能的に見劣りしてしまいます。
まとめ
このようにコピー機のリース契約が終了した場合、終了後にどうしていくかという方法は、何通りかのパターンから選ぶことができます。
一般的には新機種にリースを切り替えることがオススメですが、状況によっては他の方法を検討してみても良いでしょう。
再リースすることで短期契約で次の機種に乗り換えるタイミングを見ても良いでしょうし、性能アップした中型の複合機を購入したり、あるいはレンタルして経費節減をすることも可能です。
現状のコストや費用対効果をよくチェックして、今後どのような方法でコピーやプリントをしていくかを検討してみてください。
