コピーか複合機にはいわゆる給紙トレイと呼ばれる、トレイ型の給紙方法の他に、給紙カセットというカセットタイプの方法が用意されています。
この給紙カセットは、一台に複数セットできる機種もあり、そのような場合追加したカセットを「増設カセット」と呼びます。
ではこの増設カセットというのは、どのようなシーンで活躍するのでしょうか。
コピー機の増設カセットとは？
まずはコピー機や複合機の増設カセットとは何かについて、もう少し詳しく見ていきましょう。
いろいろなサイズの用紙がセットできる
増設カセットの目的は異なる用紙サイズを、いちいち差し替えることなく複数の増設カセットにセットして、すぐに印刷できるようにすることです。
当然ですが増設カセットは、コピー機や複合機にセットできるように差し込み口が用意されていなければ使用できません。
もしコピー機や複合機に、カセットをさす場所がひとつしかないときは、通常使用する用紙サイズと異なるサイズで印刷したい場合、随時カセットの中の用紙を入れ直すか、カセットではなくトレイに異なるサイズの用紙をセットして印刷することになります。
一般的に使われる用紙サイズは？
現在国内のほとんどのビジネスオフィスでは、ビジネス文書の用紙サイズとしては「A4」サイズを使用するのが常識となっています。
これはルールなどで明確に指定されていないこともありますが、A4以外のサイズでビジネス文書を印刷すると、保管の際に他の文書と重ねるとはみ出してしまったり、そもそも保管するスペースに入らなくなってしまう可能性があるからです。
ですからオフィスではA4サイズのコピーや印刷をすることがほとんどとなり、用紙カセットもA4だけで事足りるということもあるかも知れません。
しかし業務内容によってはA3で印刷をしなければならなかったり、あるいは特殊な業務ではB5やB4サイズの用紙を使うこともありますので、そうなると増設カセットを使って異なるサイズの用紙をセットしておけば、便利に使えるようになるわけです。
給紙トレイとの違いは？
ではこの給紙カセットは、トレイ型の給紙トレイと何が違うのでしょうか。
給紙カセットは密閉型のカセットの中に用紙をセットしておきますので、オープン型のトレイよりもたくさんの用紙がセットできます。
さらにカセット内は用紙を固定するためのガイドが付いていますから、一度用紙サイズを設定してガイドで固定すれば、用紙がカセットの中でずれることはありません。
そのため用紙カセットはトレイと比較して、用紙をよりたくさん、確実にセットしておくことができるわけです。
コピー機の増設カセットが必要ないケース
このようにあると便利な増設カセットですが、使どうしても必須であるとは限りません。
増設カセット付きのコピー機や複合機は、増設なしのモデルと比較して若干本体価格が高くなることもあるため、必要かどうかは使い方から、事前に検討して置いた方が良いでしょう。
では、どのような時は増設カセットが不要と考えれば良いのでしょうか。
A4用紙しか使わない
まずはコピー機や複合機で印刷するのは、A4だけというオフィスの場合、増設カセットは必要ないでしょう。
ただし、もしカセット一段だけではセットしておく用紙の枚数が少ない場合、同じA4サイズのカセットを複数さしておけば、用紙を追加する手間が半分になります。
あるいは、コピーとしてはA4しか印刷しないけれど、封筒やはがきなどの印刷をするという場合は、それぞれに対応した増設カセットを用意した方が効率的です。
随時用紙をセットすれば問題ない
もしA4サイズ以外の用紙にも時々印刷するという場合でも、その頻度が少なければ専用で増設カセットを用意しなくても良いかも知れません。
ほとんどのコピー機や複合機では、給紙のために手差しの給紙トレイがついていますので、A4以外の用紙に印刷をする際には手差しで給紙しても、そこまでの効率ロスはないはずです。
印刷倍率を変えて印刷すればA4だけで対応も可能
A4以外に、さらに大きな用紙サイズのA3などのプリントをする機会があったとしても、コピー機や複合機の「ある機能」を活用すれば、A4用紙だけで済ませることが可能です。
コピー機や複合機、あるいはパソコンからプリントする際に、はパソコン側の設定で「自動用紙サイズ調整」などの機能をオンにしておけば、セットしてある用紙がA4で、A3の原稿を印刷する際には、適切なサイズで自動的に縮小印刷されるのです。
A3サイズ原寸ではなく多少縮小されても問題ないのであれば、この機能を利用してすべてA4用紙に印刷することにしても良いはずです。
増設カセットを使う際の注意点は？
さて次に、コピー機や複合機で増設カセットを使う際の注意点について見ていきましょう。
増設カセットは、まとまった枚数の用紙を事前セットしておけるため、給紙の手間が省ける機能です。
しかし使い方を間違えると用紙詰まりを起こしてしまう可能性もあり、用紙詰まりは最悪の場合機械の故障につながってしまいますから、注意が必要です。
カセットに用紙を入れすぎない
まず注意したいのが、カセットに指定された以上の用紙をセットしないということです。
せっかくたくさんの用紙を入れておけるのだから、パンパンに詰め込んでおいた方が機能を有効に使えると思うかも知れませんが、用紙の入れすぎは紙詰まりに直結します。
さらに物理的にはカセットの中に用紙をもっとたくさん詰め込めるように見えたとしても、実際にセットしておける枚数はその見た目よりずいぶん少ないことがほとんどです。
増設カセットにセットできる用紙枚数は、取扱説明書などに明記されていたり、増設カセットに目安の線が引かれていますので、必ずその限界を守ってセットしてください。
湿気に注意しローテーションをすることも
印刷する用紙にとって大敵となるのが湿気です。
湿度の高い場所に置いてある用紙は、時間経過とともにどんどん湿気ってしまいます。
用紙が湿気ると紙と紙同士がくっついてしまい、一枚ずつ正確に給紙できなくなるのです。
もし何枚かの用紙が「紙離れ」しないでまとめて給紙されてしまうと、用紙は給紙口やコピー機の内部で紙詰まりを起こしてしまいます。
湿気の他、静電気が発生しても、同じように用紙をまとめて給紙してしまい、詰まりの原因となります。
そのため、増設カセットに用紙をセットした場合、長期間用紙をそのまま放置しないようにしてください。
設置場所の湿度や温度などの条件にもよりますが、増設カセットに用紙をセットしておく期間は、一ヶ月程度がオススメです。
一度にセットする枚数も、もし一ヶ月以内に使い切らないのであれば、やや少なめにして置いた方が良いでしょう。
さらに紙は時間がたつと徐々に「反る」という特徴が有ります。
用紙が反ってしまうと給紙できずに、これもトラブルの原因となります。
もし用紙が反ってしまうようであれば、定期的にカセットの中身をチェックして、反る方向の逆に用紙を「ローテーション」してセットし直し、少しでも用紙の反りを防ぐように工夫してみてください。
